Een zeer belangrijk onderdeel van plannen maken en taakstellingen is het onderwerp strategische planning. Dit onderwerp moet in detail worden behandeld, met inbegrip van de definitie van het woord “strategie” en hoe strategische planning aansluit op andere gebieden van management.

Het woord “strategie” komt van een Grieks woord, strategos, wat “generaal” betekent, een persoon die een leger leidt of bestuurt en besluit wat de soldaten zullen doen. Het woord strategos is samengesteld uit stratos (Grieks woord voor “leger”) en agein (Grieks woord voor “leiden”).

“Strategie” wordt gedefinieerd als een plan voor het leiden van legers in een oorlog of een deel van een oorlog.

Gebaseerd op deze oorspronkelijke betekenis, betekent “strategie” ook een plan of methode voor het leiden van iedere activiteit om een bepaald doel of resultaat te bereiken.

Dit is het soort planning dat op een hoog niveau gedaan wordt door de leiders en leidinggevenden van een groep of bedrijf. Zij zijn de mensen die een overzicht hebben van de hele activiteit, waardoor zij degenen zijn die een strategie voor de hele groep kunnen uitwerken.

Een strategie zet de plannen uiteen die iets grootschaligs voor de groep zullen bewerkstelligen. Het laat ook zien hoe de middelen (geld, werknemers, apparatuur, voorraden, enz.) op een slimme manier gebruikt moeten worden, of de methoden die moeten worden gebruikt om een vijand buitenspel te zetten of bestaande obstakels te overwinnen om het resultaat te bereiken.

Omdat een strategie wordt uitgewerkt op het hoogste niveau van een groep, is het een centrale strategie en overkoepelt het de activiteiten van de niveaus eronder.

Al deze dingen zeggen ons wat strategische planning is.

Wat ze doet

Strategische planning geeft richting aan de activiteiten van alle lagere niveaus van een groep. De lagere niveaus hebben hun eigen plannen en programma’s en projecten. Deze behandelen waar hun kleinere gebied mee te maken heeft en deze kleinere plannen zijn gecoördineerd zodat ze helpen het voornaamste doel te bewerkstelligen.

Dit geeft een duidelijke kijk op de reden waarom strategische planning zo belangrijk is en waarom zij, om het beleid effectief en succesvol te laten zijn, in handen moet liggen van degenen die op het hoogste niveau het beleid bepalen.

Wat gebeurt er wanneer de strategische planning ontbreekt? Wel, wat gebeurt er in een oorlog als er geen strategische planning wordt gemaakt?

Groepen soldaten zouden kunnen vechten in belangrijke gebieden, zoals bij een brug die ze in handen proberen te houden omdat daar de rivier het gemakkelijkst kan worden overgestoken, of in een gebied waar zich een heleboel vijandelijke soldaten bevinden om te bevechten. Deze groepen soldaten zouden zonder ondersteuning van andere soldaten of voorraden kunnen komen te zitten. Tegelijkertijd zouden andere groepen soldaten aan het vechten kunnen zijn in gebieden die ver van de belangrijke strijd liggen, waardoor ze dus niet helpen waar ze nodig zijn. Voorraden en munitie kunnen naar het verkeerde gebied worden gebracht of zelfs helemaal niet worden gestuurd. Het resultaat zou bestaan uit opdrachten die elkaar tenietdoen, communicaties die niet naar de juiste plaats worden verzonden, middelen (soldaten, voorraden, munitie, enz.) die worden verspild en veldslagen die worden verloren. Zonder een plan, is er geen wisselwerking tussen de verschillende onderdelen, zodat alles één grote verwarring wordt en op een ramp afstevent.

Wat een verschil vergeleken met een sterke, gecoördineerde inzet om het doel te bereiken!

Je kunt zien hoe strategie ook zou werken in elke groep en waarom ze moet worden uitgewerkt op de hogere niveaus. Het belangrijkste woord is hier “uitgewerkt”. Het kan niet worden genegeerd of nagelaten. Het kan niet slechts verondersteld worden gedaan te zijn, zonder bewijs dat het ook echt is gedaan. Het strategische plan moet worden uitgewerkt en moet bekend worden gemaakt, al is het alleen maar aan de mensen op het eerstvolgende lagere managementniveau. Op deze manier kan er voor coördinatie en correcte taakstellingen worden gezorgd.

Doelstelling en Strategische Planning

Een strategisch plan begint met het opmerken dat er sprake is van een probleem dat moet worden aangepakt of van een doel dat moet worden verwezenlijkt. Het bevat altijd de doelstelling of doelstellingen die moeten worden bereikt.

Als de doelstelling eenmaal is uitgewerkt, kunnen er verschillende strategische plannen worden geschreven op basis op deze doelstelling.

Een buurtgroep neemt bijvoorbeeld een enquête af onder de mensen van het stadje en ontdekt dat voor veel mensen het hoge werkloosheidscijfer in hun gebied een probleem is. De groep besluit dat aan te pakken en met deze doelstelling voor ogen wordt een strategisch plan uitgewerkt dat onder andere meer banen in het gebied oplevert. De groep werkt ook plannen uit voor het uitbreiden en verbeteren van het volwassenenonderwijs waardoor inwoners van het stadje nieuwe vaardigheden kunnen leren.

Eerst organiseren een aantal leden van de buurtgroep bijeenkomsten met bedrijven die op zoek zijn naar werknemers en mensen in de gemeenschap die op zoek zijn naar een baan. En aangaande de onderwijskundige taakstellingen, nemen andere leden van deze buurtgroep contact op met onderwijsinstellingen en trainingsprogramma’s en laten deze actief worden in de gemeenschap. Deze en andere stappen van het plan zouden allemaal helpen de werkgelegenheid te verbeteren en brengen een verbetering aan in de bestaande situatie (hoe de dingen op dit moment zijn).

Het komt erop neer dat STRATEGIE KAN WORDEN OMSCHREVEN ALS DE AANPAK WAARMEE MEN OP EFFECTIEVE EN SNELLE WIJZE EEN DOELSTELLING IN HET ECHTE FYSISCH UNIVERSUM IN WERKING ZET; SNEL EN ZONDER FOUTEN.

Elk strategisch plan kan diverse belangrijke acties bevatten die door verschillende delen van een groep zullen worden afgehandeld om de doelstelling te bereiken. Deze acties worden in zeer algemene termen verwoord, omdat ze een weergave zijn van de algehele planning die in de beginfase heeft plaatsgevonden. Van deze acties kunnen kleinere, kortere termijn plannen worden ontwikkeld. Al deze zaken moeten echter goed op elkaar aansluiten.

Voorbeeld:

Probleem dat moet worden aangepakt: Papierproducent ABC heeft altijd een succesvolle lijn van papierproducten gehad en gaat door met deze te vervaardigen. Maar het bedrijf werkt alleen met zijn vaste klanten. Het houdt zich niet bezig met het vinden van mogelijke nieuwe klanten. Als gevolg daarvan is het bedrijf snel failliet aan het gaan en haar leidinggevenden stappen op om voor andere bedrijven te gaan werken waar er meer mogelijkheden zijn voor expansie (een toename in de hoeveelheid of in het soort werk dat een zaak of bedrijf doet).

Doelstelling: Een papierproducent neerzetten die alle delen van haar werk doet en die al zijn mogelijke klanten bereikt, zowel oude als nieuwe, voor hoge verkoop van bestaande en nieuwe producten. Het bedrijf blijft werken met zijn vaste klanten en verkoopt daar zelfs nog meer aan en verhoogt zo de inkomsten van het bedrijf. Door al deze acties vestigt het zijn reputatie (de mening die mensen over iets hebben) als een succesvolle en moderne onderneming die geld verdient en, omdat het blijft groeien, mogelijkheden voor expansie biedt.

Strategisch Plan: De strategische planning zou er, gebaseerd op wat er moet worden aangepakt en de doelstelling, ongeveer als volgt uit kunnen zien:

1. De belangrijkste actie die moet worden gedaan om failliet gaan te voorkomen, is een nieuwe verkoopeenheid op te zetten. Maar het bedrijf moet dit doen zonder de bestaande verkoopactiviteiten te stoppen en het mag ook geen enkele andere afdeling van het bedrijf afstoten. De nieuwe verkoopeenheid moet eerst nieuwe klanten vinden voor de huidige lijn van producten onder (a) winkels die papierproducten verkopen, (b) grote bedrijven die papierproducten aan winkels verkopen en (c) postorder, een manier van het verkopen van dingen waar mensen uitkiezen wat ze willen, doorgaans uit een catalogus, en het via de post naar hen laten opsturen. Er moeten vertegenwoordigers worden aangenomen die eerder in de verkoop hebben gewerkt en in het bezit zijn van een uitstekende productiereputatie (rapporten van hoeveel iemand heeft geproduceerd in een bepaald soort werk) om elk van die secties te leiden. Er zullen ook veel andere professionele vertegenwoordigers moeten worden gevonden. Deze kunnen worden aangenomen tegen een laag basissalaris en het grootste deel van hun geld verdienen op provisiebasis (extra geld dat aan iemand wordt uitbetaald, gebaseerd op hoeveel hij heeft verkocht). Deze verkoopactiviteiten kunnen dan worden uitgebreid en verspreid over een nog groter gebied door het aannemen van managers voor elk gebied, vertegenwoordigers die andere vertegenwoordigers voor zich laten werken en zelfs deur-tot-deurvertegenwoordigers. Als onderdeel van dit plan zullen er provisiesystemen en verkoopkits moeten worden uitgewerkt, alsook manieren om reclame te maken en de producten bekendheid te geven door zulke dingen als foldertjes, advertenties, gratis monsters, enz. Deze dingen moeten allemaal direct plaatsvinden om snel de verkoop te laten toenemen, verder verlies te voorkomen en de bedrijfswinst te vergroten.

2. Terwijl de bovenstaande stappen plaatsvinden, moet de verkoop- en productiereputatie van het huidige personeel grondig worden bekeken. Ieder niet-productief personeelslid zal worden ontslagen, zodat het bedrijf alleen de mensen aanhoudt die productief zijn. De financiële administratie moet worden gecontroleerd met het oog op inkomsten en uitgaven en als dit laat zien dat er diefstal heeft plaatsgevonden, zal dit moeten worden aangepakt door de juiste juridische stappen te ondernemen. Met andere woorden, het huidige personeel en de procedures moeten volledig worden herzien en, indien nodig, gecorrigeerd, terwijl er wordt gezorgd dat de productie toeneemt.

3. Enquêtes moeten worden afgenomen onder de bestaande klanten en mogelijke nieuwe klanten om erachter te komen welke nieuwe papierproducten mensen willen of zullen kopen. Op basis van de resultaten van de enquêtes kan een nieuwe lijn papierproducten worden ontwikkeld en deze artikelen kunnen dan worden geproduceerd, gepromoot en in een groot aantal gebieden aan de man worden gebracht. Het programma voor het op poten zetten van de nieuwe productenlijn zal het organiseren van de nieuwe productie-eenheid (inclusief de managers, ontwerpers en medewerkers), alsook alle extra benodigde machinerieën of apparatuur moeten omvatten. Het programma moet ook taakstellingen bevatten voor het omgaan met public relations (het in stand houden of verbeteren van vriendelijke gevoelens tussen een groep en mensen buiten de groep). En het moet verder de dingen bevatten die moeten worden gedaan om zowel de nieuwe als de oude producten te adverteren en te promoten om een hoge verkoop van beide tot stand te brengen. Deze planning zou ook manieren bevatten om bekendheid te geven aan het feit dat het bedrijf altijd toonaangevend is geweest bij het ontwikkelen van nieuwe papierproducten, en dat er dus veel mogelijkheden zijn voor expansiebeluste managers.

Een dergelijk strategisch plan corrigeert de slechte conditie waar het bedrijf zich in bevindt. Het creëert ook een hoge mate van winst en groei voor de toekomst van het hele bedrijf.

Van dit strategische plan moet er een tactische planning worden gemaakt. Tactische planning betekent dat de algemeen opgezette strategische taakstellingen tot vele kleinere acties worden omgezet die precies en nauwkeurig als taakstelling zijn geformuleerd, om de strategische planning ten uitvoer te brengen.

Er zouden hier veel mensen aan werken en zij moeten allemaal de doelstelling begrijpen en met deze plannen instemmen. Iemand die de plannen leest, heeft wellicht geen idee van hun belang, tenzij ze de omstandigheden begrijpen waarin het bedrijf verkeert en de algemene doelstelling die het strategische plan moet aanpakken. Hiermee zouden ze hun tactische planning kunnen uitwerken.

Het is heel gebruikelijk bij de tactische uitvoering van een strategisch plan om tot de ontdekking te komen dat een aantal tactische taakstellingen moeten worden veranderd of dat er nieuwe moeten worden toegevoegd. Sommige taakstellingen moeten zelfs uit het programma worden weggelaten omdat ze niet nodig zijn. Het tactische uitvoeren van een strategisch plan vereist vaardigheid en begrip, zodat met deze dingen rekening wordt gehouden.

De bovenstaande beschrijving geeft de volgorde weer die wordt uitgevoerd om een strategisch plan te ontwikkelen, te beginnen met een goede doelstelling aan de hand waarvan andere acties kunnen worden gecoördineerd. Vervolgens kunnen de strategische acties worden uitgewerkt die nodig zijn om de doelstelling te bewerkstelligen. En ten slotte volgen de tactische plannen waarmee de strategische plannen kunnen worden verwezenlijkt.

Op deze manier kan een groep groeien en succes hebben. Wanneer alle krachten en hulpbronnen op elkaar worden afgestemd en één enkele voorwaartse beweging worden, kan er een enorme hoeveelheid kracht worden gecreëerd.

Dus je zegt wat de doelstelling is en dan werk je uit welke strategie zal worden gebruikt om deze doelstelling te bewerkstelligen. Dit creëert dan een verbinding van doelstelling met het gebied van de tactische planning.

Wanneer het strategische plan en de doelstelling ervan is uitgewerkt, wordt het door het eerstvolgende lager gelegen managementniveau opgepakt en omgezet in tactische planning.

Strategische versus Tactische Planning

Strategie is iets anders dan tactiek.

Dit punt moet door de verschillende managementniveaus duidelijk worden begrepen.

Er bestaat een bijzonder groot verschil tussen een strategisch plan en een tactisch plan.

Tactische planning wordt gebruikt om iets kleins te winnen, zoals een veldslag, terwijl strategische planning wordt gebruikt om de hele oorlog te winnen.

Het strategische plan is het grootschalig langetermijnplan voor het behalen van de eindoverwinning, en een tactisch plan vertelt wie er exact wat moet bewegen en waar naartoe en wat er op dat punt exact moet gebeuren.

Het tactische plan moet aansluiten op het strategische plan en dit bewerkstelligen. En het moet dit doen met precieze, doenlijke taakstellingen.

Dat is in wezen wat management is.

De Overbrugging tussen Doelstelling en Tactiek

Eén fout die heel vaak wordt gemaakt door personeel dat niet is getraind, is dat zij van de doelstelling overspringen op de tactische planning en het strategische plan overslaan. Dit werkt niet omdat het tactische plan afgestemd moet zijn op een strategisch plan om succesvol te zijn.

Het punt dat men hier moet begrijpen, is dat de tactische planning wordt gecreëerd door de strategische planning. De strategie moet zó zijn uitgewerkt dat de doelstelling kan worden bereikt. Op basis van die strategie werk je dan de tactische acties uit die je moet doen om de strategie uit te voeren. Maar als je probeert van de doelstelling naar de tactiek over te springen en de strategie te negeren, zullen je plannen niet de gewenste resultaten opleveren.

Tussen doelstelling en tactiek ligt dus altijd de stap van strategische planning. Je zou kunnen zeggen dat een strategisch plan het middel is om de doelstelling in werking te laten treden.

Eigenlijk is het een plan dat te maken heeft met slim zijn (intelligent zijn en goede ideeën hebben).

Iemand zou zich heel goed bewust kunnen zijn van de doelstelling en wellicht best een aantal tactische taakstellingen kunnen bedenken die ermee in verband staan. En mogelijkerwijs zullen die taakstellingen op zich best werken. Maar de doelstelling wordt verondersteld iets op te lossen. Als er dus geen strategische manier is om dit te doen, zouden dezelfde problemen kunnen blijven bestaan.

Als men de feitelijke overbrugging (de strategie) tussen doelstelling en tactiek plaatst, komt dat er op neer dat men met de doelstelling zal kunnen slagen.