Iemand kan zijn doelen bereiken door plannen en programma’s uit te werken, en dan de stappen van de programma’s taakstelling voor taakstelling te doen. Er zijn dagelijkse en wekelijkse acties die hij moet doen die zullen resulteren in voltooide taakstellingen en programma’s. Een tool die hij kan gebruiken om zijn programma’s uit te voeren, zijn plannen te voltooien en zijn doelstellingen te bewerkstelligen, is actieplannen.

Een “actieplan” wordt gedefinieerd als een lijst met taakstellingen voor de komende dag of week die helpen om de strategische planning tot stand te brengen. Deze taakstellingen draaien om acties die nu of zo snel mogelijk moeten worden gedaan. Ze pakken ook dingen aan die wellicht een taakstelling zouden belemmeren, zoals iets wat verkeerd is, ontbreekt of onjuist is gedaan.

Sommige mensen schrijven actieplannen gewoon als een serie acties, die ze de komende dag of week gedaan hopen te krijgen. Dat is prima en beter dan niets en helpt je de nodige acties te organiseren. Het zou kunnen dat iemand die dit niet doet, veel minder gedaan krijgt en veel meer van streek en “drukker” is dan iemand die het wel doet. Een uitstekende manier om te produceren is dat iemand op een ordelijke manier plant wat hij in de komende dag of week wil doen en dat dan gedaan krijgt. Maar dit is het gebruiken van actieplannen als tool op een wel erg fundamentele manier.

Laten we nog eens wat definities bekijken. Waarom heet het een “actieplan”? Het is een lijst met acties die een bestuurder of personeelslid van plan is om in de onmiddellijke toekomst of op korte termijn uit te voeren en die voor de organisatie een gedeelte van een strategisch plan verwezenlijkt. Het is een bruikbare term.

Bijvoorbeeld, een oorlog is iets wat zich over een lange periode afspeelt en alles hangt af van wie er wint of verliest. Een veldslag is iets wat zich in een korte periode afspeelt. Een leger kan verscheidene veldslagen verliezen en toch de oorlog winnen. Met een actieplan heb je te maken met korte perioden.

Hier zit meer aan vast. Als het over een oorlog gaat, spreek je over een serie gebeurtenissen die zich gedurende een lange tijd zullen afspelen. Geen enkele oorlogsleider was ooit succesvol tenzij hij wat strategische planning deed. Deze zou betrekking hebben op de voortgang van de oorlog of een groot deel ervan en zou te maken hebben met grote ideeën op de hogere niveaus. Een strategisch plan is algemeen, niet gedetailleerd, heeft vastomlijnde doelstellingen en heeft zijn plek aan de top van de Bestuurlijke Schaal.

Tactische planning zit onder strategische planning op de lagere niveaus van een activiteit. Om een strategisch plan uit te voeren, moet er een plan van beweging (zoals hoeveel soldaten moeten waar naartoe worden gestuurd en op welk tijdstip) en activiteiten zijn (zoals of ze gaan aanvallen of wachten tot er eerst iets anders plaatsvindt). Dit zijn sommige van de dingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de tactische planning. Tactische planning vindt in een leger normaliter plaats op lagere niveaus en dient meestal om de strategische planning uitgevoerd te krijgen.

Tactische planning kan ook een heleboel details bevatten, zelfs tot het bepalen van de acties van één soldaat, zoals “Soldaat Jan moet zijn machinegeweer gericht houden op het bosje bomen bij de top van de heuvel en vuren als hij er iets in ziet bewegen.”

Het “middenkader” – van de leiders van grote groepen soldaten binnen een leger tot aan de leiders van de kleine groepjes die onder deze term vallen – houdt zich bezig met het ten uitvoer brengen van de strategische planning.

Het hogere planlichaam maakt een strategisch plan. Het middenkader zet dit strategische plan om in tactische opdrachten. Het doet dit op basis van zowel de lange termijn als de korte termijn. Wanneer je bij de korte termijn terechtkomt, krijg je actieplannen.

Een actieplan betekent daarom dat je strategische planning omzet in exact omschreven, doenlijke taakstellingen die dan worden uitgevoerd. Deze moeten in de periode dicht bij het heden worden uitgevoerd, niet ver weg in de toekomst. Dus hier heb je een goed strategisch plan, dat dan wordt omgezet in goede tactische taakstellingen en vervolgens wordt uitgevoerd, hetgeen resulteert in vooruitgang. Als er voldoende van deze opeenvolgingen met succes worden uitgevoerd, kun je de oorlog winnen.

Hiermee zou je een idee moeten krijgen van wat een actieplan eigenlijk is. Het is een lijst met taakstellingen die in het heden of zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd. Deze taakstellingen bestrijken slechts een korte periode van de toekomst. Als je ze doet, zal een deel van het strategische plan worden uitgevoerd.

Dit laat duidelijk zien dat het management het ’t best doet, wanneer er een strategisch plan is en dat dat plan op zijn minst bekend is op het niveau van de tactische plannenmakers. En tactische plannenmakers zijn eenvoudigweg de mensen die strategische plannen omzetten in taakstellingen, die dan bekend zijn bij en worden uitgevoerd door het middenkader en lagere niveaus. Als dit correct wordt gedaan, zorgt deze manier van management voor succes.

Natuurlijk zal een strategisch plan dat volledig en correct is, leiden tot acties die worden uitgevoerd die nuttig of van belang zullen zijn. En het strategische plan zelf hangt af van het opschrijven van programma’s in de vorm van doenlijke taakstellingen die gebruikmaken van de beschikbare middelen (geld, werknemers, voorraden, enz.).

Wat we “het nakomen van opdrachten” noemen, is eigenlijk een uitgevoerde taakstelling. De persoon die de taakstelling doet, is zich misschien niet bewust van het algehele strategische plan of hoe zijn taakstelling daarop aansluit. Maar het management moet ervoor zorgen dat alle taakstellingen daadwerkelijk het algehele strategische plan bewerkstelligen.

Wanneer we het over coördinatie hebben, hebben we het eigenlijk over het opstellen van de tactische versie van een strategisch plan die, op het lagere niveau van verantwoordelijkheid in een organisatie, de acties organiseert, zodat ze allemaal zijn afgestemd en dezelfde kant op gaan.

Hier is een voorbeeld van afstemming, of op juiste manier coördineren. Als je veel mensen in een grote zaal zou plaatsen en je hen verschillende kanten liet uitkijken en dan plotseling roept dat ze moeten gaan rennen, zouden ze natuurlijk tegen elkaar opbotsen en zou de verwarring compleet zijn. Dit is de situatie die je krijgt als de strategische planning niet wordt omgezet in een vloeiende tactische planning en niet op een afgestemde manier wordt uitgevoerd. De mensen die in de zaal rennen, kunnen handelen alsof ze zeer grote haast hadden, en zijn misschien zelfs wel heel erg van streek en verward. Het zou er wellicht op kunnen lijken alsof ze aan het werk waren en produceerden, maar dat zou zeker niet kloppen omdat hun acties niet waren gecoördineerd.

Als we nu diezelfde mensen in dezelfde zaal zouden nemen en hen iets nuttigs zouden laten doen, zoals de zaal schoonmaken, dan hebben we te maken met specifieke acties van specifieke mensen met bezems en dweilen – wie haalt ze, wie leegt de prullenmanden, enzovoort. Het strategische plan, “Zorg dat de zaal klaar is voor de bijeenkomst”, wordt omgezet in een tactisch plan, dat precies zegt wie wat doet en waar. Dat zou het tactische plan zijn. Het resultaat zou bestaan uit een schone zaal die klaar was voor de bijeenkomst.

Maar “Maak de zaal schoon voor de bijeenkomst” is duidelijk slechts een klein deel van een algeheel strategisch plan. Met andere woorden, het strategische plan moet in kleinere delen worden onderverdeeld.

In een organisatie kan het hoofd van de groep een actieplan hebben dat uit een aantal stappen zou bestaan. Deze stappen worden aan lagere leidinggevenden toegewezen, die dan het actieplan voor hun afdeling zouden schrijven. Deze actieplannen zouden meer details bevatten dan het actieplan van het hoofd van de organisatie. Dus hebben we een algemeen plan dat geleidelijk aan steeds gedetailleerder wordt doordat het wordt onderverdeeld in secties, en deze secties worden onderverdeeld in nog kleinere taakstellingen.

Deze procedure zou moeten resulteren in waardevolle prestaties die helpen om het strategische plan uitgevoerd te krijgen. En als je al het bovenstaande begrijpt, zul je heel bedreven raken in wat er voor nodig is om de vele activiteiten te coördineren die moeten worden gedaan om een strategisch plan te bewerkstelligen.

De planning is afhankelijk van de beschikbare middelen. Dus een organisatie die aan het groeien is of grote projecten tracht uit te voeren, moet wat organisatorische planning en taakstellingen en actieplannen omvatten, zodat de organisatie niet uit elkaar valt wanneer deze blijft groeien.

Men schrijft een actieplan niet op basis van “Wat ga ik morgen doen?” of “Wat ga ik de komende week doen?” Dit is op zich prima en beter dan niets. Maar wat er moet worden aangepakt is de algehele vraag: “Wat moet ik precies doen om dit strategische plan uit te voeren om de exact omschreven resultaten te behalen, die noodzakelijk zijn voor dit gedeelte van het strategische plan, binnen de grenzen van de beschikbare middelen?” Dan zou je het actieplan hebben voor de volgende dag of de volgende week.

Er is één ding waar je bij het schrijven van actieplannen voor moet oppassen. Je kunt een heleboel taakstellingen schrijven, die weinig of niets met het strategische plan te maken hebben. Dat soort taakstellingen kan ervoor zorgen dat mensen het erg druk hebben maar geen enkel deel van het algehele strategische plan bewerkstelligen. Een actieplan kan een last worden wanneer het niet is gericht op het algehele strategische plan en geen tactisch doel bewerkstelligt.

Wat is dus een actieplan? De doenlijke taakstellingen in schriftelijke vorm die een deel van een strategisch plan bewerkstelligen dat op dit punt in de tijd moet worden gedaan.

Het begrijpen van taakstellingen en het competent gebruiken van taakstellingen bij actieplannen, zijn van essentieel belang voor de algehele prestaties die productie, inkomsten, levering (je producten uitsturen aan de mensen die ze willen hebben) of wat dan ook dat een wenselijk resultaat is, laten toenemen.

Het is een test voor een leidinggevende of hij competent een actieplan kan opstellen en zijn actieplan vervolgens uitgevoerd kan krijgen. Dit toont de bekwaamheid en vaardigheid van de leidinggevende. Actieplannen als tool kan ook worden toegepast door personen van alle lagen van het leven.