De eerste stap bij het uitwerken van de plannen die je dromen tot werkelijkheid zullen maken, is om de basiswoorden die in het onderwerp planning worden gebruikt te begrijpen.

Een plan is een manier waarop men iets kan bereiken. Het bestaat uit de elementaire acties die moeten worden uitgevoerd om iets te verbeteren of om een probleem op te lossen. Een plan is gewoonlijk gebaseerd op de beschikbare middelen (geld, werknemers, apparatuur, faciliteiten, voorraden, enz.) en omvat slimme ideeën over hoe ze kunnen worden gebruikt.

Om een plan uit te voeren, moet het worden omgezet in de specifieke stappen en acties die nodig zijn om te bewerkstelligen wat het plan behoort te doen. Dit gebeurt door middel van een programma.

Een programma is een serie stappen in volgorde om een plan ten uitvoer te brengen. Er moet een plan bestaan in de gedachte van de persoon, of het nu is opgeschreven of niet, voordat een programma kan worden geschreven.

Een stap van een programma wordt een taakstelling genoemd. Een taakstelling is een actie die moet worden gedaan om een gewenst resultaat te bereiken.

Programma’s bestaan uit allerlei typen taakstellingen die worden gecoördineerd om op tijd te worden uitgevoerd. Elk type wordt hieronder beschreven.

Hoofdtaakstelling

Een hoofdtaakstelling is een breed, algemeen streven (wat men wil bereiken). Het zou een lange periode kunnen beslaan. Voorbeelden van hoofdtaakstellingen zijn “om alle machines en gereedschappen in het bedrijf operationeel te krijgen” of “om een nieuw gebouw voor het bedrijf te vinden dat redelijk geprijsd is”.

Primaire Taakstellingen

Primaire taakstellingen zijn de stappen met betrekking tot organiseren, personeel en communicatie die moeten worden gehandhaafd. Als deze taakstellingen niet worden bereikt, zullen de overige taakstellingen moeilijk te doen zijn en kan het programma op dat punt al de mist ingaan.

De eerste van deze primaire taakstellingen is: ER IS DAAR IEMAND

Dan: ER IS EEN WAARDEVOLLE DOELSTELLING

Dan: ER IS IEMAND DIE VERANTWOORDELIJKHEID NEEMT VOOR HET GEBIED OF DE ACTIE

Dan: DE VORM, HET PATROON OF DE STRUCTUUR VAN DE ORGANISATIE IS GOED GEPLAND

Dan: DE VORM, HET PATROON OF DE STRUCTUUR VAN DE ORGANISATIE BLIJFT GEHANDHAAFD OF WORDT OPNIEUW OPGEZET

Dan: DE ORGANISATIE FUNCTIONEERT

Met de bovengenoemde taakstellingen kan het programma zijn voortgang vinden. MAAR ALS DEZE WEGVALLEN OF NIET WORDEN VERVANGEN, dan zullen alle taakstellingen die daarna moeten worden gedaan, moeilijk te doen zijn en mogelijk helemaal niet gedaan worden.

Voorbeelden van primaire taakstellingen omvatten de volgende:

“Accepteer het werk dat men toegewezen krijgt.”

“Lees en begrijp het programma dat je ten uitvoer gaat brengen.”

Essentiële Taakstellingen

Een essentiële taakstelling is IETS DAT GEDAAN MOET WORDEN OM ÜBERHAUPT TE KUNNEN FUNCTIONEREN.

Om de essentiële taakstellingen vast te stellen, moet er een inspectie van het gebied worden gedaan om erachter te komen wat er gaande is en met welke materialen, personeelsleden of organisatie we moeten werken.

Vervolgens ontdekt men (soms TERWIJL men al aan het werk is) de punten die in de toekomst zullen verhinderen dat men succes heeft of die dat succes in gevaar brengen. Deze punten worden omgezet in taakstellingen die gewoonlijk zeggen dat iets gedaan moet worden of dat iets niet gedaan moet worden.

Dit zijn voorbeelden van essentiële taakstellingen:

“Doe je eigen inspectie; neem het verslag van een ander niet aan.”

“Neem geen opdrachten aan van iemand anders dan van je directe meerdere.”

Voorwaardelijke Taakstellingen

Een voorwaardelijke taakstelling is een taakstelling die wordt uitgevoerd om gegevens te vergaren of erachter te komen of een project kan worden uitgevoerd of waar het kan worden gedaan, enz.

Je hebt vast weleens mensen meegemaakt die hun hele leven druk bezig zijn met “rijk worden” om “een reis om de wereld te maken” of iets dergelijks, zonder dat ze daar ooit werkelijk aan toekomen. Iemand anders stelt zich ten doel “om een reis om de wereld te maken” en werkt er direct aan en doet het. Dit type taakstelling staat bekend als een voorwaardelijke taakstelling: Als ik maar ______, dan zouden we kunnen ______ en dan bewerkstelligen we ______. Dit is natuurlijk prima, behalve als het onrealistisch wordt.

Er is een hele groep voorwaardelijke taakstellingen die géén ALS bevatten. Deze taakstellingen zijn acceptabel. Ze bevatten een heleboel ZULLEN’s: “We zullen ______ en dan ______.”

Soms gebeurt er plotseling iets waar je snel je voordeel mee kunt doen. Dit is alleen maar “geluk hebben”. Je gebruikt het en herziet snel je planning wanneer het gebeurt. Geluk hebben is niet betrouwbaar, dus het is geen goed idee om erop te rekenen als oplossing.

Een geldige voorwaardelijke taakstelling zou dit zijn:

“We gaan erheen om te kijken of het gebied geschikt is.”

Alle voorwaardelijke taakstellingen zijn in wezen acties waarbij je eerst gegevens verzamelt, zodat je, als het oké is, vervolgens aan de slag kunt gaan.

Uit te voeren Taakstellingen

Een uit te voeren taakstelling is er een die precies zegt wat de acties zijn die moeten worden gedaan. Dit omvat gewoonlijk een TIJDSCHEMA wanneer het werk gereed moet zijn, zodat het op andere taakstellingen aansluit.

Voorbeelden van uit te voeren taakstellingen omvatten de volgende:

“Ruim de klaslokalen op, terwijl de studenten zomervakantie hebben.”

“Train alle personeelsleden in de nieuwe verkoopprocedures voordat ze weer met klanten mogen werken.”

Productietaakstellingen

Productietaakstellingen zijn die taakstellingen die hoeveelheden vaststellen, gewoonlijk uitgezet tegen een tijd.

Dit zijn voorbeelden van productietaakstellingen:

“Alle acceptatiebrieven uiterlijk op 15 april verstuurd aan de komende najaarsstudenten.”

“Vóór volgende maand vijftigduizend boeken gedrukt.”

Omdat statistieken het gemakkelijkst de productie weerspiegelen, kan dit ervoor zorgen dat een organisatie of activiteit zich zo concentreert op PRODUCTIETAAKSTELLINGEN dat er wordt verzuimd om voorwaardelijke, uit te voeren of primaire taakstellingen op te stellen. Wanneer dit gebeurt, kan de productie ineenstorten vanwege het ontbreken van planning die in andere typen taakstellingen vermeld zou moeten staan.

JE MOET INSPECTEREN EN ONDERZOEKEN EN GEGEVENS VERZAMELEN EN JE ZULT UIT TE VOEREN TAAKSTELLINGEN EN PRIMAIRE TAAKSTELLINGEN MOETEN OPSTELLEN VÓÓRDAT JE PRODUCTIETAAKSTELLINGEN KUNT OPSTELLEN.

Een gebruikelijke reden dat statistieken omlaag gaan, is dat er primaire taakstellingen niet zijn gedaan. Er wordt niet meer de hand aan gehouden en niemand heeft door dat dit een slechte invloed op de productie heeft. De productie is ervan afhankelijk dat andere, voorafgaande taakstellingen gehandhaafd blijven.

Het onderstaande is een korte samenvatting van de verschillende typen taakstellingen die onderdeel uitmaken van een programma.

Typen Taakstellingen

Hoofdtaakstellingen

Elke is een algemeen streven (wat een persoon wil bereiken). Het zou een lange periode kunnen beslaan. Voorbeeld: “Om alle machines en gereedschappen in het bedrijf operationeel te krijgen.”

Primaire Taakstellingen

Dit zijn de stappen met betrekking tot organiseren, personeel en communicatie die moeten worden gehandhaafd. Deze taakstellingen hebben te maken met de terminals, communicatielijnen, materialen en het organisatorische systeem. Voorbeeld: “Iemand de leiding geven over het organiseren en hem de resterende primaire taakstellingen laten opstellen” of “Het oorspronkelijke communicatiesysteem dat is weggevallen opnieuw instellen.”

Essentiële Taakstellingen

Dit zijn de taakstellingen die moeten worden verricht om überhaupt te kunnen functioneren, en die gebaseerd zijn op een inspectie van het gebied waar men werkt.

Voorwaardelijke Taakstellingen

Dit zijn de taakstellingen die zijn opgesteld als OFWEL DIT/OFWEL DAT om gegevens te vergaren of erachter te komen of een project kan worden uitgevoerd of waar het kan worden gedaan of voor wie.

Uit te voeren Taakstellingen

Deze geven instructies en acties of een schema van gebeurtenissen of een tijdschema.

Productietaakstellingen

Deze stellen hoeveelheden vast zoals statistieken.