Una parte molto importante della pianificazione e degli obiettivi è la pianificazione strategica. Questo soggetto deve essere trattato in dettaglio, inclusa la definizione della parola “strategia” e il modo in cui la pianificazione strategica si adatta alle altre aree del management.

La parola “strategia” deriva dalla parola greca strategós che significa “generale”, persona che guida o dirige un esercito e decide quello che i soldati faranno. La parola strategós stessa è composta da stratós (“esercito” in greco) e ágein (dal greco “condurre”).

“Strategia” è definita come: piano del modo di dirigere gli eserciti in una guerra o in una parte di una guerra.

Da questo significato originale, “strategia” ha assunto per estensione il significato di piano o metodo per dirigere qualsiasi attività al fine di conseguire una meta specifica o un risultato.

Questo è il tipo di pianificazione attuato ad un alto livello, dai leader ed executive di un gruppo o di un’azienda. Sono le persone che hanno un’ampia visione dell’intera attività, pertanto sono le persone che possono elaborare una strategia per l’intero gruppo.

Una strategia espone i piani che porteranno il gruppo a conseguire un ampio risultato. Mostra anche come utilizzare in modo intelligente le risorse (denaro, impiegati, apparecchiature, forniture, ecc.) o i metodi da usare per bloccare un nemico o superare ostacoli esistenti, al fine di raggiungere il risultato.

Essendo elaborata a un alto livello del gruppo, è una strategia centrale e funge da ombrello che copre le attività dei livelli inferiori.

Tutto questo spiega il significato della pianificazione strategica.

La funzione della pianificazione strategica

La pianificazione strategica fornisce una direzione alle attività di tutti i livelli inferiori di un gruppo. I livelli inferiori hanno i propri piani, programmi e progetti. Questi prendono in esame ciò di cui le aree inferiori a loro si occupano e quei piani più ridotti vengono coordinati in direzione del conseguimento della meta principale.

Questo ci dà una chiara visione del motivo per cui la pianificazione strategica è tanto importante e perché deve essere elaborata dall’organismo decisionale di livello superiore, se si vuole che il management sia efficace e di successo.

Che cosa succede se non esiste una pianificazione strategica? Beh, che cosa succede in una guerra condotta senza decidere nessuna pianificazione strategica?

Ci possono essere gruppi di soldati che combattono in aree importanti, ad esempio per cercare di mantenere il controllo di un ponte che è la via più facile per attraversare un fiume, o si trovano in un’area in cui ci sono molti soldati nemici. Questi gruppi di soldati potrebbero restare privi dell’aiuto di altri soldati o di rifornimenti che li sostengano. Allo stesso tempo, altri gruppi di soldati combattono in zone molto distanti dall'area principale di combattimento e quindi non aiutano dove c’è bisogno di loro. Potrebbe succedere che munizioni e viveri vengano inviati all’area sbagliata o non vengano inviati affatto. Il risultato sarebbero ordini che si ostacolano a vicenda, comunicazioni che non vengono inviate al posto giusto, risorse (soldati, forniture, munizioni, ecc.) sprecate e battaglie perdute. Senza un piano, non c’è nessuna coordinazione tra le varie parti, quindi tutto finisce con l’essere confuso, disorganizzato e destinato al disastro.

C’è una bella differenza fra quanto sopra e una spinta forte, coordinata e positiva verso la conquista della meta!

Potete vedere come la strategia funzionerebbe anche in qualsiasi gruppo, e il motivo per cui dev’essere realizzata ai livelli superiori. La parola chiave, qui, è “realizzata”. Non può essere trascurata o abbandonata. Non si può presumere che sia realizzata senza nessuna prova che lo sia davvero. La pianificazione strategica dev’essere realizzata e poi divulgata almeno ai livelli direttivi immediatamente sottostanti. In tal modo si possono avere coordinazione e determinazione corretta degli obiettivi.

Scopo e pianificazione strategica

Un piano strategico ha inizio con l’osservazione di una situazione da risolvere o di una meta da raggiungere. Comprende sempre lo scopo o gli scopi da raggiungere.

Una volta che lo scopo è stato determinato, possono essere scritti vari piani strategici basati su tale scopo.

Per esempio, un gruppo comunitario conduce un sondaggio sulla popolazione della città e scopre che per molti l’alto tasso di disoccupazione nell’area è un problema. Il gruppo decide di occuparsene e, con questo scopo in mente, elabora un piano strategico che include creare più posti di lavoro in quell’area. Elabora anche piani per aumentare e migliorare l’istruzione degli adulti così che la popolazione locale possa acquisire nuove abilità.

Per prima cosa, diversi membri del gruppo comunitario organizzano incontri tra aziende che cercano impiegati e persone della comunità in cerca di lavoro. E per quanto riguarda gli obiettivi sull’istruzione, altri membri di questo gruppo comunitario entrano in contatto con promotori di attività didattiche e portano nella comunità vari corsi e programmi di formazione. Questi e altri passi del piano aiutano a migliorare le assunzioni nella città e migliorano la scena esistente (lo stato delle cose in un dato momento).

In effetti, SI PUÒ DIRE CHE LA STRATEGIA SIA IL MODO IN CUI SI OTTIENE EFFICACEMENTE E RAPIDAMENTE CHE UNO SCOPO ENTRI IN AZIONE NELLA REALTÀ DELL’UNIVERSO FISICO, IN MODO VELOCE E SENZA INTOPPI (SBAGLI O ERRORI).

Ogni piano strategico può includere diverse azioni principali che saranno gestite da varie parti di un gruppo, al fine di raggiungere lo scopo. Queste sono espresse in termini altamente generali poiché sono formulazioni della pianificazione globale fatta inizialmente. In base ad esse, si possono elaborare piani meno estesi, a scadenza più breve. Ma tutte queste cose devono collimare.

Esempio:

Problema da risolvere: la cartiera ABC ha sempre avuto successo nel campo dei prodotti cartacei e continua a produrli. Ma rifornisce solo i suoi clienti abituali. Non va in cerca di nuovi possibili clienti. Di conseguenza, la società va rapidamente verso il fallimento e i suoi executive se ne vanno per lavorare in altre ditte dove ci sono maggiori opportunità di espansione (incremento della quantità o del tipo di lavoro di una ditta o di un’attività).

Scopo: istituire una cartiera che svolga tutti i propri compiti e raggiunga tutti i possibili clienti, sia esistenti che nuovi, con ottime vendite di prodotti esistenti e nuovi. La società continua a rifornire i clienti abituali e a vendere sempre di più facendo così aumentare le entrate. Grazie a tutte queste azioni, aumenta la sua reputazione (opinione che le persone hanno di qualcosa) in quanto ditta moderna e di successo, con buone entrate e, dato che continua a crescere, ha opportunità di espansione.

Piano strategico: la pianificazione strategica, basata su ciò che si deve risolvere e sullo scopo stabilito, potrebbe presentarsi pressappoco come segue:

1. La più importante azione necessaria per evitare il fallimento è dare il via a una nuova unità di vendite. Ma la ditta lo deve fare senza interrrompere nessuna attività di vendita già esistente e senza eliminare qualsiasi altra sezione dell’azienda. La nuova unità di vendite deve per prima cosa trovare nuovi clienti per l’attuale linea di prodotti tra (a) negozi che vendono prodotti cartacei, (b) grandi aziende che vendono prodotti cartacei ai negozi e (c) ordinazioni per posta, un modo di vendere in cui le persone scelgono ciò che vogliono, di solito da un catalogo, e se lo fanno inviare per posta. Rappresentanti che hanno lavorato nelle vendite in precedenza e hanno un ottimo curriculum (relazione di quanto una persona ha prodotto in un particolare tipo di lavoro) di produzione dovranno essere assunti per dirigere ognuna di queste sezioni. Si devono trovare molti altri professionisti addetti alle vendite. Questi potranno essere assunti con una paga minima molto bassa e in seguito guadagnare la maggior parte del loro stipendio con le provvigioni (quantità aggiuntiva di denaro pagata a qualcuno in base a quanto vende). Queste attività di vendita possono essere aumentate e diffuse in un’area anche più ampia, assumendo dirigenti per ogni area, rappresentanti che ne avviano altri e persino rappresentanti che fanno vendite porta a porta. Come parte di questo piano, si dovranno elaborare i sistemi di provvigione e i kit illustrativi degli articoli in vendita, oltre a trovare modi di pubblicizzare e rendere noti i prodotti attraverso l’uso di volantini, annunci pubblicitari, campioni gratuiti, ecc. Tutte queste cose devono essere fatte immediatamente per aumentare rapidamente le vendite, prevenire ulteriori perdite e aumentare i profitti della ditta.

2. Mentre si fanno i passi di cui sopra, si deve rivedere il curriculum di produzione e di vendita del personale esistente. Qualsiasi membro dello staff improduttivo deve essere licenziato in modo che l’azienda tenga solo personale produttivo. La documentazione delle entrate e delle spese della ditta deve essere verificata e, se dovesse rivelare che si sono verificati dei furti, la cosa dovrà essere risolta con l’appropriata azione legale. In altre parole, il personale e le procedure devono essere esaminati a fondo e corretti se necessario, mentre si aumenta la produzione.

3. Si devono condurre sondaggi su clienti esistenti e nuovi possibili clienti per scoprire quali nuovi prodotti cartacei la gente vuole o è disposta a comprare. In base ai risultati di questi sondaggi, si potrà quindi sviluppare, produrre, promuovere e vendere su ampia scala tutta una nuova linea di prodotti cartacei. Il programma per la creazione della nuova linea di prodotti dovrà includere l’organizzazione della nuova unità di produzione (inclusi gli executive, i disegnatori e gli operai), oltre all’acquisizione di qualsiasi ulteriore macchinario o attrezzatura necessari. Il programma deve anche includere obiettivi per occuparsi delle relazioni pubbliche (pratica di mantenere o migliorare sentimenti amichevoli tra un gruppo e le persone al di fuori del gruppo). E dovrebbe includere le cose che si devono fare per pubblicizzare e portare avanti i prodotti sia nuovi che quelli esistenti con ottime vendite di entrambi. Questa pianificazione dovrà includere anche modi di rendere noto che la società è sempre stata un leader nello sviluppo di nuovi prodotti cartacei, in modo da offrire molte opportunità a executive che puntano all’espansione.

Un simile piano strategico corregge la condizione negativa della ditta. Crea anche una scena molto proficua e in espansione che assicura il futuro dell’intera ditta.

Partendo da questo piano strategico si elabora la pianificazione tattica. Pianificazione tattica significa prendere gli obiettivi strategici generali e trasformarli in molte azioni ridotte, precise e sotto forma di obiettivi esatti, per ottenere l’esecuzione del piano strategico.

Ci sarebbero molte persone che lavorano su questo e tutte dovrebbero capire lo scopo e concordare con questi piani. Qualcuno che leggesse tali piani potrebbe non vederne l’importanza se non comprendesse le condizioni che esistono nella ditta e lo scopo generale che il piano strategico mira a risolvere. Con questo, potrebbero elaborare la propria pianificazione tattica.

È piuttosto comune nell’esecuzione tattica di un piano strategico scoprire che alcuni obiettivi tattici devono essere cambiati o che bisogna aggiungerne di nuovi. Bisogna persino eliminare dal programma alcuni obiettivi che non sono necessari. La conduzione tattica di un piano strategico richiede abilità e comprensione, quindi questo è consentito.

La descrizione di cui sopra mostra la sequenza seguita per elaborare un piano strategico, partendo da uno scopo valido in base a cui coordinare le altre azioni. Poi si può elaborare l’azione strategica necessaria a realizzare lo scopo. E infine si può passare ai piani tattici per attuare i piani strategici.

In questo modo un gruppo può fiorire e prosperare. Quando tutte le forze ed energie si allineano per esercitare una singola spinta, si può sviluppare un’eccezionale quantità di potere.

Quindi si enuncia lo scopo e poi partendo da questo si elabora la strategia che si userà per realizzare lo scopo. Questo crea un collegamento basato sullo scopo nell’area della pianificazione tattica.

Quando il piano strategico, con il suo scopo, è stato elaborato, il livello di comando immediatamente inferiore lo prende e lo trasforma in pianificazione tattica.

Pianificazione strategica e pianificazione tattica a confronto

La strategia è diversa dalla tattica.

Questo è un punto che i vari livelli di management devono comprendere chiaramente.

C’è una grande, grandissima differenza tra un piano strategico e un piano tattico.

La pianificazione tattica si usa per vincere qualcosa di minore, come ad esempio uno scontro, mentre la pianificazione strategica si usa per vincere l’intera guerra.

Il piano strategico è un piano su larga scala e ad ampio raggio per assicurare la vittoria, mentre un piano tattico dice esattamente chi deve muovere cosa e fino a dove e cosa esattamente si deve fare a quel punto.

Il piano tattico deve essere in sintonia con il piano strategico e realizzarlo. E deve farlo per mezzo di obiettivi precisi e fattibili.

Questo, in essenza, è il management.

Creare un collegamento fra scopo e tattica

Un errore che il personale non addestrato spesso commette è quello di saltare dallo scopo alla pianificazione tattica, omettendo il piano strategico. Questo non funziona perché, per avere successo, il piano tattico deve essere allineato con un piano strategico.

Il punto da capire è che la pianificazione strategica crea la pianificazione tattica. La strategia deve essere elaborata così che lo scopo possa essere conseguito. Basandosi su tale strategia, si possono poi elaborare le mosse tattiche da fare per attuarla. Ma se si cerca di saltare dallo scopo alla tattica ignorando la strategia, i piani non otterranno i risultati desiderati.

Perciò, fra lo scopo e la tattica c’è sempre il passo della pianificazione strategica. Potremmo dire che il piano strategico sia il mezzo per far sì che lo scopo funzioni.

In realtà è un piano che richiede intelligenza e buone idee.

Una persona potrebbe conoscere alla perfezione lo scopo e riuscire a formulare molti obiettivi tattici appropriati. Ed è possibile che gli obiettivi funzionino di per sé. Ma lo scopo deve risolvere qualcosa. Quindi, se non c’è nessun mezzo strategico per farlo, gli stessi problemi potrebbero continuare ad esistere.

Creare un elemento di collegamento (la strategia) fra lo scopo e la tattica, equivale a consentire allo scopo di avere successo.