Per conseguire una meta, una persona o un gruppo devono in primo luogo conoscere i fondamenti dell’organizzazione. Organizzazione significa il modo di sistemare cose e azioni per attuare ciò che una persona o un gruppo desidera.

Una semplice affermazione sull’organizzazione è che ha lo scopo di far sì che la pianificazione diventi realtà. Una realtà è qualcosa di effettivo, non qualcosa che esiste solo nell’immaginazione.

L’organizzazione non è un sistema sofisticato e privo di scopo, quella è burocrazia. La burocrazia è un sistema complesso di regole e procedure all’interno di un gruppo che consente alle persone di evitare la responsabilità e impedisce che le cose vengano portate a termine. La gente cercherà di sbarazzarsi di gruppi e governi del genere perché portano solo cose come diminuzione della produzione, tasse alte ed eccesso di controllo che ostacola chi tenta di produrre.

Inoltre, l’organizzazione non è semplicemente un modo per cercare di diventare più importanti di altri. Se ciò avviene, si potrebbe finire col bloccare chi cerca onestamente di organizzare un’attività per aumentare la produzione.

Invece, per essere utile e durevole, un’organizzazione deve rientrare nella definizione di far sì che la pianificazione diventi realtà.

Sebbene alcuni dei più malvagi leader di gruppi e organizzazioni non vogliano che la gente migliori, la maggior parte in gruppi, organizzazioni e governi, vuole migliorare le condizioni della propria area, ad esempio con più cibo, stipendi più alti o edifici più gradevoli in cui vivere e lavorare. In effetti, migliorare vuol anche dire una quantità maggiore e una qualità migliore di ciò che una persona considera positivo e utile per sé e per la sua famiglia, come ad esempio una migliore istruzione, migliori posti di lavoro, quartieri più puliti in cui vivere e parchi più belli in cui i bambini possano giocare. Ciò include anche una minore quantità di ciò che viene generalmente considerato negativo, come ad esempio la guerra, il crimine e la droga.

I programmi che la maggior parte della gente accetta e sostiene, consistono in maggior misura in ciò che è positivo e in minor misura in ciò che è negativo. “Più cibo, meno malattie”, “più belle case, meno catapecchie”, “più tempo libero, meno lavoro”, “più posti di lavoro, meno disoccupazione”, sono tipici come programmi accettabili e validi.

Ma avere solo un programma potrebbe voler dire non farcela. Ci sono svariati motivi per cui un programma potrebbe non riuscire a conseguire le mete che si propone. Il programma è troppo ampio. Non è generalmente ritenuto desiderabile. Non è per niente necessario. Arrecherebbe benefici solo a pochi. Questi pare siano i motivi per cui i programmi non vengono eseguiti. Ma la vera ragione è la mancanza di know-how organizzativo.

Anche se fosse troppo ampio o accettabile solo per alcuni o persino se non fosse necessario, un programma potrebbe comunque essere eseguito. Qualunque programma potrebbe essere eseguito e produrre ciò che si propone, se fosse adeguatamente organizzato.

Non è che i sogni della gente non siano abbastanza buoni, è che non sempre la gente ha tutto il know-how necessario per concretizzare tali sogni.

Le cose che devono essere risolte perché si abbia una buona amministrazione (l’insieme delle azioni coinvolte nel gestire od organizzare un ufficio, un’organizzazione o un’attività specifica) sono queste:

1. Mandare avanti un’azienda esistente o un paese.

2. Far sì che la pianificazione diventi realtà.

Se aveste gli elementi fondamentali di un gruppo, un’organizzazione o una nazione, come ad esempio il terreno, il personale o l’attrezzatura, avreste bisogno di un sistema amministrativo anche solo per mantenerli.

Così i punti (1) e (2) di cui sopra in effetti si riducono al punto (2): far sì che la pianificazione diventi realtà. Deve aver luogo una pianificazione che miri a mandare avanti un’azienda esistente o un paese. E nessun’azienda o nazione dura se non ci si dà da fare per mantenerla in esistenza. Quindi, i metodi di amministrazione, per quanto semplici e basilari, sono necessari per mantenere operativo qualsiasi gruppo.

Quando un intero sistema di amministrazione va perduto o viene dimenticato, cosa che può succedere ad esempio a causa di guerra o cambiamenti governativi, il gruppo può crollare, a meno che non abbia luogo qualche altro tipo di amministrazione.

Cambiare un capo dipartimento o un manager o persino un governante può distruggere parte di un gruppo o l’intero gruppo, perché il vecchio sistema non è più conosciuto o viene dimenticato. Potrebbe non venir più utilizzato e il nuovo sistema non è compreso. Frequenti trasferimenti (spostamenti di personale da un compito all’altro) all’interno di un’azienda o di una nazione possono far sì che l’intero gruppo resti piccolo, confuso e disordinato. Ciò avviene perché tali trasferimenti distruggono qualunque genere di amministrazione fosse esistita.

Pertanto è vitale conoscere il soggetto fondamentale dell’organizzazione.

Anche se si sta solo difendendo da un disastro che lo minaccia, un gruppo deve pur sempre pianificare. Per esempio, se una furiosa tempesta si dirige verso una città, i leader cittadini devono pianificare il modo di aiutare la popolazione a restare al sicuro. Una volta preparato, il piano deve poi essere messo in atto con l’apertura di accesso a scuole e chiese perché la popolazione dislocata possa rimanervi fino alla fine della tempesta o con la trasmissione di annunci radiofonici che dicano alla popolazione di evacuare l’area per qualche giorno.

Alcuni piani possono essere molto semplici. Prendiamo, ad esempio, una circostanza in cui i soldati nemici attaccano una fortezza (grande edificio costruito con forti mura per proteggere la popolazione e i soldati). La fortezza deve essere difesa, il che comporta la stesura e l’attuazione del piano, anche se limitato all’ordine di “respingere i soldati nemici che stanno scalando il lato sud delle mura”.

Tale ordine è il risultato di osservazione e pianificazione molto semplici e veloci. Il lato sud delle mura viene difeso per mezzo di qualche sistema amministrativo, anche se si tratta solo di alcuni ufficiali che, sentendo l’ordine, spingono i loro uomini verso quel lato delle mura.

Anche una ditta carica di debiti deve stendere un piano. Il piano deve risolvere la questione di pagare i creditori. Poi si deve stabilire come informarli della data di pagamento. Questo tipo di piano lascerà alla ditta tempo sufficiente per generare i fondi di cui ha bisogno.

I capi di governi spesso promettono mari e monti alla popolazione. Ma quando queste promesse non si avverano non è perché, come crede la maggior parte della gente, i leader stiano tentando di evitare di fare quello che hanno promesso o di mentire alla popolazione. In realtà non sono in grado di attuare le proprie promesse, non perché queste siano troppo grandi, ma perché la maggior parte dei leader governativi potrebbe anche sapere qualcosa di governo, ma non molto di amministrazione. Quindi non ha il know-how organizzativo per far sì che i propri piani diventino realtà.

Alcune persone credono che avere un sogno meraviglioso sia sufficiente. Sono convinte che, soltanto perché l’hanno sognato, ora si avvererà. Si irritano molto quando vedono che non si avvera. Intere nazioni, imprese e gruppi hanno continuato per molti anni ad avere aree confuse e disordinate, perché i loro sogni e i loro piani fondamentali non si sono mai attuati.

Che una persona progetti grandi mete, come ad esempio più lavoro e più fondi per la città in cui vive, o qualcosa di più piccolo, come ad esempio l'imbiancatura della casa, in mancanza di know-how amministrativo i piani non porteranno a conseguire ciò che è necessario.

Anche se una persona non conosce i dettagli tecnici o non sa come trovare il denaro di cui ha bisogno, anche se non è in grado di convincere altri a seguire i suoi ordini, anche se i suoi piani non sono molto chiari e ben elaborati, nessuno di questi fattori è il vero ostacolo tra pianificazione e realtà.