Il primo passo nell’elaborare i piani che trasformeranno i vostri sogni in realtà è capire le parole usate nel soggetto della pianificazione.

Un piano è un metodo per conseguire qualcosa. Consiste di azioni fondamentali che devono essere eseguite per migliorare qualcosa o risolvere un problema. Un piano si basa di solito sulle risorse disponibili (denaro, impiegati, attrezzature, strutture, forniture, ecc.) e include idee intelligenti sul modo di usarle.

Un piano, per essere eseguito, deve essere suddiviso in una serie di passi specifici e azioni necessarie a realizzare ciò che si prefigge. A tal fine si usa un programma.

Un programma è una serie di passi compiuti in sequenza per attuare un piano. La persona deve avere in mente un piano, messo per iscritto o meno, prima di poter redigere un programma.

Un passo di un programma è chiamato obiettivo. Un obiettivo è un’azione da intraprendere per raggiungere un traguardo desiderato.

I programmi sono composti da vari tipi di obiettivi che sono coordinati per essere eseguiti nei tempi stabiliti. Qui di seguito viene descritto ogni tipo di obiettivo.

Obiettivo principale

Un obiettivo principale rappresenta un’ambizione (la cosa a cui si aspira) ampia e generale. Può coprire un lungo periodo di tempo. Esempi di obiettivi principali sono: “Rendere operativi tutti i macchinari e le attrezzature della ditta” o “Trovare un nuovo edificio per la ditta ad un costo ragionevole”.

Obiettivi primari

Gli obiettivi primari sono i passi riguardanti l’organizzazione, il personale e la comunicazione che vanno mantenuti in esecuzione. Se questi obiettivi non vengono raggiunti, sarà difficile eseguire i rimanenti obiettivi e il programma si potrebbe bloccare.

Il primo di questi obiettivi primari è: QUALCUNO CHE SIA PRESENTE.

Poi: UNO SCOPO UTILE.

Poi: QUALCUNO CHE SI ASSUMA LA RESPONSABILITÀ PER L’AREA O L’AZIONE.

Poi: FORMA, MODELLO O STRUTTURA DELL’ORGANIZZAZIONE BEN PIANIFICATI.

Poi: FORMA, MODELLO O STRUTTURA DELL’ORGANIZZAZIONE MANTENUTI O RISTABILITI.

Poi: UN’ORGANIZZAZIONE CHE SIA OPERATIVA.

Con gli obiettivi di cui sopra, il programma può continuare. MA SE VENGONO ABBANDONATI O NON VENGONO SOSTITUITI, qualsiasi serie di obiettivi stabiliti di seguito sarà difficile da eseguire e potrebbe non venir eseguita affatto.

Gli obiettivi primari includono i seguenti esempi:

“Accettare il compito assegnato.”

“Leggere e capire il programma da eseguire.”

Obiettivi vitali

Un obiettivo vitale è QUALCOSA CHE SI DEVE FARE PER POTER ANCHE SOLO OPERARE.

Per identificare gli obiettivi vitali, si deve fare un’ispezione dell’area per scoprire che cosa stia succedendo e quali siano i materiali, il personale o l’organizzazione con cui si possa lavorare.

Successivamente vengono trovati i punti (a volte NEL CORSO delle operazioni) che arrestano o minacciano i futuri successi. Questi punti vengono trasformati in obiettivi, i quali di solito esprimono che qualcosa deve essere fatto o che qualcosa non dovrebbe essere fatto.

Questi sono esempi di obiettivi vitali:

“Ispezionate personalmente, non accettate il rapporto di un altro.”

“Non accettate ordini da nessuno che non sia il vostro superiore diretto.”

Obiettivi condizionali

Un obiettivo condizionale è un obiettivo che si esegue per trovare dati o stabilire se un progetto possa essere realizzato, dove lo si può realizzare, ecc.

Capita di vedere persone che lavorano tutta la vita per “diventare ricche” o qualcosa del genere in modo da poter “girare il mondo”, ma non ci riescono mai. Altre invece stabiliscono “girare il mondo” come obiettivo, vi lavorano direttamente e lo realizzano. Questo tipo di obiettivo è noto come obiettivo condizionale: “Se solo potessimo ________ a quel punto potremmo ________ e quindi realizzare ________”. Naturalmente questo va bene, finché non diventa irreale.

Esiste un’intera categoria di obiettivi condizionali che non contengono un SE. Sono obiettivi accettabili. Contengono parecchi verbi al FUTURO: “Faremo ________ e poi ________”.

A volte succede improvvisamente qualcosa da cui si può trarre velocemente vantaggio. Sono solo “colpi di fortuna”. Li usate e fate velocemente un nuovo piano quando capitano. La fortuna non è affidabile, quindi non è una buona idea contare su di essa come soluzione.

Un obiettivo condizionale valido potrebbe essere:

“Andremo a vedere se la zona presenta dei vantaggi.”

Tutti gli obiettivi condizionali sono innanzitutto delle azioni di raccolta dati; poi, se tutto va bene, si passa all’azione.

Obiettivi operativi

Un obiettivo operativo è quello che dice esattamente quali sono le azioni da intraprendere. Di norma include un limite di TEMPO prestabilito entro il quale deve essere ultimato in modo che coincida con altri obiettivi.

Esempi di obiettivi operativi includono quanto segue:

“Pulire le classi d’estate, mentre gli studenti sono in vacanza.”

“Addestrare tutti i membri dello staff nelle nuove procedure di vendita prima di permettere che lavorino con i clienti.”

Obiettivi di produzione

Gli obiettivi di produzione sono quelli che stabiliscono quantità di cose, di solito in relazione al tempo.

Questi sono esempi di obiettivi di produzione:

“Tutte le lettere di accettazione devono essere spedite entro il 15 aprile agli studenti che inizieranno il prossimo autunno.”

“50.000 libri devono essere stampati entro la fine del mese.”

Dato che le statistiche sono il mezzo più semplice per misurare la produzione, ciò potrebbe indurre una ditta o un’attività a farsi coinvolgere in misura tale negli OBIETTIVI DI PRODUZIONE, da dimenticare di stabilire gli obiettivi condizionali, operativi o primari. In questo caso, la produzione rischia di crollare a causa della mancanza di pianificazione espressa in obiettivi di altro tipo.

BISOGNA ISPEZIONARE, SONDARE, RACCOGLIERE DATI, STABILIRE OBIETTIVI OPERATIVI E PRIMARI PRIMA DI POTER STABILIRE OBIETTIVI DI PRODUZIONE.

Uno dei consueti motivi per cui le statistiche scendono è che gli obiettivi primari non vengono eseguiti. Smettono di essere in esecuzione e nessuno si accorge dell’influenza negativa che ciò esercita sulla produzione. La produzione dipende dal fatto di tenere in esecuzione gli obiettivi precedenti.

Quello che segue è un conciso sommario dei vari tipi di obiettivi di cui consiste un programma.

Tipi di obiettivi

Obiettivi principali

Ciascuno rappresenta un’ambizione (la cosa a cui si aspira). Può coprire un lungo periodo di tempo. Esempio: “Rendere operativi tutti i macchinari e le attrezzature della ditta”.

Obiettivi primari

Sono i passi riguardanti l’organizzazione, il personale e la comunicazione che vanno mantenuti in esecuzione. Questi obiettivi hanno a che fare con terminali (punti di comunicazione), linee di comunicazione, materiali e con il sistema organizzativo. Esempio: “Nominare un responsabile dell’aspetto organizzativo e far sì che fissi il resto degli obiettivi primari” oppure “Ristabilire il sistema di comunicazione originale che è caduto in disuso”.

Obiettivi vitali

Questi sono obiettivi che, in base a un esame dell’area in cui si opera, vanno eseguiti per poter anche solo operare.

Obiettivi condizionali

Sono obiettivi impostati come ALTERNATIVA per procurarsi informazioni o stabilire se un progetto possa essere eseguito o meno, oppure dove e per chi.

Obiettivi operativi

Questi esprimono le disposizioni e le azioni o un programma di eventi o una tabella di marcia.

Obiettivi di produzione

Questi stabiliscono quantità, come ad esempio le statistiche.