Una persona può raggiungere le proprie mete elaborando piani e programmi e poi eseguendo i passi dei programmi, obiettivo dopo obiettivo. Ci sono azioni giornaliere e settimanali che deve eseguire per riuscire a completare gli obiettivi e i programmi. I piani di battaglia sono uno strumento usato per eseguire i programmi, completare i piani e conseguire le mete.

Un “piano di battaglia” è definito come un elenco di obiettivi per il giorno o la settimana entrante, che contribuiscono ad attuare la pianificazione strategica. Questi obiettivi si occupano di azioni che devono essere fatte nel presente o al più presto possibile. Risolvono anche qualsiasi cosa che potrebbe ostacolare un obiettivo, come qualcosa di sbagliato, mancante o fatto scorrettamente.

Alcune persone redigono i “piani di battaglia” come una semplice serie di azioni che sperano di compiere durante il giorno o la settimana entrante. Va bene anche così, è sempre meglio di niente e aiuta ad organizzare le azioni necessarie. In effetti, chi non scrive un piano di battaglia molto probabilmente riesce a fare molto meno, si irrita molto di più ed è molto più “indaffarato” di uno che lo scrive. Un ottimo modo di avere produzione è pianificare, in modo ordinato, ciò che si intende fare nel corso della giornata o settimana entrante e poi farlo. Ma questo è un modo molto elementare di usare un piano di battaglia come strumento.

Diamo un’occhiata alle definizioni. Perché si chiama “piano di battaglia”? Sembra un termine militare molto aspro per usarlo nel mondo quotidiano dell’amministrazione. Ma è appropriato ed è un termine utile.

La guerra avviene nell’arco di un lungo periodo e tutto dipende da chi vince o perde. Una battaglia si svolge in una breve unità di tempo. Si possono perdere molte battaglie e vincere pur sempre la guerra. Così, quando si parla di piano di battaglia, si tratta di periodi brevi.

C’è dell’altro. Parlando di una guerra, ci si riferisce a una serie di circostanze che si verificano nell’arco di un lungo periodo. Nessun leader in una guerra ha mai avuto successo a meno che non abbia fatto una pianificazione strategica. La pianificazione strategica riguarda il progresso della guerra o di gran parte di una guerra e dovrebbe avere a che fare con idee ampie, di livello superiore. Un piano strategico generale, non dettagliato, ha scopi ben precisi e si trova alla cima della scala amministrativa.

Ai livelli inferiori di qualsiasi attività, al di sotto della pianificazione strategica, si ha la pianificazione tattica. Per eseguire un piano strategico, ci deve essere un piano d’azione (come ad esempio quanti soldati devono essere inviati, dove e quando) e altre azioni (per esempio se devono attaccare o aspettare che prima si verifichi qualcos’altro). Queste sono alcune delle cose necessarie per effettuare la pianificazione tattica. Normalmente la pianificazione tattica viene fatta ad un livello inferiore della gerarchia militare e in genere serve a mettere in atto la pianificazione strategica.

La pianificazione tattica può includere molti dettagli, persino delineare le azioni che un soldato deve fare, come ad esempio “Il soldato Rossi deve tenere la mitragliatrice puntata sul gruppo di alberi in cima alla collina e fare fuoco su tutto ciò che si muove”.

Il “management intermedio”, i leader di grandi gruppi di soldati in un esercito fino ai leader di gruppi più piccoli inclusi in questo termine, si occupa di mettere in atto la pianificazione strategica.

La pianificazione strategica viene redatta dall’organo decisionale superiore. Il management intermedio trasforma il piano strategico in ordini tattici. Questa pianificazione può essere a lungo o a breve termine. Quando si arriva alla pianificazione a breve termine, si hanno i piani di battaglia.

Un piano di battaglia significa quindi trasformare la pianificazione strategica in obiettivi precisi e fattibili, che vengono poi messi in atto. Questi devono essere conseguiti nel periodo di tempo vicino al presente, non in un futuro molto lontano. Così qui avete un buon piano strategico che viene poi trasformato in buoni obiettivi tattici che vengono poi eseguiti, il che sfocia in un avanzamento. La riuscita esecuzione di un numero sufficiente di queste sequenze permette di vincere la guerra.

Tutto questo dovrebbe farvi capire chiaramente cosa sia veramente un piano di battaglia. È la lista di obiettivi da eseguire nel presente o al più presto possibile. Questi obiettivi coprono solo un breve periodo di tempo nel futuro. Eseguendoli si mette in atto qualche parte del piano strategico.

Possiamo quindi vedere che il management funziona al meglio quando esiste un piano strategico e quando questo è conosciuto almeno fino al livello dei responsabili della pianificazione tattica. Questi ultimi sono semplicemente le persone che traspongono i piani strategici in obiettivi, che poi devono essere conosciuti ed eseguiti dal management intermedio e in giù. Il management è molto efficace quando viene svolto correttamente.

Naturalmente, un piano strategico completo e corretto sfocerà nell’esecuzione di azioni utili o importanti. E il piano strategico dipende da programmi scritti sotto forma di obiettivi attuabili e basati sulle risorse disponibili (denaro, impiegati, apparecchiature, forniture, ecc.).

Quando parliamo di “adempimento” (il fatto di portare a termine ciò che è stato ordinato) intendiamo in realtà che un obiettivo è stato eseguito. La persona che esegue l’obiettivo potrebbe anche non essere consapevole del piano strategico generale o di come il suo obiettivo vi si adatti. Ma il management deve assicurarsi che tutti gli obiettivi mirino ad attuare il piano strategico generale.

Quando parliamo di coordinazione, ci riferiamo in realtà al fatto di assicurarsi che un piano strategico sia espresso nella sua versione tattica che, ai livelli inferiori di responsabilità in un’organizzazione, coordina le azioni in modo che siano tutte allineate nella stessa direzione.

Ecco un esempio di allineamento o corretta coordinazione. Se mettessimo in una grande sala numerose persone che guardano in direzioni diverse e poi gridassimo tutt’a un tratto di cominciare a correre, ovviamente si scontrerebbero una con l’altra e la confusione sarebbe totale. Questo è ciò che si verifica quando la pianificazione strategica non viene trasformata in una pianificazione tattica armoniosa e non viene eseguita in modo coordinato. Le persone che corrono nella sala si potrebbero comportare come se avessero una gran fretta, forse essere persino molto turbate e confuse. Potrebbe sembrare che stessero lavorando e producendo, ma di certo ciò non sarebbe accurato perché le loro azioni non sarebbero coordinate.

Se ora prendessimo le stesse persone nella stessa sala e facessimo fare loro qualcosa di utile, come ad esempio pulire la sala, ci occuperemmo di azioni specifiche, eseguite da persone specifiche mediante l'uso di scope e stracci: chi li procura, chi vuota i cestini della spazzatura, ecc. Il piano strategico di “preparare la sala per la riunione” è espresso in un piano tattico che stabilisce esattamente chi fa una cosa, chi fa l’altra e dove. Questo sarebbe il piano tattico. Il risultato sarebbe una sala pulita e pronta per la riunione.

Ma è evidente che “pulire la sala per la riunione” è solo una piccola parte di un piano strategico generale. In altre parole, il piano strategico stesso dev’essere suddiviso in parti più piccole.

In un’organizzazione, il capo del gruppo potrebbe avere un piano di battaglia che contiene un certo numero di passi. Questi passi verrebbero trasmessi a executive inferiori, che scriverebbero piani di battaglia per loro sezioni. Questi piani di battaglia avrebbero più dettagli del piano di battaglia del capo dell’organizzazione. Così abbiamo un vasto piano generale che diventa gradualmente sempre più dettagliato venendo suddiviso in sezioni, in cui la suddivisione comporta obiettivi anche più ridotti.

Questa procedura dovrebbe sfociare in conseguimenti validi che favoriscono l’esecuzione del piano strategico. E se comprendete quanto sopra, diventerete molto esperti in quello che ci vuole per coordinare le molteplici attività che devono essere svolte per realizzare un piano strategico.

Tale piano dipende dalle risorse disponibili. Perciò un’organizzazione che sta crescendo o si sta cimentando in grandi progetti deve includere un po’ di pianificazione organizzativa, obiettivi e piani di battaglia che consentano all’organizzazione di non sfaldarsi man mano che si espande.

Un piano di battaglia non dev’essere scritto in base a: “Che cosa farò domani?” o “Che cosa farò la settimana prossima?”. Questo a modo suo va bene ed è meglio di niente. Ma quello che si dovrebbe risolvere è la domanda: “Quali sono le precise azioni che devo fare per eseguire questo piano strategico in modo da ottenere i precisi risultati necessari per questa sezione del piano strategico, entro i limiti delle risorse disponibili?”. Così si avrebbe il piano di battaglia per il giorno o la settimana successivi.

Quando si prepara un piano di battaglia bisogna fare attenzione a una cosa. Si possono scrivere molti obiettivi che hanno poco o niente a che fare con il piano strategico. Questi obiettivi potrebbero finire col tenere molto indaffarate le persone senza però realizzare nessuna parte del piano strategico globale. Di conseguenza, un piano di battaglia può diventare controproducente se non porta avanti nessun piano strategico globale e non realizza nessun obiettivo tattico.

Che cos’è dunque un piano di battaglia? È un insieme di obiettivi fattibili, in forma scritta, che realizzano una parte di un piano strategico, da eseguire in un dato momento.

La comprensione degli obiettivi e la competenza nello stabilire gli obiettivi dei piani di battaglia sono indispensabili per conseguire un aumento generale della produzione, delle entrate, del servizio fornito o di qualunque altra cosa possa essere considerata un fine desiderabile.

L’abilità di un dirigente è valutabile dal fatto che sappia redigere con competenza il suo piano di battaglia ed eseguirlo. Questo rivela l’abilità e la capacità dell’executive. I piani di battaglia come strumento possono essere utilizzati da chiunque in qualsiasi settore e attività della vita.