計畫與企畫案
要擬定使夢想成真的計畫,第一步就是要瞭解計畫這個主題的相關基本字彙。
計畫 是如何達成某個東西的方法。它包含必須執行的基本動作,以改善或解決一個問題。計畫通常是基於可使用的資源(金錢、員工、設備、設施、補給品等等),這也包括如何使用這些資源的聰明想法。
想要完成計畫,就必須將它轉換成特定步驟,以及完成該計畫所需的行動,以完成這項計畫的目的。要完成一項計畫,就必須制定企畫案。
企畫案 是指為了推動一項計畫所執行的一系列步驟。在寫計畫之前,此人心中必須先有一個方針,無論這個方針有沒有寫下來。
企畫案中的每一個步驟就叫作「標的」。 標的 是為了達成一個想要的目的應該採取的行動。
企畫案由各種類型的標的所組成,這些標的已經過互相協調,以便準時完成。每個種類的標的說明如下:
主要標的
主要標的 是一個廣泛的整體抱負(一個人想要達成什麼)。它可能會包含很長一段時間。主要標的的例子為:「讓公司所有的機器和設備得以運作」或「在合理價格範圍內,為公司找一棟新建築。」
首要標的
首要標的 是與組織、人事和溝通方面有關的步驟,必須加以落實。如果這些目標沒有達成,其他目標將難以實行,而計畫可能就此停滯不前。
第一個首要標的是:任命某人
接著是:有一個值得做的目的
接著:有人為某領域或某行動負責
接著:完善規畫的組織架構、模式或結構
接著:維持或重建組織架構、模式或結構
然後:讓組織運作
有了上述標的,計畫就能持續下去。但是,如果這些標的遭人遺忘,或沒有替代方案,那麼在這之後設定的標的,將很難落實,或可能完全無法進行。
首要標的包含以下的例子:
「接受你被指派的工作。」
「讀過並瞭解你將進行的計畫。」
重要標的
重要標的 是某件一定要做到的事,以利執行作業。
為了能夠辨識出重要標的,就必須檢視一個區域以發現這裡發生什麼事,以及運作時要什麼教材、人員或組織。
然後你發現,那些因素(有時作業仍同時進行)會阻礙或威脅到未來的成功。這些因素變成標的,通常是某些必須完成的事,或某件不應該做的事。
以下是重要標的的例子:
「親自檢視周遭環境,不要輕信別人的報告。」
「除了你的直屬上司外,不接受任何人的命令。」
條件標的
條件標的 的達成是為了找出資料,或用來評估一項專案是否能夠完成,以及在何處完成等。
有許多人一輩子努力要「變成有錢人」或類似的想法,目的是要「環遊世界」,但這些夢想從未成真,也有些人決定要「環遊世界」,然後就直接採取行動,而且辦到了。一般人所知的條件標的 包括:如果我能______,然後我們就會 ______,所以就能達到______。只要沒有變得不切實際,這都沒關係。
但有一類條件標的,當中並沒有如果。這些是可接受的標的。它們包含許多將會,例如:「我們將會 ______,然後______。」
有時會突然發生某事,所以你可以趕快利用這個機會。但這只是「運氣好」。一旦機會出現了,你就把握它,並迅速重新擬定計畫。運氣並不可靠,所以把運氣當成解決方案並不是個好主意。
一個正確的條件標的可以是:
「我們將到那兒看看那個地方有沒有用。」
所有的條件標的基本上是先有蒐集資料的動作,若情形許可,便可以採取後續行動。
操作標的
操作標的 是明確列出實際需要完成的行動。它通常設有一個期限,必須在期限內完成,以便與其它標的配合。
操作標的的例子如下:
「當學生放暑假時,把教室打掃乾淨。」
「訓練所有的職員,先讓他們瞭解新的銷售程序,好讓他們與顧客聯絡。」
生產標的
生產標的 是指在一段時間內,生產一定數量的事物。
以下是生產標的的例子:
「在4月15日前,將所有接受信函寄給申請明年秋季入學的學生。」
「下個月前會把五萬本書裝訂好。」
因為統計值 最容易反映生產,所以一個組織或活動可能會過於強調生產標的,而沒有設立條件標的、操作標的或首要標的。這時,生產很可能會因為沒有規畫其他類型的標的而崩垮。
在你設定生產標的之前,切記要檢查並研究你所蒐集的資料,然後先設定操作標的和首要標的。
通常造成曲線值低落的原因是缺乏首要標的,但卻沒人發現這一點,而這會嚴重影響生產。所有的標的都要顧及到,才會有良好的生產。
以下是對於構成一個計畫案的不同標的所做的簡短摘要。
標的類型
主要標的
通常是廣泛的整體抱負(一個人想要達成什麼)。它可能會包含很長一段時間。例如:「讓公司裡的所有機器和設備正常運作。」
首要標的
這些標的是與組織、人事和溝通方面有關的步驟,必須加以落實。這類的標的處理端點、溝通管道、教材和組織系統。例如:「指派某人負責組織行動,讓他設定其餘的首要標的。」或「要重新建立被忽視的溝通系統。」
重要標的
根據對一個人運作的區域所做的檢視結果,設定這些標的,而且一定要做到,以利執行作業。
條件標的
這些標的會設立非此則彼的原則,以便找出資料,或用來判定某個方案是否可行、在哪裡做或是要給誰。
操作標的
這些標的規畫出方針及行動;或是規畫出活動時間表或行程表。
生產標的
這些標的設定數量,像是統計值。