當一個人對他的區域感到十分熟悉（非常瞭解某件事），他就會知道這裡的情境應該是什麼樣子。舉例來說，這個人在他的工作崗位上做了許多年，他也許十分熟悉最好的工具與設備、最有效率的方式，並遵照最安全的工作程序，幾年前事情是如何完成的，以及為何做出不同改變。他能夠輕易找出缺失點，例如某人使用錯誤的工具做事。假如一個人一點都不熟悉應有的情境，他就無法輕易地認出其中的缺失點（非邏輯的資料）。

知道一個情境應該是什麼樣子，就會知道那個區域的理想 情境是什麼。理想 意指完美或最佳的。如果一個人不知道理想情境或情況，那麼這個人就不太可能觀察到不理想的地方。

舉例來說，如果我們送一個農夫進行一場海上之旅，他就處在一個他並不熟悉的環境。在微風吹拂下（風速大約每小時50公里），船帆與繩索會嘎吱作響，波浪會拍打船身。看到並聽到這些東西，農夫很確定這艘船快沉了。他一點也不熟悉船隻航行時該發出什麼聲音，或是看起來應該是什麼樣子，所以他看不到任何真正的缺失點，甚至會把所有加分點當成缺失點。

然而，在一個風平浪靜的日子，他看見船隻側面150公尺左右有艘貨輪朝他過來，這艘貨輪離他越來越近，而農夫認為一切棒透了。

船上一位有經驗的船員可能發狂似地試著不讓兩艘船相撞，而這個農夫可能認為這名船員很沒禮貌。這位農夫對海洋完全不熟悉，而且完全不瞭解平穩安全航行的理想 情境，所以除非他快溺死了，否則不太能看見真正的缺失點。然而一個有經驗的水手會十分熟悉船隻和航行的所有事項，他會發現缺失點，甚至會找到不合邏輯的小細節。

另一方面，如果水手來到農場，他會完全錯過影響小麥的疾病，這會讓所有小麥無法售出，所以農場無法賺錢。他不會注意到農場大門是敞開的（例如，讓乳牛或其他動物離開農場並丟失了）。水手看不到農場的任何缺失點，但是農夫看到同樣的東西，就會馬上就知道農場的狀況很糟，而且無法持續營運下去。

規則是：

一個人必須有可以和目前情境互相比較的理想情境。

如果職員對於一間真正的機構該如何運作一點概念都沒有，那麼他就會忽略掉很明顯的缺失點。

例如一位有經驗的機構主管檢視一間機構，試圖對一位新進職員（這名職員完全不瞭解、也不熟悉這間機構）指出什麼地方出錯了。他們會把他說的問題處理好（同時表現得很不情願），但他一離開，所有動作就停止了。因為他們不熟悉，也不瞭解什麼是理想的完美組織，這些新職員就是看不到哪裡出錯，也不知道什麼是對的！

這樣的結果本身就是非邏輯。你可能看到一位沒有受過訓練的主管開除所有表現良好的員工，並讓懶惰或沒有價值的員工留了下來。我們可以說，他的理想情境可能是一間安靜的機構。所以他開除任何會製造噪音的人，或開除要求其他人工作的人。他忽視統計曲線，忽視了他應該要注意的事物，就只因為他有一種錯誤的理想情境，而且不熟悉正當的情境應包含哪些部分。

觀察上的錯誤

一個人不熟悉情境，他必須很努力地看，才能察覺到一些事物。你會發現觀光客就是這樣。即使只是沿著街道走下去，一個已經在那裡住了很長一段時間的人，「看到」的東西遠比觀光客還多。

一般人很容易把不尋常的事實與「重要事實」混在一起。「那是一個溫暖冬日」這句話也許並不尋常，但如果每樣東西在那天都結冰了，或是這句話指出了一些其他的缺失點，它才會是一個有用的事實。

大部分觀察時所犯的錯誤，是因為一個人並不瞭解或不熟悉理想情境。

不過，還有其他的錯誤來源。

「合理化」是主要的錯誤。合理化 意指一個人努力要讓不合理的資訊或情況顯得合理，以至於去想像、編造，甚至接受錯誤的理由以做出解釋。人們假設某個東西是正確的，例如，想像有個東西在那裡，而不是確認那個東西真的 不見了。在順序錯了或是有漏掉步驟的情況下，就會想像出一項錯誤資料。

例如，電影院裡有個小盒子，當你走進電影院時，就把票放進這個小盒子裡，但通常會在那裡收票的人並沒有出現。人們並沒有注意到這件事，只是認為今天只要把票放進盒子裡就行了。但事實上，那個收票的人遲到了，結果就是有的人就這樣走進去，他們沒有買票就進去看電影。

奇怪的是，人們可以輕易接受這些被想像出來而且不存在的資料。這是因為不合邏輯的順序會讓人很不舒服。為了降低這種不舒服感，他們忽視缺失點，並做出其他的結論來改變自己的觀察。

準確的觀察

準確的觀察有一些特定的條件。

第一項工具是透過視覺或聽覺等感覺去感知 事物。這可以透過一段距離進行溝通（例如藉由閱讀、聽到或看到另一個區域的資料），或是藉由直接的觀看、感覺、體驗。

其次是對理想 的情境或區域有概念。

第三是熟悉度 ，瞭解事情進行得很好或很糟時的情境為何。

第四是瞭解加分點 或對的狀態。

第五是當缺失點 （所有類型）出現時，能認出它們。

第六是快速做出資料分析 的能力。

第七是有能去分析 一個情況 。

第八是有意願去針對一個出現最多缺失點的區域進行更進一步的檢視 。

再來就是擁有處理 這件事時所需的知識與想像力。

前述幾點我們可以稱為觀察的週期 。如果一個人要把處理 稱為第九點的話，那就會是控制週期。週期 意味著一個行動從頭到尾的所有步驟。

如果訓練一個人瞭解缺失點（非邏輯）的各種型式，並仔細研究何謂理想情境並獲得熟悉感，那麼他觀察與處理事情的能力將會被提升到不可思議的程度。