為了能進行精確的調查，你必須非常瞭解何謂邏輯，以及各項缺失點與加分點。把這些資料當成基礎，接著就能用兩個一般步驟以「找出事情到底是怎一回事」。這些步驟為：

1. 分析資料，
2. 運用分析所得的資料來分析情況。

資料 這個用詞的定義為：被認定是真實的事實、圖表、聲明、決定、行動或描述等等。

情況 的定義為：某個廣泛普遍的情景，裡頭存在著許多當下的資料。

舉例來說，在一家電腦量販店中，某款新型電腦的銷售曲線值不斷下滑，而這會是一個問題。

分析 表示仔細檢視或研究某個東西和每個細節，以更瞭解這個問題。進行調查時，必須分析資料和問題，以下是如何進行調查的方式：

分析 資料的方法，就是將這些資料和缺失點做比較，看看有沒有出現任何一種缺失點。（例如：一份被認為是實際的陳述，實際上最後被證明是一個謊言，這是一個缺失點，一個謊言。）

分析情況的方法就是根據上述的方法分析每一份資料，並將每個缺失點歸類在人或是某個區域。（例如，如果比爾是說出上述謊話的人，這個缺失點就會被歸類在比爾的名字下。） 當所有資料分析完畢，看看哪裡出現最多缺失點。

這個分析將讓你看到是哪個區域或人犯下最多錯誤，或最缺乏組織； 同時讓你看出哪些區域會帶來最大效益，因為這些區域有最少量的缺失點。

例如：餐飲部門有點問題。這個部門有三個工作人員。針對整個區域做了資料分析之後，我們發現多項缺失點。然後我們將這些缺失點依照該部門的工作人員A、B或C加以歸類。假設調查結束後，發現B有最多的缺失點。這指出了餐飲部門裡B是製造出最多麻煩的人，接著可以用不同方式處理B，例如對他做職責訓練、讓他準時上班等等。要注意的是，我們分析主要區域的資料。我們把資料指派給其中一小部分的區域。透過判斷哪個區域擁有最多的缺失點，就能分析情況，並找出解決方法以處理這個區域。

例如：我們分析賓果汽車工廠的所有資料。經過分析，找出缺失點後，將這些缺失點指派給賓果汽車工廠的每一個功能。如此我們就能準確找出哪一項功能最弱。然後才能用各種不同的方法處理那項功能，主要是對它加以組織，並訓練主管與人員。

這裡頭會有幾項變數。

藉由分析我們手中所有的資料，並且將屬於缺失點的資料分配到各個區域或部門中，我們便得到這個狀況的分析。 擁有最多缺失點的區域就是那些需要被修正的區域。

面對一個需要處理的廣泛狀況時，在我們能修正問題之前，必須先找出到底哪裡出了問題。分析情況的步驟緊接在資料分析的步驟之後，以找出哪裡出錯了。

要找出哪裡出錯，就將所有資料拿來和缺失點（非邏輯）做比對。現在就有了一長串缺失點的清單。這是資料分析的第一步。

我們將這些缺失點整理出來，並來到這個問題的主要區域。大部分的缺失點會出現在某個區域。這是情況分析的第一步。

我們現在知道哪一個區域需要處理。

例如：整個情境共有70項資料。我們發現有21項資料並不合理。這些就是缺失點。我們將這21個缺失點歸列到這些缺失點的出處，或分配到它所屬的或適用的區域，其中16項來自於G區，那我們就處理G區。

體驗

在這個練習中，特別值得注意的部分是，和三個月的操作經驗相較之下，資料分析可能只要花一天就能完成。因此，資料與情況分析會立即得到結果，而經驗則要花上很多時間。

一個人藉由分析他手中所有的資料，並將屬於缺失點的資料分配到各區域或職位，他便得到情況的分析。擁有最多缺失點的區域就需要加以修正。

資料分析的成果有多好，取決於做調查的人有多瞭解理想的組織，以及這項活動的基本目的。從理性和邏輯的觀點來看，一個人必須知道這個活動應該 要做什麼。

例如：一個時鐘應該要能持續運轉並顯示時間，還要實用而且有著令人喜愛的設計。一個時鐘工廠應該要製造時鐘。它應該生產夠多、夠便宜的時鐘，而且品質夠好，讓大家都想買，並且賣出夠多時鐘以賺取夠多的收入，好讓工廠可以持續營運下去。

工廠必須購買材料以製造時鐘，也會修理並更新它的工具和設備。雇用工人生產時鐘，並雇用主管監督工廠的工作。有一些小公司負責修理時鐘，它們位在工廠附近的地區。還有其他公司把時鐘賣給更大型的商店，好讓顧客上門並購買時鐘。

對這間時鐘工廠及組織來說，以上這些細節就是所謂的「理想」架構。

這些點理性而富有邏輯，也應該發生。如果真的發生，就表示這間時鐘工廠營運得很好，也可以一直營運下去。

如果我們看一看這間工廠目前實際的資料，就可以找出缺失點並進行資料分析。舉例來說，如果公司應該已經收到材料好製造時鐘，但材料卻還沒有抵達，這就是一個缺失點、矛盾的事實。

有個人將這些缺失點分配到公司的各個部分，以分析情況。在這個例子中，材料沒有抵達是因為負責財務的人忘了付錢給供應商。所以這個缺失點被指派給這個負責財務的人。

如果其餘資料分析與情況分析顯示出更多關於這個人的缺失點，這就顯示出誰需要修正。

一個人運用他在管理方面的技能與技巧，以修復出現最多缺失點的小區域。（「管理」在此是指與管理或組織一間辦公室、一個組織或特定活動相關的行動。）

最後就會有一家運作良好且更接近理想情境的時鐘工廠。

不管什麼樣的組織，都能用同樣的方式處理任何問題。

我們稱這兩項行動為：

• 資料分析
• 情況分析