Первый шаг в разрабатывании планов, которые превратят ваши мечты в реальность, – это понять основные слова, используемые в отношении планирования.

План – это способ достижения чего-либо. Он состоит из основных действий, которые нужно выполнить, чтобы что-то улучшить или разрешить какую-то проблему. План, как правило, основан на имеющихся ресурсах (деньгах, сотрудниках, оборудовании, помещениях, поставках и т. п.), включая толковые идеи в отношении того, как их использовать.

Чтобы выполнить план, он должен быть преобразован в конкретные шаги и действия, необходимые для того, чтобы осуществить то, на что направлен этот план. Для этого составляется программа.

Программа – это последовательность шагов, ведущих к выполнению плана. Прежде чем может быть написана программа, в голове у человека должен существовать план, неважно, написан он или нет.

Шаг программы называется задачей. Задача – это действие, которое следует предпринять для достижения желаемого результата.

Программы составляются из задач различных типов, и эти задачи должны быть согласованы и выполняться вовремя. Ниже описана каждая из этих типов задач.

Главная задача

Главная задача – обширное, сформулированное в общих чертах стремление (то, что человек хочет получить). Её выполнение может занять большой период времени. Вот примеры главных задач: «добиться того, чтобы все механизмы и всё оборудование в компании были исправными» или «найти новое здание для компании по разумной цене».

Первоочередные задачи

Первоочередные задачи – задачи, имеющие отношение к вопросам организации, персонала и коммуникации. Эти задачи должны постоянно выполняться. Если эти задачи не выполнены, оставшиеся задачи будет трудно выполнить и на этом программа может остановиться.

Первая из этих задач – КТО-ТО ЕСТЬ В ЭТОМ МЕСТЕ

Затем – ИМЕЕТСЯ СТÓЯЩАЯ ЦЕЛЬ

Затем – ЕСТЬ КТО-ТО, КТО БЕРЁТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ОБЛАСТЬ ИЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Затем – ФОРМА, ОБРАЗЕЦ ИЛИ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ ХОРОШО СПЛАНИРОВАНА

Затем – ФОРМА, ОБРАЗЕЦ ИЛИ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ СОХРАНЯЕТСЯ ИЛИ ВНОВЬ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ

Затем – ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТАЕТ

С указанными выше задачами, программа может продолжать выполняться. НО ЕСЛИ ПРЕКРАТИТЬ ИХ ВЫПОЛНЕНИЕ ИЛИ НИЧЕМ ИХ НЕ ЗАМЕНИТЬ, то любые задачи, поставленные после них, будет трудно выполнить, и, возможно, они совсем не будут выполнены.

Под первоочередные задачи подходят следующие примеры:

«Принять работу, которую вам поручили».

«Прочитать и понять программу, которую вы будете выполнять».

Жизненно важные задачи

Жизненно важная задача – ЭТО ЧТО-ТО, ЧТО НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ВООБЩЕ МОЖНО БЫЛО РАБОТАТЬ.

Для того, чтобы обозначить жизненно важные задачи, проведите инспекцию области, чтобы выяснить, что происходит, и какие нужны материалы, сотрудники или организация, с которыми требуется работать.

Затем выявите те моменты, которые останавливают или могут помешать добиться успеха в будущем – причём иногда это происходит уже В ПРОЦЕССЕ деятельности. Эти моменты превращаются в задачи, которые, как правило, описывают, что что-то должно быть сделано или что-то не должно быть сделано.

Вот примеры жизненно важных задач:

«Проводите инспекции сами, не принимайте докладов от других».

«Не принимайте приказов ни от кого, кроме вашего непосредственного начальника».

Условные задачи

Условная задача – это задача, которая выполняется для того, чтобы собрать информацию, выяснить, возможно ли осуществление проекта, или где он может быть осуществлён и т. д.

Вы встречали некоторых людей, которые всю свою жизнь работают, чтобы «разбогатеть» или для чего-то вроде этого, чтобы «объехать весь свет», но никогда этого не добиваются. А другой человек задаётся целью «объехать весь свет», непосредственно берётся за это и добивается своего. Этот тип задачи называется условной задачей: «Если бы я смог ____, тогда мы смогли бы ____ и, таким образом, выполнили бы ____». Такие утверждения, разумеется, приемлемы, пока не оторваны от реальности.

Существует целый класс условных задач, в которых нет слова «ЕСЛИ». Такие задачи вполне допустимы. Большинство таких задач содержат много «БУДЕМ»: «Мы будем делать ____, а затем ____».

Иногда что-то неожиданно происходит, чем вы можете быстро воспользоваться. Это всего лишь «удача». Как только это происходит, воспользуйтесь этим и быстро измените план. Удача – это то, на что нельзя полагаться, так что рассчитывать на неё – плохая идея.

Вот приемлемая условная задача:

«Мы пойдём туда и посмотрим, можно ли использовать это место».

Все условные задачи, по существу, заключаются в том, что сначала мы получаем какие-то сведения, и если они указывают на благоприятные обстоятельства, то мы начинаем действовать.

Рабочие задачи

Рабочая задача – это такая задача, в которой точно указаны действия, которые должны быть выполнены. Она обычно включает в себя намеченное ВРЕМЯ, к которому она должна быть выполнена, с тем чтобы её можно было согласовать с другими задачами.

Вот примеры рабочих задач:

«Навести порядок в классах, пока школьники на летних каникулах».

«Обучить всех сотрудников по новым процедурам продаж до того, как позволить им работать с покупателями».

Производственные задачи

Производственные задачи – это задачи, которые устанавливают количество вещей, обычно произведённых к определенному времени.

Вот примеры производственных задач:

«Все письма о зачислении разосланы студентам, начинающим обучение следующей осенью, к 15 апреля».

«За следующий месяц напечатать пятьдесят тысяч книг».

Поскольку статистики проще всего отражают производство, люди, работающие в какой-то организации или занимающиеся какой-то деятельностью, могут настолько увлечься ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ЗАДАЧАМИ, что условные, рабочие или первоочередные задачи не будут поставлены. Если это происходит, то весьма вероятно, что производство резко упадёт из-за недостатка планирования, относящегося к задачам других типов.

ПРЕЖДЕ ЧЕМ ВЫ СМОЖЕТЕ ПОСТАВИТЬ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ВЫ ДОЛЖНЫ ПРОВЕСТИ ИНСПЕКЦИЮ И ОПРОС, СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ И ПОСТАВИТЬ РАБОЧИЕ И ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ.

Обычная причина для падающих статистик – это то, что первоочередные задачи не выполнены. Их прекращают выполнять, и никто не замечает, что это плохо отражается на производстве. Производство зависит от того, выполняются ли другие вышеописанные задачи.

Далее следует краткий обзор различных типов задач, из которых строится программа.

Типы задач

Главные задачи

Каждая из них – это сформулированное в общих чертах стремление (то, чего человек хочет достичь). Её выполнение может занять большой период времени. Пример: «Привести в рабочее состояние все механизмы и всё оборудование в компании».

Первоочередные задачи

Эти задачи относятся к вопросам организации, персонала и коммуникации. Эти задачи должны постоянно выполняться. Эти задачи имеют отношение к терминалам, коммуникационным линиям, материалам и организационным системам. Например: «Сделать такого-то ответственным за организацию и обязать его определить остальные первоочередные задачи» или «Восстановить первоначальную систему связи, использование которой было прекращено».

Жизненно важные задачи

Это что-то, что необходимо сделать, для того чтобы вообще можно было работать. Это определяется на основе инспекции области, в которой осуществляется деятельность.

Условные задачи

Условные задачи – это задачи, устанавливающие выбор: ЛИБО – ЛИБО, чтобы собрать информацию, выяснить, возможно ли осуществление проекта, или выяснить, где он может быть осуществлён или для кого.

Рабочие задачи

Это задачи, которые задают направления и определяют действия, расписания мероприятий или графики работ.

Производственные задачи

Они устанавливают количества, например, показатели по статистикам.