Чтобы выполнять точное расследование, вы должны иметь превосходное понимание логики и различных типов минусов и плюсов. Имея их в качестве фундамента, вы затем будете использовать два общих шага, чтобы «выяснить, что же на самом деле происходит». Вот эти шаги:

1. Проанализировать данные.
2. Используя проанализированные данные, проанализировать ситуацию.

Данные – это факты, статистики, графики, утверждения, решения, действия и описания, которые предположительно верны.

Ситуация – это общая картина происходящего, характеризуемая совокупностью данных, существующих на данный момент.

Например, падение статистики «количество новых компьютеров в магазине» было бы ситуацией.

Анализировать означает рассматривать или исследовать что-то подробно, чтобы лучше понять это. При проведении расследования анализируются как данные, так и ситуации, и вот как это делается.

Чтобы проанализировать данные, нужно сравнить каждый пункт данных с минусами и посмотреть, не содержат ли эти данные какие-нибудь из этих минусов. (Например, утверждение, которое должно быть правдой, а на самом деле оказавшееся ложью, является минусом «ложь».)

Чтобы проанализировать ситуацию, нужно взять каждый из кусочков данных, проанализированных в соответствии с описанным выше, и назначить каждый минус человеку или части той области, к которой он принадлежит. (Например, если Билл был тем человеком, который говорил ложь, этот минус ставится под именем Билла.) Когда все данные были проанализированы, подсчитайте все минусы, чтобы увидеть, где минусов больше всего.

Делая это, вы выявляете людей или области, с которыми связаны самые большие ошибки и самая большая дезорганизованность. Вы также выявляете участки наибольшей эффективности, которые будут областями с наименьшим количеством минусов.

Например, в работе буфета имеются проблемы. Там работают три человека: А, Б и В. Проанализировав данные по всей области, мы находим некоторое количество минусов. Тогда мы распределяем их между сотрудниками А, Б и В, которые работают в буфете. Скажем, когда расследование завершено, вы обнаруживаете, что наибольшее количество минусов пришлось на долю сотрудника Б. Это указывает на то, что проблемы в работе буфета связаны с Б. Тогда к Б можно применить различные меры воздействия, например: обучив его тому, как выполнять обязанности на своей работе, добиваясь, чтобы он приходил на работу вовремя, и т. д. Заметьте, что мы проанализировали данные основной области. Мы отнесли каждый кусочек данных к меньшим секциям этой области. Увидев, какая секция имеет наибольшее количество минусов, мы затем анализируем ситуацию, после чего можем разработать, что нужно сделать, чтобы уладить эту секцию.

Например, мы анализируем все имеющиеся у нас данные о Заокском автозаводе. Мы распределяем минусы, выявленные при анализе данных, по всем функциям, выполняемым автомобильным заводом. Действуя таким образом, мы точно определяем, какая функция выполняется хуже всего. Затем мы различными способами исправляем ситуацию, главным образом за счёт улучшения организации производства и повышения квалификации руководителей и рядовых сотрудников.

Существует несколько вариантов.

МЫ ПОЛУЧАЕМ АНАЛИЗ СИТУАЦИИ, АНАЛИЗИРУЯ ВСЕ ИМЕЮЩИЕСЯ ДАННЫЕ И РАСПРЕДЕЛЯЯ МИНУСЫ ПО ОБЛАСТЯМ. ОБЛАСТЬ С НАИБОЛЬШИМ КОЛИЧЕСТВОМ МИНУСОВ – ЭТО ОБЛАСТЬ, КОТОРУЮ НУЖНО ИСПРАВИТЬ.

Когда мы видим, что в обширной области существует ситуация, требующая исправления, перед нами, конечно же, встаёт проблема: мы должны определить, что же, собственно, не в порядке, прежде чем мы сможем это исправить. Шаги анализа данных, за которым следует анализ ситуации, – это шаги, которые нужно использовать, чтобы узнать, что именно не в порядке.

Мы делаем это, сопоставляя все данные в соответствии с категориями минусов (нелогичностей). И мы получаем длинный список минусов. Это шаг анализа данных.

Мы рассортировываем полученные минусы по основным областям, входящим в состав общей ситуации. Большинство минусов окажется в какой-то одной области. Это шаг анализа ситуации.

Теперь мы знаем, какая область требует исправления.

Например, есть семьдесят данных, касающихся общей картины. Мы находим, что 21 из этих данных являются нерациональными. Это минусы. Мы распределяем 21 минус по областям, где они были найдены или к которым они относятся. Шестнадцать были найдены в области Г. Мы приводим в порядок область Г.

Опыт

Замечательным в этом упражнении является то, что, хотя на то, чтобы завершить анализ данных, может уйти целый день, это сопоставимо с опытом, полученным за три месяца работы. Таким образом, анализ данных и ситуации даёт мгновенный результат, в то время как накопление опыта требует много времени.

Анализ ситуации мы получаем путём анализа всех имеющихся в наличии данных и распределения минусов по областям, в которых действуют люди. Область или человек, которые имеют большинство минусов, нуждаются в коррекции.

То, насколько хорошо проводится анализ данных, зависит от того, насколько хорошо человек, проводящий расследование, знает, какой должна быть идеальная организация, и цель, на которой основывается её деятельность. Это означает, что необходимо знать, какой должна быть её деятельность с рациональной (разумной) или логичной точки зрения.

Например, часы должны ходить и показывать время, они должны быть практичны и приятны на вид. Часовой завод должен делать часы. Он должен производить достаточное количество часов, которые были бы достаточно дешёвыми и достаточно хорошими, чтобы покупатели захотели их покупать. И часы должны продаваться за достаточную цену, чтобы часовой завод мог продолжать работать.

Завод закупает материалы, из которых изготавливает часы. Он ремонтирует и заменяет свои инструменты и оборудование. Завод нанимает рабочих, которые бы изготавливали часы, и руководителей, которые бы следили за выполнением работы на фабрике. У завода есть компании поменьше, которые занимаются ремонтом часов. Они находятся в областях, расположенных далеко от завода. И у завода есть другие компании, которые продают часы крупным магазинам, в которых люди могут купить эти часы.

Всё, перечисленное выше, показывает, что подразумевается под «идеальной» структурой часовой компании и её организации.

Эти моменты рациональны и логичны. Они являются тем, что должно быть, и если они в наличии, то это указывает на то, что дела у часового завода идут хорошо и он сможет продолжать работать.

Если мы посмотрим на текущие данные в отношении часовой компании, мы сможем заметить минусы и провести анализ данных. Например, если компания должна была получить материалы, необходимые для производства часов, но эти материалы ещё не прибыли, это будет минусом, противоречивым фактом.

Анализ ситуации заключается в том, что мы рассматриваем, как распределяются минусы по всему предприятию. В данном примере материалы не были предоставлены потому, что человек, отвечающий за деньги компании, забыл заплатить поставщику материалов. Так вот, этот минус мы можем отнести к человеку, который отвечает за деньги.

Если остальная часть анализа данных и анализа ситуации выявит больше минусов об этом человеке, то это покажет, кого нужно исправить.

Человек использует своё ноу-хау и мастерство в администрировании (действии, заключающемся в управлении или организации работы офиса, компании или деятельности), чтобы исправить меньшее по размеру подразделение, в котором имеется наибольшее число минусов.

Так мы получаем функционирующий часовой завод, работа которого стала более близка к идеальной.

Любые проблемы в организациях любого рода улаживаются таким же образом.

Мы называем эти два действия:

• АНАЛИЗ ДАННЫХ
• АНАЛИЗ СИТУАЦИИ