Para que uma pessoa ou grupo alcance um objetivo, primeiro tem de saber as bases da organização. Organização significa as formas de organizar coisas e ações para produzir o que uma pessoa ou grupo quer.

Uma simples afirmação sobre organização é que essa tem o propósito de fazer com que o planeamento se torne realidade. Realidade é algo real, não apenas algo que vem da imaginação de alguém.

Organização não é um sistema sofisticado que não tem nenhum propósito — isso é burocracia. Burocracia é um sistema complexo de regras e procedimentos dentro dum grupo, que permite às pessoas evitarem a responsabilidade e impede que as coisas sejam feitas. As pessoas tentam livrar‑se de grupos e governos como esse porque eles trazem apenas coisas como: redução de produção, impostos altos e muito controlo que se metem no caminho de quem está a tentar produzir algo.

Uma organização também não é simplesmente uma forma de algumas pessoas tentarem tornar‑se mais importantes do que as outras. Se isso acontecer, poderá acabar a bloquear quem está honestamente a tentar organizar uma atividade para aumentar a produção.

Em vez disso, para ser útil e ter durabilidade, uma organização tem de se encaixar na definição de fazer com que o planeamento se torne realidade.

Embora alguns dos mais maldosos líderes de grupos e organizações não queiram melhorias para o seu povo, a maioria das pessoas em grupos, organizações e governos quer melhores condições para as suas áreas. Tais exemplos poderiam incluir mais alimentos, mais salário ou edifícios mais bonitos nos quais viver e trabalhar. Na verdade, o termo melhorias significa mais e melhor do que uma pessoa acha que seria bom e útil para ela e para a sua família, tal como uma educação e empregos melhores, bairros mais limpos para se viver e parques mais bonitos para as crianças brincarem. Isso também inclui menos do que é geralmente considerado como sendo mau, tal como guerras, crime e drogas.

Programas que mais pessoas aprovam e apoiam, consistem em mais daquilo que é bom e menos daquilo que é mau. “Mais alimento, menos doença”, “mais edifícios bonitos, menos casas de baixa renda”, “mais tempo livre, menos trabalho”, “mais bons empregos, menos desemprego” são elementos típicos de programas valiosos e aceitáveis.

Mas ter somente um programa ainda poderia significar o fracasso. Os programas podem não alcançar os seus objetivos por todo o tipo de razões. O programa é muito grande. Não é geralmente considerado como desejável. Não é necessário de forma alguma. Só beneficiaria alguns. Estas parecem ser as razões pelas quais os programas não são executados. Mas a verdadeira razão é uma falta de saber‑fazer organizacional.

Mesmo se um programa for muito grande ou apenas aceitável para alguns, ou até mesmo se não for necessário, ainda poderia ser executado. Qualquer programa pode ser executado e produzir o que se deve se for corretamente organizado.

Não é que os sonhos das pessoas não sejam suficientemente bons. É que as pessoas nem sempre têm todo o saber‑fazer necessário para tornar esses sonhos uma realidade.

As coisas que têm de ser resolvidas para uma boa administração ocorrer (as ações envolvidas ao gerir ou organizar um escritório, organização ou atividade específica) são as seguintes:

1. Manter uma empresa ou país em bom funcionamento.

2. Fazer com que o planeamento se torne realidade.

E se tivesse as partes básicas dum grupo, organização ou país, tais como a terra, o povo ou o equipamento, precisaria dum sistema de administração só para as manter.

Por isso, o (1) e o (2) acima tornam‑se realmente apenas o (2): fazer com que o planeamento se torne realidade. O planeamento que precisa de acontecer é para manter o progresso duma empresa ou país. E nenhuma empresa ou país continua, a menos que as pessoas estejam a trabalhar para os manter. Então, os métodos de administração, não importa quão simples e básicos, são necessários para manter qualquer grupo em funcionamento.

Quando um sistema inteiro de administração se perde ou é esquecido, o que pode acontecer por causa de guerra ou mudanças no governo por exemplo, então o grupo pode desmoronar, a menos que algum outro tipo de administração tome o seu lugar.

Mudar um chefe de departamento ou um gerente ou até mesmo um governante pode destruir uma parte ou um grupo inteiro porque o sistema antigo torna‑se desconhecido ou fica esquecido. Pode ser que este já não esteja em uso e o novo sistema não seja compreendido. Transferências frequentes (mudar pessoas dum trabalho para outro) dentro duma empresa ou nação podem manter todo o grupo pequeno, desordenado e confuso. Isto é porque estas transferências destroem qualquer tipo de administração que poderia ter ocorrido.

Por estas razões, é vital conhecer o assunto básico da organização.

Mesmo que um grupo esteja apenas a defender‑se contra algum desastre que o ameaça, ele ainda tem de planear. Por exemplo, talvez haja uma tempestade poderosa a dirigir‑se para uma cidade, então os líderes da cidade têm de planear como ajudar as pessoas a ficarem seguras. Depois de terem preparado um plano, este tem de ser colocado em ação, ou por meio de abrir escolas e igrejas onde as pessoas podem ficar até que a tempestade passe, ou por meio de anúncios de rádio a dizer às pessoas que evacuem a área por alguns dias.

Alguns planos podem ser muito simples. Por exemplo, quando soldados inimigos estão a atacar uma fortaleza (uma grande construção com paredes fortes para proteger as pessoas e os soldados), essa fortaleza tem de ser defendida, o que envolve a criação e execução dum plano, mesmo que seja apenas a ordem de “empurrar os soldados inimigos que estão a escalar a muralha sul”.

Tal ordem é o resultado duma observação e planeamento muito simples e rápido. Defender a muralha sul ocorre por meio de algum sistema de administração, mesmo que sejam apenas oficiais a ouvir a ordem e a pressionar os seus homens para a muralha sul.

Uma empresa que deve dinheiro também tem de fazer um plano. O plano dela deve resolver como pagar as pessoas a quem deve dinheiro. Então, eles têm de descobrir como vão dizer a essas pessoas quando o dinheiro lhes será pago de volta. Este tipo de plano permitirá à empresa ter tempo suficiente para fazer o dinheiro que eles precisam.

Líderes de governos muitas vezes prometem às pessoas que eles vão fazer coisas maravilhosas. Mas quando essas coisas não acontecem, não é que os líderes estão a tentar evitar fazer o que prometeram, ou a tentar mentir às pessoas, como a maioria das pessoas acredita. Na verdade, eles não são capazes de cumprir com as suas promessas, não porque essas promessas sejam grandes demais, mas porque a maioria dos líderes governamentais poderá saber alguma coisa sobre governo, mas não tanto sobre administração. Então, eles não têm o saber‑fazer organizacional para tornar os seus planos uma realidade.

Para algumas pessoas, parece que ter um sonho maravilhoso já é o suficiente. Só porque tiveram o sonho, elas sentem que agora deveria acontecer. Elas ficam muito chateadas quando o sonho não ocorre. Nações inteiras, empresas e grupos têm continuado por muitos anos a ter as suas áreas em confusão e desordem porque os seus sonhos e planos básicos nunca se tornaram realidade.

Se uma pessoa planeia grandes objetivos, como ter mais empregos e mais dinheiro para a cidade em que vive, ou algo menor, como repintar a casa, os planos não realizarão o que é necessário se não houver um saber‑fazer administrativo.

Mesmo que a pessoa não saiba os detalhes técnicos, nem como produzir o dinheiro necessário, mesmo que ela não consiga fazer com que os outros sigam as suas ordens, mesmo que os seus planos não sejam muito claros e bem pensados — nenhuma dessas são barreiras verdadeiras entre o planeamento e a realidade.