O primeiro passo para elaborar os planos que farão com que os seus sonhos se tornem realidade é compreender as palavras básicas usadas no tema do planejamento.

Um plano é um método de como alcançar alguma coisa. Consiste em ações básicas que devem ser realizadas para melhorar alguma coisa ou para resolver um problema. Um plano normalmente está baseado nos recursos disponíveis (dinheiro, funcionários, equipamento, instalações, suprimentos, etc.) e inclui ideias inteligentes de como usá-los.

Para executar um plano, este tem de ser convertido (transformado) em passos específicos e nas ações necessárias para alcançar o que o plano deve concretizar. Isso é feito usando um programa.

Um programa é uma série de passos em sequência para executar um plano. Um plano tem de existir na mente da pessoa, seja ele escrito ou não, antes que um programa possa ser escrito.

Um passo de um programa é chamado de meta. Uma meta é uma ação que tem de ser executada para alcançar um resultado desejado.

Os programas são compostos por vários tipos de metas que são coordenadas para serem feitas a tempo. Cada um desses tipos de metas está descrito abaixo.

Meta Principal

Uma meta principal é uma ambição (o que se quer alcançar) ampla e geral. Pode abranger um longo período de tempo. Exemplos de metas principais são “fazer com que toda a maquinaria e equipamento da empresa estejam operacionais”, ou “localizar um novo edifício para a empresa a um preço razoável”.

Metas Primárias

As metas primárias são os passos organizacionais, de pessoal e de comunicação que têm de estar implementados. Se essas metas não forem atingidas, será difícil alcançar as metas restantes e o programa pode parar por aí.

A primeira dessas metas primárias é: ALGUÉM ALI

Depois: UM PROPÓSITO QUE VALHA A PENA

Depois: ALGUÉM TOMANDO RESPONSABILIDADE PELA ÁREA OU AÇÃO

Depois: FORMA, PADRÃO OU ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO BEM PLANEJADA

Depois: FORMA, PADRÃO OU ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO MANTIDA OU RESTABELECIDA

Depois: ORGANIZAÇÃO OPERACIONAL

Com as metas acima mencionadas, o programa pode continuar. MAS SE ESSAS FOREM ABANDONADAS OU NÃO FOREM SUBSTITUÍDAS POR OUTRAS, então quaisquer metas estabelecidas depois disso serão difíceis de realizar e pode ser que não sejam realizadas de jeito nenhum.

Metas Primárias incluem os seguintes exemplos:

“Aceitar a tarefa que foi atribuída a você”;

“Ler e compreender o programa que você fará”.

Metas Vitais

Uma meta vital é ALGO QUE É PRECISO FAZER SÓ PARA CONSEGUIR OPERAR.

Para identificar as metas vitais, tem de se fazer uma inspeção da área para descobrir o que está acontecendo e quais são os materiais, o pessoal ou a organização com a qual temos de operar.

Depois, encontramos esses pontos (às vezes, ENQUANTO em operação) que param ou ameaçam os sucessos futuros. Esses pontos são transformados em metas, que normalmente dizem que algo tem de ser feito ou que algo não deveria ser feito.

Estes são exemplos de metas vitais:

“Faça a sua própria inspeção, não aceite o relatório de outra pessoa”;

“Não aceite ordens de ninguém a não ser do seu superior imediato”.

Metas Condicionais

Uma meta condicional é aquela que é realizada para encontrar dados ou descobrir se um projeto pode ser executado ou onde pode ser executado, etc.

Você já deve ter visto indivíduos que trabalham toda a vida para “enriquecer” ou algo assim para depois “darem a volta ao mundo” e nunca conseguem fazê-lo. Outro indivíduo se propõe a “dar a volta ao mundo” e lança-se diretamente a isso e o faz. Este tipo de meta é conhecida como uma meta condicional: se eu pudesse simplesmente ______, então poderíamos ______ e assim conseguiríamos ______. É claro que isso está muito certo, exceto quando se torna irreal.

Há toda uma classe de metas condicionais que não contêm nenhum SE. Essas são metas aceitáveis. Essas contêm muitos “IREMOS”: “Nós iremos _____ e depois _____”.

Às vezes, algo acontece de repente do qual você pode tirar vantagem rapidamente. Isso é só “boa sorte”. Você pode usar isso e replanejar rapidamente quando acontece. Como não dá para depender da boa sorte, então não é uma boa ideia contar com isso como solução.

Uma meta condicional válida seria esta:

“Nós iremos até lá para ver se a área é útil”.

Todas as metas condicionais são basicamente ações de recolher primeiro os dados e se estiver tudo bem, depois entrar em ação.

Metas Operacionais

Uma meta operacional é aquela que diz exatamente quais são as ações que precisam ser feitas. Isso normalmente inclui um PRAZO estabelecido em que ela tem de estar completada, para poder se encaixar nas outras metas.

Exemplos de metas operacionais incluem o seguinte:

“Limpar as salas de aula enquanto os estudantes estão de férias”;

“Treinar todos os funcionários nos novos procedimentos de vendas antes de permitir que eles trabalhem com os clientes”.

Metas de Produção

Metas de Produção são aquelas que estabelecem quantidades de coisas, normalmente em relação ao tempo.

Estes são exemplos de metas de produção:

“Todas as cartas de aceitação enviadas aos próximos estudantes até 15 de abril”;

“Cinquenta mil livros impressos até o próximo mês”.

Como as estatísticas refletem a produção com mais facilidade, uma organização ou atividade pode estar tão preocupada com METAS DE PRODUÇÃO que não estabelece metas condicionais, operacionais ou primárias. Quando isso acontece, a produção corre o risco de colapsar por falta do planejamento mencionado nos outros tipos de metas.

VOCÊ DEVE INSPECIONAR, FAZER PESQUISAS, REUNIR DADOS E ESTABELECER METAS OPERACIONAIS E PRIMÁRIAS ANTES DE PODER ESTABELECER METAS DE PRODUÇÃO.

Uma razão comum para a queda das estatísticas é as metas primárias não serem feitas. Elas deixam de ser feitas e ninguém nota que isso afeta negativamente a produção. A produção depende de outras metas anteriores estarem implementadas.

Segue-se uma descrição concisa dos diferentes tipos de metas que compõem um programa.

Tipos de Metas

Metas Principais

Cada uma é uma ambição (o que se quer alcançar) geral. Pode abranger um longo período de tempo. Exemplo: “Fazer com que toda a maquinaria e equipamento da empresa esteja operacional”.

Metas Primárias

São os passos organizacionais, de pessoal e de comunicação que têm de estar implementados. Essas metas lidam com terminais (algo que recebe e transmite comunicação), rotas de comunicação, materiais e sistema organizacional. Exemplo: “Encarregar alguém de organizar e fazer com que ele estabeleça as metas primárias restantes”, ou “restabelecer o sistema de comunicações original que caiu em desuso”.

Metas Vitais

Aquelas que devem ser feitas só para conseguir operar, baseadas em uma inspeção da área em que se está operando.

Metas Condicionais

Estas são metas que se estipulam como SE/OU, para encontrar dados ou descobrir se um projeto pode ser executado ou onde ou para quem.

Metas Operacionais

Estas traçam direções e ações, uma agenda de eventos ou cronograma.

Metas de Produção

Estas são as que estabelecem quantidades como estatísticas.