Para que uma pessoa ou grupo alcance um objetivo, primeiro tem de saber os fundamentos da organização. Organização significa as formas de organizar coisas e ações para produzir o que uma pessoa ou grupo quer.

Uma simples afirmação sobre organização é que essa tem o propósito de fazer com que o planejamento se torne realidade. Realidade é algo real, não apenas algo que vem da imaginação de alguém.

Organização não é um sistema sofisticado que não tem nenhum propósito — isso é burocracia. Burocracia é um sistema complexo de regras e procedimentos dentro de um grupo, que permite às pessoas evitarem a responsabilidade e impede que coisas sejam feitas. As pessoas tentam se livrar de grupos e governos como esse porque eles trazem apenas coisas como: redução de produção, impostos altos e grandes quantidades de controle que se metem no caminho de quem está tentando produzir algo.

Uma organização também não é simplesmente uma forma de algumas pessoas tentarem se tornar mais importantes do que as outras. Se isso acontecer, poderá acabar bloqueando quem está honestamente tentando organizar uma atividade para aumentar a produção.

Em vez disso, para ser útil e ter durabilidade, uma organização tem de se encaixar na definição de fazer com que o planejamento se torne realidade.

Embora alguns dos mais maldosos líderes de grupos e organizações não queiram melhorias para seu povo, a maioria das pessoas em grupos, organizações e governos quer melhores condições para suas áreas. Tais exemplos poderiam incluir mais alimentos, mais salário ou edifícios mais bonitos nos quais viver e trabalhar. Na verdade, o termo melhorias significa mais e melhor do que uma pessoa acha que seria bom e útil para ela e para sua família, tal como uma melhor educação e empregos, bairros mais limpos para se viver e parques mais bonitos para as crianças brincarem. Isso também inclui menos do que é geralmente considerado como sendo ruim, tal como guerras, crime e drogas.

Programas que mais pessoas aprovam e apoiam consistem em mais daquilo que é bom e menos daquilo que é ruim. “Mais alimento, menos doença”, “mais edifícios belos, menos casas de baixa renda”, “mais tempo livre, menos trabalho”, “mais bons empregos, menos desemprego” são elementos típicos de programas valiosos e aceitáveis.

Mas ter somente um programa ainda poderia significar o fracasso. Os programas podem não alcançar seus objetivos por todo o tipo de razões. O programa é muito grande. Não é geralmente considerado como desejável. Não é necessário de jeito nenhum. Só beneficiaria poucas pessoas. Essas parecem ser as razões pelas quais os programas não são executados. Mas a verdadeira razão é uma falta de know-how organizacional.

Mesmo se um programa for grande demais ou apenas aceitável para alguns, ou até mesmo se não for necessário, ainda poderia ser executado. Qualquer programa pode ser executado e produzir o que deve se for corretamente organizado.

Não é que os sonhos das pessoas não sejam suficientemente bons. É que as pessoas nem sempre têm todo o know-how necessário para fazer desses sonhos uma realidade.

As coisas que têm que ser resolvidas para uma boa administração ocorrer (as ações envolvidas ao gerir ou organizar um escritório, organização ou atividade específica) são as seguintes:

1. Manter uma empresa ou país em bom funcionamento.

2. Fazer com que o planejamento se torne realidade.

E se você tivesse as partes básicas de um grupo, organização ou país, tais como a terra, o povo ou o equipamento, precisaria de um sistema de administração só para mantê-las.

Por isso, o (1) e o (2) acima se tornam realmente apenas o (2): fazer com que o planejamento se torne realidade. O planejamento que precisa acontecer é para manter o progresso de uma empresa ou país. E nenhuma empresa ou país continua, a menos que as pessoas estejam trabalhando para mantê-los. Assim, os métodos de administração, não importa quão simples e básicos, são necessários para manter qualquer grupo em funcionamento.

Quando todo um sistema de administração se perde ou é esquecido, o que pode acontecer por causa de guerra ou mudanças no governo por exemplo, então o grupo pode desmoronar, a menos que algum outro tipo de administração tome seu lugar.

Mudar um chefe de departamento ou um gerente ou até mesmo um governante pode destruir uma parte ou todo um grupo porque o sistema antigo se torna desconhecido ou fica esquecido. Pode ser que este já não esteja em uso, e o novo sistema não seja compreendido. Transferências frequentes (mudar pessoas de um trabalho para outro) dentro de uma empresa ou nação podem manter todo o grupo pequeno, desordenado e confuso. Isso é porque essas transferências destroem qualquer tipo de administração que poderia ter ocorrido.

Por essas razões, é vital conhecer o assunto básico da organização.

Mesmo que um grupo esteja apenas se defendendo contra algum desastre que o ameaça, ele ainda tem de planejar. Por exemplo, talvez uma tempestade poderosa se dirija a uma cidade, então os líderes da cidade têm de planejar como ajudar as pessoas a ficarem seguras. Depois de terem preparado um plano, esse tem de ser colocado em ação, ou por meio de abrir escolas e igrejas onde as pessoas podem ficar até que a tempestade passe, ou por meio de anúncios de rádio dizendo às pessoas que evacuem a área por alguns dias.

Alguns planos podem ser muito simples. Por exemplo, quando soldados inimigos estão atacando uma fortaleza (uma grande construção com paredes fortes para proteger as pessoas e os soldados), essa fortaleza tem de ser defendida, o que envolve a criação e execução de um plano, mesmo que seja apenas a ordem de “empurrar os soldados inimigos que estão escalando a muralha sul”.

Tal ordem é o resultado de uma observação e planejamento muito simples e rápido. Defender a muralha sul ocorre por meio de algum sistema de administração, mesmo que sejam apenas oficiais ouvindo a ordem e pressionando seus homens para a muralha sul.

Uma empresa que deve dinheiro também tem de fazer um plano. O plano dela deve resolver como pagar as pessoas a quem deve dinheiro. Então, eles têm de descobrir como vão dizer a essas pessoas quando o dinheiro será pago de volta para elas. Esse tipo de plano permitirá à empresa ter tempo suficiente para fazer o dinheiro que eles precisam.

Líderes de governos muitas vezes prometem às pessoas que eles vão fazer coisas maravilhosas. Mas quando essas coisas não acontecem, não é que os líderes estão tentando evitar fazer o que prometeram, ou tentando mentir para as pessoas, como a maioria das pessoas acredita. Na verdade, eles não são capazes de cumprir com suas promessas, não porque essas promessas sejam grandes demais, mas porque a maioria dos líderes governamentais poderá saber alguma coisa sobre governo, mas não tanto sobre administração. Então, eles não têm o know-how organizacional para fazer de seus planos uma realidade.

Para algumas pessoas, parece que ter um sonho maravilhoso já é o suficiente. Só porque tiveram o sonho, elas sentem que agora deveria acontecer. Elas ficam muito chateadas quando o sonho não ocorre. Nações inteiras, empresas e grupos têm continuado por muitos anos tendo suas áreas em confusão e desordem porque seus sonhos e planos básicos nunca se tornaram realidade.

Se uma pessoa planeja grandes objetivos, como ter mais empregos e mais dinheiro para a cidade em que vive, ou algo menor, como repintar a casa, os planos não realizarão o que é necessário se não houver um know-how administrativo.

Mesmo que a pessoa não saiba os detalhes técnicos, nem como produzir o dinheiro necessário, mesmo que ela não consiga fazer com que os outros sigam suas ordens, mesmo que seus planos não sejam muito claros e bem pensados — nenhuma dessas são barreiras verdadeiras entre o planejamento e a realidade.