Uma pessoa pode alcançar seus objetivos por meio de elaborar planos e programas, depois fazer os passos dos programas, meta após meta. Há ações diárias e semanais que ela tem de fazer que resultarão em metas e programas completados. Uma ferramenta que pode usar para fazer com que os seus programas sejam executados, os seus planos, completados e os seus objetivos, concretizados são os planos de batalha.

Um “plano de batalha” é definido como uma lista de metas para o dia ou semana seguinte que ajudam o planejamento estratégico acontecer. Essas metas lidam com ações que precisam ser feitas no presente ou tão depressa quanto possível. Também resolvem qualquer coisa que possa bloquear uma meta, tal como algo que está errado, que está em falta ou foi feito incorretamente.

Algumas pessoas escrevem planos de batalha apenas como uma série de ações que esperam fazer no dia ou semana seguinte. Não tem problema, é melhor que nada, e sim ajuda a organizar as ações necessárias. Pode ser que alguém que não faz isso consiga concretizar muito menos coisas e vai ficar muito mais aborrecido e “ocupado” do que quem o faz. Uma forma excelente de obter produção é que uma pessoa planeje, de uma forma ordenada, o que ela pretende fazer no dia ou semana seguinte e depois fazê-lo. Mas isso é usar o plano de batalha como uma ferramenta de uma forma que é muito básica.

Vamos dar uma olhada nas definições. Por que se chama plano de batalha? Isso parece ser um termo militar muito duro para ser usado no mundo cotidiano da administração, mas se encaixa e é um termo útil.

Uma guerra é uma coisa que acontece durante um longo período de tempo e tudo depende de quem ganha ou perde. Uma batalha é uma coisa que ocorre em um curto período de tempo. Um exército pode perder várias batalhas, e mesmo assim ganhar a guerra. Então, com um plano de batalha, estamos falando de períodos curtos de tempo.

Há mais quanto a isso. Quando falamos de uma guerra, estamos falando de uma série de acontecimentos que ocorrem durante um longo período de tempo. Nenhum líder em uma guerra jamais foi bem-sucedido sem ter feito algum planejamento estratégico. Esse planejamento diria respeito ao andamento da guerra, ou a uma grande parte dela, e teria de dizer respeito a grandes ideias e de nível superior. Um plano estratégico geral, não detalhado, tem propósitos definidos e se encaixa no topo da Escala Administrativa.

Nos níveis inferiores de qualquer atividade, abaixo do planejamento estratégico, há o planejamento tático. Para realizar um plano estratégico, tem de haver um plano de movimento (tal como quantos soldados têm de ser enviados aonde e em que momento) e ações (tais como atacar ou esperar alguma coisa ocorrer em primeiro lugar). Essas são algumas das coisas necessárias para realizar o planejamento tático. O planejamento tático normalmente ocorre em níveis inferiores em um exército e normalmente é usado para colocar o planejamento estratégico em execução.

O planejamento tático pode incluir muitos detalhes, até mesmo descrever as ações que um soldado deve fazer, tais como “o soldado José deve manter a metralhadora apontada para o grupo de árvores no topo da colina e disparar se alguma coisa se mover ali”.

A “gerência intermediária” — os líderes de grupos grandes de soldados dentro de um exército até líderes de grupos pequenos abrangidos por esse termo — tem a ver com fazer com que o planejamento estratégico seja executado.

O corpo de planejamento superior concebe um plano estratégico. A gerência intermediária transforma esse plano estratégico em ordens táticas. Eles fazem isso a longo e curto prazos. Quando se trata de curto prazo, tem-se planos de batalha.

Um plano de batalha significa, portanto, transformar o plano estratégico em metas exatas, exequíveis que depois são colocadas em ação. Essas metas devem ser concretizadas no período de tempo que está perto do presente, não muito longe no futuro. Então, aqui temos um bom plano estratégico que é depois transformado em boas metas táticas e depois executado, resultando em progresso. Um número suficiente dessas sequências executadas com sucesso significa que você pode vencer a guerra.

Com isso você pode entender o que um plano de batalha realmente é. É a lista de metas a serem realizadas no presente ou tão depressa quanto possível. Essas metas tratam apenas de um curto período do futuro. Fazê-las colocará alguma parte do plano estratégico em ação.

A partir disso, é claro que a gerência funciona melhor quando existe um plano estratégico e quando este é conhecido pelo menos ao nível dos planejadores táticos. E os planejadores táticos são simplesmente as pessoas que colocam os planos estratégicos em metas, que depois são conhecidas e realizadas por aqueles que estão na gerência intermediária e daí para baixo. Essa é uma gestão muito bem-sucedida quando é feita corretamente.

É claro que um plano estratégico que é completo e correto levará a ações a serem feitas que serão úteis ou importantes. E o próprio plano estratégico depende de programas sendo escritos na forma de metas que sejam exequíveis e que fazem uso dos recursos disponíveis (dinheiro, funcionários, equipamento, suprimentos, etc.).

O que queremos dizer com “cumprimento” (realizar completamente o que foi ordenado) é, na realidade, uma meta feita. A pessoa que cumpre a meta pode não estar consciente do plano estratégico geral ou de como sua meta se encaixa nele. Mas a gerência tem de se assegurar que todos os objetivos, na verdade, ocasionam o plano estratégico geral.

Quando falamos de coordenação, estamos realmente falando de assegurar que um plano estratégico seja colocado em uma versão tática, que, em um nível inferior de responsabilidade em uma organização, organiza as ações para que todas elas se alinhem na mesma direção.

Aqui está um exemplo de alinhamento ou coordenação adequada. Se colocasse uma grande quantidade de pessoas em um salão (uma sala grande) e você as colocasse voltadas em diversas direções, e de repente gritasse para que começassem a correr, elas iriam, é claro, topar umas contra as outras e você teria uma confusão completa. É nisso que dá quando o planejamento estratégico não é transformado em planejamento tático ordenado e não é executado de forma alinhada. Essas pessoas correndo no salão poderiam agir como se estivessem com muitíssima pressa, talvez até estarem muito aborrecidas e confusas. Poderia parecer que estivessem trabalhando e produzindo, mas certamente isso não seria exato, pois suas ações não foram coordenadas.

Agora se colocamos essas mesmas pessoas, desse mesmo salão, para fazer alguma coisa útil, como limpar o salão, estaríamos nos ocupando de ações específicas com essas pessoas que têm a ver com vassouras e mops: quem vai consegui-los, quem leva o lixo para fora e assim por diante. O plano estratégico de “preparar o salão para a reunião” foi transformado em um plano tático que diz exatamente quem faz o que e onde. Esse seria o plano tático. O resultado seria um salão limpo e que está pronto para a reunião.

Mas “limpar o salão para a reunião”, claramente, é apenas uma pequena parte de um plano estratégico geral. Em outras palavras, o plano estratégico propriamente dito tem de ser dividido em partes menores.

Em uma organização, o dirigente do grupo poderia ter um plano de batalha que tivesse uma série de passos. Esses passos iriam para executivos em níveis inferiores, que escreveriam planos de batalha para suas próprias seções. Esses planos de batalha teriam mais detalhes do que o plano de batalha do dirigente da organização. Então, temos um grande plano geral que se torna gradualmente cada vez mais e mais detalhado por ser dividido em seções, com essas seções sendo divididas em metas ainda menores.

Esse procedimento deve resultar em concretizações valiosas que ajudam a executar o plano estratégico. E se você compreende todo o acima, você terá se tornado muito hábil no que é necessário para coordenar as muitas atividades que têm de ser feitas para concretizar um plano estratégico.

Esse planejamento depende dos recursos disponíveis. Portanto, uma organização que está aumentando em tamanho ou tentando executar grandes projetos tem de incluir também algum planejamento organizacional, metas e planos de batalha para que a organização se mantenha coesa enquanto se expande.

Um plano de batalha não é escrito na base de “O que eu vou fazer amanhã?”, ou “O que eu vou fazer na próxima semana?”. Não tem problema em fazer assim, e é melhor que nada, mas o que se deve resolver é a questão geral de: “Quais ações exatas eu tenho de fazer para realizar este plano estratégico, para atingir os resultados necessários para esta seção do plano estratégico, dentro dos limites dos recursos disponíveis?”. Então, faz-se um plano de batalha para o dia seguinte ou para a semana seguinte.

Há uma coisa com a qual se deve ter cuidado ao fazer planos de batalha. Uma pessoa pode escrever muitas metas que têm pouco ou nada a ver com o plano estratégico. Essas metas poderiam acabar mantendo as pessoas muito ocupadas, mas sem concretizar nenhuma parte do plano estratégico geral. Dessa forma, um plano de batalha pode se tornar um risco quando não está promovendo um plano estratégico geral e não está concretizando nenhum objetivo tático.

Então, o que é um plano de batalha? São as metas exequíveis, na forma escrita, que concretizam uma parte de um plano estratégico que precisa ser feito neste ponto no tempo.

A compreensão do estabelecimento de metas e o uso hábil do estabelecimento de metas nos planos de batalha são vitais para as concretizações gerais que elevam a produção, as receitas, a entrega (enviar produtos para os que pediram) ou qualquer outra coisa que é um resultado desejável.

Um teste para um executivo é se ele pode preparar um plano de batalha com habilidade, e depois conseguir que seu plano de batalha seja executado. Isso mostra a habilidade e a capacidade do executivo. Os planos de batalha também podem ser aplicados como ferramenta por pessoas em todas as áreas da vida e em qualquer atividade.