Laten we, nu we over de communicatieformule hebben geleerd, de delen van communicatie in de praktijk onder de loep nemen. Met praktijk bedoelen we de acties van het doen van iets, in tegenstelling tot de gedachten, ideeën of plannen erover.

Op het gebied van communicatie hebben we wat we een “communicatiecyclus” noemen. Cyclus betekent de stappen die bij een bepaalde actie van begin tot einde worden ondernomen. Bijvoorbeeld, je zou kunnen zeggen dat de cyclus van het laten groeien van een boom als volgt gaat: (a) een zaadje planten, (b) het wat water geven, (c) zodra het begint te groeien, het wat zonlicht geven en (d) water blijven geven totdat het uitgroeit tot een plant of boom.

Laten we een voorbeeld nemen van twee mensen die met elkaar praten. Om het eenvoudig te houden, noemen we de twee mensen A en B. Er is een communicatiecyclus waarbij A iets zegt tegen B en B begrijpt en dupliceert wat A zei, waarna B dan A bevestigt. A ontvangt de bevestiging en weet dat hij is gehoord en begrepen. Dat is een communicatiecyclus.

Laten we nu eens onderzoeken wat er gebeurt wanneer er een echte communicatie plaatsvindt. Voor een goede communicatie zijn er onderdelen van de communicatiecyclus die er deel van moeten uitmaken.

Zoals we leerden in de communicatieformule, hebben we Intentie en Aandacht nodig, en ook Duplicatie, om een goede communicatie te laten plaatsvinden.

In het eerste voorbeeld dat in de illustratie hieronder te zien is, hebben we Intentie bij A. A moet eerst van plan zijn (de intentie hebben) om de communicatie naar B te sturen. Wanneer dit gebeurt, moet B zijn Aandacht gericht hebben op wat er gezegd gaat worden zodat hij het hoort.

Om van een echte communicatie te kunnen spreken, moet er bij B Duplicatie tot stand komen van de boodschap die door A werd uitgezonden. Laten we zeggen dat A zegt: “Dat is een rode wagen.” B moet dupliceren wat er was gezegd en niet denken dat A had gezegd: “Daar moeten we over klagen.”

A moet natuurlijk, om een communicatie te beginnen en over te brengen, oorspronkelijk Aandacht hebben geschonken aan B. En B moet op zijn minst enige Intentie aan deze communicatie hebben gegeven, al was het alleen maar om te luisteren of te ontvangen.

We hebben dus, zowel bij Oorzaak (A) als bij Effect (B), Intentie en Aandacht.

Het andere onderdeel dat hierbij heel belangrijk is, is Duplicatie. We kunnen dit ook “overeenstemming” noemen.

De mate van overeenstemming tussen A en B in het communicatievoorbeeld hierboven laat zien hoeveel ze met elkaar instemmen.

Laten we een voorbeeld nemen van twee mensen die over muziek praten die ze allebei mooi vinden. Er is dan om te beginnen al een sterke mate van duplicatie en heel veel overeenstemming en ze kunnen elkaar gemakkelijk volgen terwijl ze over de liedjes communiceren die ze leuk vinden en waar ze naar luisteren.

Maar neem bijvoorbeeld een man die zijn hele leven in een woestijn heeft geleefd en nog nooit de zee of een meer heeft gezien. Iemand die met hem praat over de avonturen die hij heeft meegemaakt in een klein bootje op een stormachtige zee, zou moeite hebben om een duplicatie te verkrijgen van wat er werd gezegd, omdat de man uit de woestijn de oceaan zelfs nog nooit heeft gezien. De twee mensen zouden geen overeenstemming delen totdat de man uit de woestijn een plaatje van de zee, of beter nog, een film of video ervan te zien kreeg.

Dus krijgen we de regel dat B, als Effect, moet Dupliceren wat er door A, als Oorzaak, werd gezegd, al is het maar een klein beetje, om het mogelijk te maken de eerste stap van de communicatiecyclus te laten plaatsvinden.

Wanneer B begrijpt wat A zei en hem een bevestiging geeft, dan wordt A het Effect en moet op zijn beurt Dupliceren wat er van B kwam, zodat de communicatie kan worden afgerond. Als dit wordt gedaan, is het waarschijnlijk dat A en B goed met elkaar kunnen opschieten.

Laten we in het hierboven genoemde voorbeeld zeggen dat je de man uit de woestijn wat plaatjes en zelfs een korte film van de zee liet zien. Je zou dan een duplicatie tot stand kunnen brengen van waar je het over had en in staat zijn om de communicatie met hem voort te zetten en te beschrijven hoe de wind het water als golven kan laten bewegen, net zoals de wind het woestijnzand van plaats kan doen veranderen. Hij snapt dit en zegt dan: “Oké, ik begrijp het.”

Als deze Duplicatie niet plaatsvindt bij B en daarna ook niet bij A, dan blijft de communicatiecyclus onafgemaakt.

Als B bijvoorbeeld helemaal niet Dupliceert wat er door A wordt gezegd, dan wordt de eerste stap van de communicatieformule niet bereikt en zou een grote mate van uitleg en discussie het gevolg kunnen zijn.

Laten we zeggen dat de man uit de woestijn denkt dat je het over een kameel hebt, wanneer je hem vertelt hoe je met een boot op zee had gevaren en dat de boot heen en weer wiegde. Laten we zeggen dat hij je helemaal niet Dupliceert. Dus als je hem dan vertelt dat je de boot gewoon zou kunnen vastbinden en daar achterlaten wanneer je ermee klaar bent en nooit hoeft te voeden of te laten drinken (wat hij met zijn kameel wel elke dag moet doen wanneer hij hem niet meer berijdt), dan zou hij verward kunnen raken en er proberen achter te komen hoe het in leven zou kunnen blijven zonder de juiste verzorging.

Als A vervolgens niet Dupliceert wat er door B wordt gezegd wanneer B Oorzaak is en tegen A praat, zou dit hetzelfde probleem teweegbrengen en zou de communicatiecyclus onafgemaakt blijven. En nogmaals, er zal Duplicatie ontbreken.

Bijvoorbeeld, de man uit de woestijn begint aan de ander te vertellen over de verschillende soorten zand in de woestijn, terwijl deze persoon niets over het onderwerp weet en nog nooit een woestijn heeft gezien.

Wanneer alle stappen van de communicatiecyclus compleet zijn, zal dat erin resulteren dat zowel A als B elkaar begrijpen en goed met elkaar kunnen opschieten. Maar als er stappen onafgemaakt blijven, zal óf A óf B, of allebei, wachten op de voltooiing van de stappen. Op deze manier wordt de communicatie verstorend en schadelijk.

Als je iemand bijvoorbeeld vraagt hoe laat het was en de persoon je nooit een antwoord gaf, dan zou je je ontsteld voelen vanwege het niet in staat zijn om de communicatiecyclus te voltooien.

Onvoltooide stappen van de communicatiecyclus resulteren in een verschijnsel dat men “hunkeren naar een antwoord” zou kunnen noemen. Iemand die zit te wachten op een teken dat zijn communicatie ontvangen is, zal elke inkomende communicatie beginnen te accepteren. Wanneer iemand een heel lange tijd heeft zitten wachten op antwoorden die maar niet kwamen, zal hij elk soort antwoord – waar dan ook vandaan – gaan accepteren in een poging om zijn schaarste aan antwoorden op te lossen.

Het is bij goede communicatie dus belangrijk om altijd de communicatiecyclus te voltooien en elk van de onderdelen van de communicatieformule erin op te nemen.

Maar het kan ook een ontsteltenis veroorzaken wanneer er een antwoord wordt gegeven dat niets te maken heeft met het onderwerp, zoals wanneer iemand maar aanhoudend aan het kletsen of babbelen is, of wanneer er helemaal geen antwoord wordt gegeven. Stel je voor dat je iemand vraagt hoe laat het is en hij zegt dat het te heet is en dat hij zich niet comfortabel voelt.

Communicatie op zich is alleen schadelijk wanneer de communicatie die van Oorzaak afkomstig is, plotseling is en niets te maken heeft met wat er op dat moment gebeurt of aan de orde is. Wanneer dit gebeurt, worden er twee onderdelen van de formule, Aandacht en Intentie, genegeerd.

Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn als je het tegen een groep mensen hebt over hoe mooi het stuk land er met alle bloemen en bomen uitziet en een van de mensen in de groep begint plotseling te klagen over de prijsstijging van olie en hoe duur het is om zijn auto te rijden.

“Interesse” is ook een belangrijk onderdeel van communicatie. Geïnteresseerd betekent dat je aandacht aan iets besteedt. Interessant betekent dat je dingen aan het doen bent om iemands aandacht te krijgen en houden.

Bij een goede communicatie is A geïnteresseerd en heeft de Intentie om B te interesseren. B wordt, om toegesproken te worden, interessant. Evenzo is B, wanneer hij communiceert, geïnteresseerd en is A interessant. Hier hebben we, als onderdeel van de communicatieformule – maar een minder belangrijk onderdeel – de voortdurende verandering door zowel A als B van geïnteresseerd zijn naar interessant zijn.

De Oorzaak is geïnteresseerd. Het Effect is interessant.

Van iets groter belang is het feit dat de Intentie van A om te worden ontvangen door B, het noodzakelijk maakt dat A Dupliceerbaar (gedupliceerd kunnen worden) is. Als A helemaal niet Dupliceerbaar kan zijn, dan zal zijn communicatie natuurlijk niet door B worden ontvangen, omdat B, die A niet kan Dupliceren, de communicatie niet kan ontvangen.

Laten we als een voorbeeld hiervan aannemen dat A Chinees spreekt, terwijl B alleen Frans kan verstaan. Om zichzelf Dupliceerbaar te maken moet A Frans spreken met B die alleen Frans verstaat.

Of, als je bijvoorbeeld aan het praten was met een jong iemand om hem uit te leggen hoe iets werkt, zou je gebruik kunnen maken van eenvoudige woorden en zelfs stukjes van een voorwerp of schetsen (eenvoudige tekeningen), zodat hij zou kunnen volgen en dupliceren wat je zei.

Kortom, als alle onderdelen van de communicatieformule zijn inbegrepen en de communicatiecyclus zelf wordt voltooid, heb je goede communicatie en dan zul je door anderen worden begrepen. Dit is de route naar meer geluk en succes.

En denk eraan, iemand is dood in de mate dat hij niet kan communiceren. Hij leeft in de mate dat hij wel kan communiceren.