הצעד הראשון בהכנת התוכניות שיהפכו את חלומותיך למציאות הוא להבין את המילים הבסיסיות שבהן משתמשים בנושא של תכנון.

תוכנית היא שיטה של איך להשיג משהו. היא מורכבת מהפעולות הבסיסיות שחייבים לבצע כדי לשפר משהו או לפתור בעיה. תוכנית מבוססת בדרך כלל על המשאבים הזמינים (כסף, עובדים, ציוד, מתקנים, אספקה וכו') וכוללת רעיונות חכמים על איך להשתמש בהם.

כדי לבצע תוכנית, צריך להפוך אותה לצעדים ולפעולות הספציפיים הדרושים כדי להשיג את מה שהתוכנית אמורה לעשות. עושים את זה על-ידי שימוש במערכת צעדים.

מערכת צעדים היא סדרה של צעדים ברצף כדי להוציא לפועל תוכנית. לפני שאדם יוכל לכתוב מערכת צעדים, חייבת להיות לו בראש תוכנית, בין אם היא כתובה או לא.

צעד של מערכת צעדים נקרא יעד. יעד הוא פעולה שצריך לבצע כדי להשיג תוצאה רצויה.

מערכות צעדים מורכבות מכל מיני סוגים של יעדים שמתואמים כדי שהם יבוצעו בזמן. כל אחד מסוגי היעדים האלה מתואר להלן:

יעד עיקרי

יעד עיקרי הוא אמביציה (מה שהאדם רוצה להשיג) כללית רחבה. זה עשוי להקיף תקופת זמן ארוכה. דוגמאות של יעדים עיקריים הן "לדאוג לכך שכל המכונות והציוד בחברה יהיו תקינים" או "לאתר בניין חדש עבור החברה בעלוּת סבירה".

יעדים ראשוניים

יעדים ראשוניים הם הצעדים הארגוניים, צעדי כוח האדם וצעדי התקשורת שצריך להמשיך לקיים אותם. אם היעדים האלה אינם מושגים, יהיה קשה לעשות את היעדים הנותרים ומערכת הצעדים עלולה להיעצר בדיוק שם.

הראשון מבין היעדים הראשוניים האלה הוא: מישהו שם

ואז: מטרה כדאית

ואז: מישהו לוקח אחריות לאיזור או לפעולה

ואז: המתכונת, דפוס הפעולה או המבנה של הארגון מתוכננים היטב

ואז: המתכונת, דפוס הפעולה או המבנה של הארגון נשמרים או מבוססים מחדש

ואז: הארגון פועל

עם היעדים שלעיל, מערכת הצעדים יכולה להמשיך. אבל אם הם יוצאים מכלל שימוש או שלא מוצאים עבורם תחליף, יהיה קשה לעשות כל יעד שנקבע אחרי זה וייתכן שאי אפשר יהיה לעשות אותו בכלל.

היעדים הראשוניים כוללים את הדוגמאות הבאות:

"קבל את העבודה שמוקצית לך".

"קרא והבן את מערכת הצעדים שתבצע".

יעדים חיוניים

יעד חיוני הוא משהו שחייב להיעשות כדי שאפשר יהיה בכלל לפעול.

כדי לזהות את היעדים החיוניים, צריך לעשות בדיקה של האיזור כדי לגלות מה קורה ומהם החומרים, כוח האדם או הארגון שיש לנו כדי לפעול איתם.

לאחר מכן אנחנו מוצאים את אותן נקודות (לפעמים בזמן שפועלים) שעוצרות הצלחות עתידיות או מאיימות עליהן. את הנקודות האלה הופכים ליעדים שבדרך כלל אומרים שצריך לעשות משהו או שלא צריך לעשות משהו.

אלה דוגמאות של יעדים חיוניים:

"עשה את הבדיקה בעצמך; אל תיקח את הדו"ח של מישהו אחר".

"אל תסכים לקבל שום הוראות מאף אחד מלבד האדם הממונה עליך ישירות".

יעדים מותנים

יעד מותנה הוא יעד שמבוצע כדי לגלות נתונים או כדי לגלות אם אפשר לבצע פרוייקט או היכן אפשר לבצע אותו וכו'.

ראית אנשים שעובדים כל חייהם כדי "להתעשר" או משהו כזה כדי "לטייל בעולם", אבל הם אף פעם לא מצליחים לעשות זאת. אבל מישהו אחר קובע יעד "לטייל בעולם" וישר ניגש במרץ לבצע את זה ועושה את זה. הסוג הזה של יעד ידוע בתור יעד מותנה: אם רק הייתי יכול ל____, אז היינו יכולים ל_____ וכך להשיג את _____. זה בסדר, כמובן, עד שזה נעשה לא ממשי.

ישנה קבוצה שלמה של יעדים מותנים שאין בהם שום 'אם'. אלה יעדים קבילים. יש בהם הרבה נעשה: "אנחנו נעשה _____ ואז _____."

לפעמים משהו קורה פתאום שאתה יכול לנצל במהירות לטובתך. זה רק "מזל טוב". אתה משתמש בו ואז מתכנן שוב במהירות כשזה קורה. אי אפשר לסמוך על מזל טוב, אז זה לא רעיון טוב לסמוך עליו בתור פתרון.

יעד מותנה בעל תוקף יהיה:

"אנחנו נלך לשם כדי לראות אם האיזור שימושי".

כל היעדים המותנים הם ביסודו של דבר פעולות של איסוף נתונים תחילה, ואם זה בסדר, אז נכנסים לפעולה.

יעדים לפעולה

יעד לפעולה הוא יעד שאומר בדיוק מהן הפעולות שצריך לעשות. הוא כולל בדרך כלל זמן מוקצב מתי צריך להשלים את היעד כדי שהוא יתאים ליעדים אחרים.

דוגמאות של יעדים לפעולה כוללות את הדברים הבאים:

"נקה את הכיתות בזמן שהתלמידים בחופשת הקיץ".

"תרגל את כל הצוות על נוהלי המכירות החדשים לפני שתאפשר להם לעבוד עם לקוחות".

יעדים לייצור

יעדים לייצור הם יעדים שקובעים כמויות של דברים, בדרך כלל ביחס לזמן.

אלה דוגמאות של יעדים לייצור:

"לשלוח את כל מכתבי הקבלה בדואר לתלמידי הסתיו הבא עד ה-15 באפריל".

"להדפיס חמישים אלף ספרים עד החודש הבא".

מאחר שסטטיסטיקות משקפות ייצור בקלות רבה, זה יכול לגרום לארגון או לפעילות להפוך להיות כל-כך מודעים ליעדים לייצור עד שהם לא קובעים יעדים מותנים, יעדים לפעולה או יעדים ראשוניים. כשזה קורה, אז הייצור עלול לקרוס כי הגדרת התכנון חסרה בסוגי יעדים אחרים.

אתה חייב לבדוק ולערוך סקרים ולאסוף נתונים ולקבוע יעדים לפעולה ויעדים ראשוניים לפני שתוכל לקבוע יעדים לייצור.

סיבה רגילה לסטטיסטיקות שיורדות היא שיעדים ראשוניים לא מבוצעים. הם מפסיקים להתקיים ואף אחד לא שם לב שזה משפיע קשות על הייצור. הייצור תלוי בכך שיעדים קודמים אחרים יישמרו in.

להלן סיכום קצר של הסוגים השונים של יעדים שיוצרים מערכת צעדים.

סוגים של יעדים

יעדים עיקריים

כל אחד מהם הוא אמביציה (מה שאדם רוצה להשיג) כללית. זה עשוי להקיף תקופת זמן ארוכה. "לדאוג לכך שכל המכונות והציוד בחברה יהיו תקינים".

יעדים ראשוניים

אלה הם הצעדים הארגוניים, צעדי כוח האדם וצעדי התקשורת שצריך להמשיך לקיים אותם. היעדים האלה עוסקים בטרמינלים, בנתיבי התקשורת, בחומרים ובמערכת הארגונית. דוגמה: "למנות מישהו שיהיה אחראי לארגן את זה ולתת לו לקבוע את שאר היעדים הראשוניים" או "לבסס מחדש את מערכת התקשורת המקורית שהפסיקו להשתמש בה".

יעדים חיוניים

אלה יעדים שחייבים לעשות כדי שאפשר יהיה בכלל לפעול, בהתבסס על בדיקה של האיזור שבו אדם פועל.

יעדים מותנים

אלה יעדים שנקבעים בתור מצב של או זה או זה, כדי לברר נתונים או אם ניתן לבצע פרוייקט או היכן או עבור מי.

יעדים לפעולה

הם מפרטים כיוונים ופעולות או תוכנית אירועים או לוח זמנים.

יעדים לייצור

הם קובעים כמויות כגון סטטיסטיקות.