אפשר לכתוב תוכניות רבות כדי להשיג דברים שרצויים, אבל אלה רק תוכניות. התוכניות האלה לא יושלמו עד שיוחלט על ה-"מתי ואיך ועל-ידי מי", שייקבע עבורם לוח זמנים, הם יאושרו או יוסכם עליהם.

זאת הסיבה שלפעמים חושבים שתכנון הוא קשה מדי, מיותר או בזבוז זמן.

היית יכול לתכנן להרוויח מיליון דולר, אבל אם השאלות של מתי, איך ומי לא ייכתבו בצורת מערכת צעדים בתור יעדים מסוגים שונים, זה פשוט לא יקרה.

לדוגמה, נאמר שמכינים תוכנית מצוינת שתטפל בנושא של איך לשנות נמל (איזור מים מוגן שספינות יכולות להישאר בו) לאיזור עבור אוניות גדולות מאוד שנושאות נפט. התוכנית היתה יכולה להיות משורטטת, כשהכול ממוקם בצורה מושלמת ואפילו יכולים להיות דגמים של הנמל. עשר שנים חולפות והיא אפילו לא התחילה. ייתכן שראית תוכניות כאלה. מראים רבות מהן בירידים עולמיים (אירועים ציבוריים גדולים שבהם ארצות מכל העולם מציגות את יצירות האומנות שלהן, המלאכות שלהן, מוצרי התעשייה והחקלאות שלהן, פיתוחים מדעיים וכו').

או שיכולה להיות תוכנית שלמעשה נקבעו לה יעדים בצורת מערכת צעדים, כולל השאלות של מתי, איך ומי, אבל היא אף פעם לא תושלם כי היה קשה או לא ממשי לעשות את היעדים.

יכולה להיות לך גם תוכנית שלא היה לה אף יעד מותנה (יעד שנעשה כדי לגלות נתונים, או אם ניתן לבצע פרוייקט, היכן ניתן לבצע אותו וכו'). בלי יעד כזה בהתחלה, היה יכול להתברר שאף אחד לא באמת רצה אותה והיא לא היתה שימושית, אז קרוב לוודאי שהיא אף פעם לא תסתיים.

דבר כזה היה קיים באי ליד יוון. זה היה תיאטרון מלפני אלפי שנים שהושלם רק בחלקו ופשוט הושאר ככה. אף אחד לא שאל את האנשים אם הם רוצים אותו או אם היה בו צורך. אז למרות שהוא תוכנן היטב ואפילו נקבעו לו יעדים באופן חלקי והוא הושלם בחלקו, הוא עמד שם – חצי גמור. והוא נשאר ככה.

תוכנית יכולה גם להיות שרטוט או דגם (עותק קטן יותר מהמקור) של משהו או של איזור כלשהו או פרוייקט. תוכנית מהסוג הזה צריכה להתבצע עבור כל סוג של בנייה – הבנייה נכשלת בלעדיה. היא אפילו יכולה לקבל אישור בתור תוכנית.

אבל אם התוכנית נעשתה ללא יעד מותנה, היא תהיה חסרת תועלת או לא תתאים. סיבות אחרות שבגללן ייתכן שתוכנית לא תבוצע יהיו אם לא מאשרים עבורה שום כסף, אם לא נותנים הוראה לאף אחד לעשות אותה או אם לא נקבע עבורה לוח זמנים.

כאשר מישהו בנה תוכנית ומערכת צעדים שתצטרך לקבל אישור, הוא יצטרך להציג את המידע הבא בקשר אליה:

1. תוצאה של יעד מותנה (סקר של מה רצוי ונדרש).

2. הפרטים של הדבר עצמו, כלומר תמונה שלו או כמות העבודה שתהיה מעורבת בו, וגם עד כמה קל או קשה יהיה לעשות אותו ועם אילו אנשים או חומרים.

3. לומר אם זה מאוד חשוב או אם זה רק שימושי.

4. היעדים הראשוניים, שמראים את הארגון הנדרש כדי לעשות את זה (הצעדים הארגוניים, צעדי כוח האדם וצעדי התקשורת).

5. היעדים לפעולה, שמראים את הזמן הכרוך בהם ואיך הם משתלבים בשאר הפעולות (אלה שמפרטות כיוונים ופעולות או תוכנית אירועים או לוח זמנים).

6. העלות שלה ואם היא תכסה את העלות שלה, או אם יש מספיק כסף עבורה או כמה כסף היא תעשה.

מערכת הצעדים תצטרך לכלול את היעדים.

תוכנית תהיה העיצוב של הדבר עצמו.

זה מראה למה יש תוכניות שלא מביאות כתוצאה מהן לשום דבר ולמה לעתים קרובות לא משלימים אותן, אפילו כשהן מתוכננות. זה יכול להיות בגלל שהתוכנית לא אורגנה עם היעדים שסודרו כסוגים נכונים של יעדים וברצף הנכון. כתוצאה מכך, התוכנית לא ממשית או לא מתבצעת.

לפעמים יעד מותנה הוא לא נכון וזה יכול למנוע את השלמת התוכנית ומערכת הצעדים. יעד מותנה לא אמור לנסות לגלות אם ישנם מעצורים שימנעו מהתוכנית להתבצע. או שייתכן שהוא לא יגלה אילו אנשים ומיומנויות זמינים.

אבל אם הנקודות האלה מובנות, אז הנושא של ארגון ותכנון נעשה מאוד ברור. אדם שכותב מערכות צעדים יכול להיעשות ממש מיומן ויכול להשיג דברים שלא היה ניתן להשיג קודם או ייתכן שאפילו לא חשבו עליהם לפני כן.