כדי שאדם או קבוצה יגיעו לשאיפה, הם צריכים תחילה לדעת את היסודות על ארגון. ארגון פירושו הדרכים של סידור דברים ופעולות כדי להביא למה שאדם או קבוצה רוצים.

אמירה פשוטה על ארגון היא שיש לו את המטרה להפוך תכנון למציאות. מציאות היא משהו ממשי, לא רק משהו שנמצא רק בדמיונו של מישהו.

ארגון הוא לא שיטה מורכבת שאין לה שום מטרה – זו תהיה בירוקרטיה. בירוקרטיה היא מערכת מורכבת של כללים ונהלים בתוך קבוצה, שמאפשרת לאנשים להתחמק מאחריות ומונעת מדברים להתבצע. אנשים ינסו להיפטר מקבוצות ומממשלות כאלה כי הן יביאו רק דברים כמו ירידה בייצור, מסים גבוהים והרבה שליטה שמפריעה בדרכם של אלה שמנסים לייצר.

כמו כן, ארגון הוא לא סתם דרך שלפיה כמה אנשים ינסו להפוך להיות חשובים יותר מאשר אנשים אחרים. אם זה קורה, זה יכול להוביל לחסימת אלה שבאמת מנסים לארגן פעילות כדי להגביר את הייצור.

במקום זאת, כדי שארגון יהיה שימושי ויתקיים לאורך זמן, הוא חייב להתאים להגדרה של הפיכת התכנון למציאות.

למרות שכמה מהמנהיגים הרשעים ביותר של קבוצות וארגונים לא רוצים שיפורים לאנשים שלהם, כמעט כל אחד אחר בקבוצות, בארגונים ובממשלות רוצה תנאים משופרים עבור האיזורים שלו. דוגמאות כאלה יוכלו לכלול יותר אוכל, יותר שכר או בניינים נחמדים יותר לגור ולעבוד בהם. למעשה, שיפורים פירושם כמות רבה יותר וטובה יותר של מה שאדם חושב שיהיה טוב ומועיל עבורו ועבור משפחתו, כמו השכלה ומשרות טובות יותר, שכונות נקיות יותר לחיות בהן ופארקים נאים יותר עבור הילדים לשחק בהם. זה כולל גם פחות ממה שבדרך כלל נחשב לרע, כמו מלחמה, פשע וסמים.

מערכות צעדים שרוב האנשים רואים אותן בעין יפה ותומכים בהן מורכבות יותר ממה שטוב ופחות ממה שרע. דברים אופייניים למערכות צעדים בעלות ערך ומקובלות יהיו "יותר אוכל, פחות מחלות", "יותר בניינים יפים, פחות שיכונים עניים", "יותר זמן פנוי, פחות עבודה", "יותר עבודות טובות, פחות אבטלה".

אבל לקיים רק מערכת צעדים יוכל עדיין להיות כישלון. מכל מיני סיבות, מערכות צעדים יכולות שלא להצליח להגיע לשאיפות שלהן. מערכת הצעדים גדולה מדי. היא לא נחשבת לרצויה על דעת הרוב. היא בכלל לא נחוצה. היא תועיל רק למעטים. נראה שאלו יהיו הסיבות לכך שמערכות צעדים לא מבוצעות. אבל הסיבה האמיתית היא חוסר ידע-איך ארגוני.

אפילו אם מערכת צעדים היתה גדולה מדי או מקובלת רק על אחדים, או אפילו אם היא לא היתה נחוצה, עדיין ניתן לבצע אותה. ניתן לבצע כל מערכת צעדים ולהביא למה שהיא אמורה ליצור אם היא תהיה מאורגנת כהלכה.

זה לא שהחלומות של אנשים הם לא מספיק טובים. זה שלאנשים לא תמיד יש את כל הידע-איך הנדרש כדי להפוך את החלומות האלה למציאות.

הדברים שחייבים לטפל בהם כדי שאדמיניסטרציה (הפעולות הכרוכות בניהול או בארגון של משרד, ארגון או פעילות ספציפית) טובה תתרחש הם:

1. לשמור על המשכת פעולתן של חברה או מדינה קיימות.

2. להפוך את התכנון למציאות.

אם היו לך החלקים הבסיסיים של קבוצה, ארגון או מדינה, כמו אדמה, אנשים או ציוד, היית נזקק לשיטה של אדמיניסטרציה רק כדי לקיים אותם.

לכן הצעדים של (1) ו-(2) לעיל באמת הופכים רק ל-(2) – להפוך את התכנון למציאות. התכנון שצריך לקרות הוא לשמור על המשכת פעולתן של החברה או המדינה הקיימות. ואף חברה או מדינה לא תמשיך להתקיים אלא אם כן אנשים יפעלו כדי לשמור אותן שם. אז שיטות של אדמיניסטרציה, ולא משנה עד כמה פשוטות ובסיסיות הן, נדרשות כדי לשמור על המשך התקיימותה של כל קבוצה.

כאשר מערכת שלמה של אדמיניסטרציה הולכת לאיבוד או נשכחת, דבר שיכול לקרות בגלל מלחמה או שינויי ממשל, לדוגמה, הקבוצה יכולה להתמוטט אלא אם כן איזשהו סוג אחר של אדמיניסטרציה ייקח את מקומה.

שינוי ראש מחלקה או מנהל או אפילו שליט יכול להרוס חלק מקבוצה או את הקבוצה כולה כי המערכת הישנה נעשית לא ידועה או נשכחת. ייתכן שכבר לא משתמשים בה יותר והמערכת החדשה אינה מובנת. העברות תכופות מתפקיד לתפקיד בתוך חברה או מדינה יכולות להשאיר את הקבוצה כולה קטנה, חסרת סדר ומבולבלת. זה בגלל שההעברות האלה הורסות כל סוג של אדמיניסטרציה שהיתה עשויה להיות שם.

מהסיבות האלה, חיוני לדעת את הנושא הבסיסי של ארגון.

אפילו אם קבוצה רק מתגוננת נגד איזשהו אסון שמאיים עליה, הקבוצה עדיין צריכה לתכנן. לדוגמה, אולי סערה עזה עומדת להכות בעיירה, אז מנהיגי העיירה צריכים לתכנן איך לעזור לאנשים להישאר בטוחים. ברגע שהוכנה תוכנית, צריך להכניס אותה לפעולה על-ידי פתיחת בתי-ספר וכנסיות שבהם אנשים יוכלו להישאר עד שהסערה תחלוף או על-ידי תשדירים ברדיו שיגידו לאנשים לצאת מהאיזור למשך כמה ימים.

יש תוכניות שיכולות להיות מאוד פשוטות. קח, לדוגמה, כשחיילי האויב תוקפים מצודה (בניין גדול שנבנה עם חומות חזקות כדי להגן על האנשים והחיילים). צריך להגן על המצודה, וזה כולל יצירת תוכנית וביצוע התוכנית, אפילו אם זו רק ההוראה "להדוף את חיילי האויב שמטפסים על החומה הדרומית".

הוראה כזאת היא התוצאה של התבוננות ותכנון מהירים ופשוטים מאוד. ההגנה על החומה הדרומית מתרחשת באמצעות מערכת כלשהי של אדמיניסטרציה, אפילו אם היא מורכבת רק מקצינים ששומעים את ההוראה ודוחפים את אנשיהם אל החומה הדרומית.

גם חברה שחייבת הרבה כסף צריכה לעשות תוכנית. התוכנית שלה חייבת לפתור איך לשלם לאנשים שהיא חייבת להם כסף. ואז צריך למצוא איך להגיד לאותם אנשים מתי הכסף ישולם להם בחזרה. תוכנית כזאת תיתן לחברה מספיק זמן כדי להרוויח את הכסף שהם צריכים.

מנהיגי ממשלות לעתים קרובות מבטיחים לאנשים שהם יעשו דברים נפלאים. אבל כשהדברים האלה לא קורים, המנהיגים לא מנסים, כמו שרוב האנשים מאמינים, להתחמק מלעשות את מה שהם הבטיחו או מנסים לשקר לאנשים. הם למעשה לא מסוגלים לממש את הבטחותיהם, לא בגלל שההבטחות האלה גדולות מדי, אלא בגלל שרוב מנהיגי הממשלות אולי יודעים משהו על ממשל אבל לא הרבה על אדמיניסטרציה. אז אין להם את הידע-איך הארגוני כדי להפוך את התוכניות שלהם למציאות.

יש אנשים שעבורם לחלום חלום נפלא זה מספיק. רק משום שהם חלמו אותו הם חושבים שעכשיו הוא צריך להתממש. הם מתבאסים מאוד כשהוא לא קורה. אומות שלמות, עסקים וקבוצות המשיכו להתקיים במשך שנים רבות כשהאיזורים שלהם בבלבול ובאי-סדר משום שהחלומות והתוכניות הבסיסיים שלהם מעולם לא הפכו למציאות.

אם אדם מתכנן שאיפות גדולות, כגון יותר עבודות ויותר כסף למען העיר שבה הוא גר, או משהו קטן יותר, כמו צביעה מחדש של הבית שלו, התוכניות לא ישיגו את מה שנדרש אם יש חוסר בידע-איך אדמיניסטרטיבי.

אפילו אם אדם לא יודע על פרטים טכניים או איך למצוא את הכסף שהוא צריך, אפילו אם הוא לא יכול לגרום לאחרים לציית להוראות שלו, אפילו אם התוכניות שלו אינן ברורות מאוד ולא הושקעה בהן מחשבה רבה – אף אחד מהדברים האלה לא מהווה מחסום אמיתי בין תכנון למציאות.