Para hacer investigaciones precisas, tienes que tener una comprensión excelente de la lógica y de los diversos tipos de puntos fuera y puntos positivos. Teniendo estos como tu base, ahora usas dos pasos generales para “averiguar qué es lo que está pasando realmente”. Estos pasos son:

1. Analizar los datos,
2. Utilizar los datos que han sido analizados para analizar la situación.

Los datos se definen como hechos, gráficas de estadísticas, afirmaciones, decisiones, acciones y descripciones, que supuestamente son ciertas.

Una situación se define como el escenario amplio general sobre el que existe un conjunto de datos actuales.

Por ejemplo, el declive en las estadísticas del número de computadoras nuevas en una tienda de venta de computadoras sería una situación.

Analizar significa examinar o estudiar algo cuidadosamente y en detalle para comprenderlo mejor. Al hacer investigaciones, los datos y la situación se analizan y así es cómo se hace.

La manera de analizar los datos es comparar cada parte de los datos con los puntos fuera y ver si alguno de ellos aparece en los datos. (Por ejemplo, una afirmación que se supone que es verdad, resulta siendo una mentira, que es un punto fuera, una falsedad).

La forma de analizar la situación es tomar cada una de las piezas de datos analizadas, según lo anterior y asignarle cada punto fuera a la persona o parte del área al que pertenece. (Por ejemplo, si Bill fuera la persona que dijo la falsedad anterior, ese punto fuera se coloca en el nombre de Bill). Cuando todos los datos han sido analizados, cuenta los puntos fuera para ver donde se colocaron la mayoría de los puntos fuera.

Hacer esto te dará las ubicaciones o la gente con mayores errores o desorganización. También te da las áreas de mayor eficiencia, que son las esferas con el menor número de puntos fuera.

Por ejemplo, hay problemas en la Unidad de Refrigerios. Hay tres personas en esa unidad. Al realizar un análisis de los datos de toda el área encontramos varios puntos fuera. Entonces los asignamos a los empleados A, B y C que trabajan en la unidad. Digamos que cuando la investigación se termina, descubres que B tiene el mayor número de puntos fuera. Esto indica que el problema en la Unidad de Refrigerios es con B. Podemos manejar a B en varias formas, como entrenándolo en los deberes de su trabajo, haciendo que llegue a trabajar a tiempo, etc. Nota que analizamos los datos del área principal. Asignamos cada pieza de datos a la secciones más pequeñas en el área. Al ver cuál sección tiene el mayor número de puntos fuera, tuvimos una situación analizada y pudimos determinar qué hacer para manejar esta sección.

Por ejemplo, analizamos todos los datos que tenemos sobre la Planta de Autos Bingo. Asignamos los datos que se analizaron como puntos fuera a cada función de la Planta de Autos Bingo. Así localizamos con precisión cuál función es la que está peor. Entonces manejamos esa función de varias maneras, principalmente organizándola y entrenando a sus ejecutivos y a su personal.

Existen algunas variaciones.

OBTENEMOS UN ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN, ANALIZANDO TODOS LOS DATOS DISPONIBLES Y ASIGNANDO LOS DATOS QUE TENGAN PUNTOS FUERA A LAS ÁREAS O PARTES. EL ÁREA QUE TENGA MÁS PUNTOS FUERA ES EL ÁREA QUE NECESITA SER CORREGIDA.

Cuando vemos una situación general que debe resolverse, por supuesto, tenemos el problema de encontrar qué es lo que está mal antes de poder corregirlo. Los pasos del análisis de los datos, seguidos del análisis de la situación son los pasos que se usan para averiguar qué está mal.

Hacemos esto comparando todos los datos con los puntos fuera (ilógicas). Ahora tenemos una larga lista de puntos fuera. Este es el paso del análisis de los datos.

Clasificamos los puntos fuera que tenemos ahora con respecto a las áreas principales del escenario. La mayoría de los puntos fuera aparecerán en un área. Este es el paso del análisis de la situación.

Ahora sabemos qué área resolver.

Por ejemplo, existen setenta datos con respecto al escenario general. Encontramos que, de estos, veintiuno son irracionales. Estos son los puntos fuera. Clasificamos los veintiún puntos fuera en las áreas de donde provienen o a las que aplican. Dieciséis vienen del área G. Manejamos el área G.

La Experiencia

La parte destacable de un ejercicio así es que mientras que podría tomar un día completar el análisis de los datos, esto se compara a tres meses de experiencia de funcionamiento. Así que el análisis de los datos y de la situación es un resultado instantáneo, mientras que la experiencia requiere de mucho tiempo.

Uno obtiene un análisis de una situación analizando todos los datos que tiene y asignando los puntos fuera a las áreas o personas. El área o persona que tenga más puntos fuera muestra dónde se necesita corrección.

Qué tan bien se haga el análisis de los datos depende de lo bien que la persona haciendo la investigación conozca la organización y el propósito ideal en el que se basa la actividad. Esto significa que uno tiene que saber cuáles se supone que son las actividades de uno desde un punto de vista racional (razonable) o lógico.

Por ejemplo, se supone que un reloj debe funcionar continuamente e indicar el tiempo, y debe tener un diseño práctico y agradable. Se supone que una fábrica de relojes debe fabricar relojes. Se supone que debe producir suficientes relojes a un precio lo suficientemente barato que sean lo suficientemente buenos para que los clientes los quieran comprar. Y los relojes se tienen que vender por un dinero suficiente de forma que la fábrica de relojes pueda seguir funcionando.

La fábrica compra los materiales con los cuales fabrica los relojes. Repara y sustituye sus herramientas y su equipo. Contrata a trabajadores para que fabriquen los relojes y a ejecutivos para que supervisen el trabajo hecho en la fábrica. Tiene pequeñas compañías que manejan las reparaciones de los relojes. Están ubicadas en zonas lejos de la fábrica. Y tiene otras compañías que venden los relojes a los tipos más grandes de tiendas, donde la gente puede ir y comprarlos.

Todo lo anterior muestra qué se entiende por la estructura “ideal” de la compañía de relojes y su organización.

Esos puntos son racionales y lógicos. Son lo que debería ocurrir y si ocurren, esto indica que a la fábrica de relojes le está yendo bien y será capaz de seguir funcionando.

Si le echamos un vistazo a los datos actuales verdaderos en la compañía de relojes, podemos encontrar puntos fuera y hacer un análisis de los datos. Por ejemplo, si se supone que la compañía tenía que haber recibido materiales para fabricar los relojes pero estos materiales no han llegado, esto sería un punto fuera, hechos contrarios.

Estos puntos fuera se asignan a todo el conjunto como un análisis de la situación. En este ejemplo, los materiales no se entregaron porque la persona a cargo del dinero de la compañía olvidó pagarle al proveedor quien envía los materiales. Así que este punto fuera es asignado a la persona que está a cargo del dinero.

Si el resto del análisis de los datos y el análisis de la situación encontrara más puntos fuera sobre esta persona, entonces eso muestra quién necesita ser corregido.

Uno utiliza su pericia y su destreza en administración (las acciones involucradas en dirigir u organizar una oficina, organización o una actividad específica) para reparar la sección más pequeña que tiene la mayoría de puntos fuera.

De esta manera, tenemos una fábrica de relojes que funciona más cerca del ideal.

Cualesquiera problemas en las organizaciones de cualquier tipo se manejan de la misma forma.

A estas dos acciones se les llama:

• ANÁLISIS DE LOS DATOS
• ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN