Para que una persona o grupo alcance una meta, primero tienen que conocer los fundamentos de la organización. Organización significa las maneras de organizar las cosas y las acciones para producir lo que una persona o grupo quiere.

Una manera sencilla de explicar qué es la organización es que esta tiene el propósito de hacer que la planificación se convierta en una realidad. Una realidad es algo que es real, no algo que está solo en la imaginación.

La organización no es un sistema sofisticado que no tiene propósito, eso sería burocracia. La burocracia es un sistema complejo de reglas y procedimientos dentro de un grupo que permite que las personas eviten la responsabilidad e impide que las cosas se lleven a cabo. La gente tratará de deshacerse de los grupos y los gobiernos como este, porque solo traen cosas tales como producción disminuida, impuestos elevados y una gran cantidad de control que se interpone en el camino de los que están tratando de producir.

Además, la organización no es simplemente una manera en que algunas personas tratan de ser más importantes que otras personas. Si esto sucede, podría acabar bloqueando a los que honestamente están tratando de organizar una actividad para aumentar la producción.

En cambio, para que sea útil y duradera, una organización tiene que encajar en la definición de hacer que la planificación se convierta en una realidad.

Aunque algunos de los líderes más malignos de grupos y organizaciones no quieran mejoras para su gente, casi todas las demás personas en los grupos, las organizaciones y los gobiernos quieren mejorar las condiciones de sus áreas. Tales ejemplos podrían incluir más comida, más paga o edificios mejores para vivir y trabajar. De hecho, las mejoras significan más y mejor de lo que una persona crea que sea bueno y útil para ella y para su familia, como mejor educación y trabajos, vecindarios más limpios para vivir y parques más agradables para que los niños jueguen. Esto también incluye menos de lo que se considera que es malo, como la guerra, el crimen y las drogas.

Los programas que la mayoría de la gente aprueba y apoyan consisten de más de lo que es bueno y de menos de lo que es malo. “Más comida, menos enfermedad”, “más edificios bonitos, menos viviendas pobres”, “más tiempo libre, menos trabajo”, “más trabajos, menos desempleo” son ejemplos típicos de programas valiosos y aceptables.

Pero tener solo un programa todavía podría significar el fracaso. Por toda clase de razones, los programas pueden fracasar en alcanzar sus metas. El programa es demasiado grande. Esto en general no se considera deseable. No es necesario en absoluto. Solo beneficiaría a unos cuantos. Estas parecen ser las razones por las que los programas no se llevan a cabo. Pero la verdadera razón es una falta de pericia organizativa.

Incluso si un programa es demasiado grande o solo aceptable para algunos o incluso si no es necesario, todavía podría hacerse. Cualquier programa podría hacerse y producir lo que se supone que tiene que producir si estuviera bien organizado.

No es que los sueños de la gente no sean lo bastante buenos. Es que la gente no siempre tiene toda la pericia necesaria para convertir esos sueños en una realidad.

Las cosas que se tienen que resolver para que la buena administración (las acciones involucradas en dirigir u organizar una oficina, organización o actividad específica) ocurran son las siguientes:

1. Mantener en marcha una compañía existente o país.

2. Hacer que la planificación se convierta en una realidad.

Si tuvieras las partes básicas de un grupo, organización o país, tales como tierra, gente o equipo, necesitarías un sistema de administración para mantenerlas.

Así que el (1) y el (2) anteriores, en realidad, se convierten en el (2), para hacer que la planificación se convierta en una realidad. La planificación que tiene que haber es para mantener en marcha la compañía o el país existente. Ninguna compañía o país continúa a menos que uno siga poniéndola ahí. Así que los métodos de administración, sin importar lo simple y básicos que sean, son necesarios para mantener a los grupos en marcha.

Cuando todo un sistema de administración se pierde o se olvida, lo que puede ocurrir debido a la guerra o cambios en el gobierno, por ejemplo, entonces el grupo puede hundirse a menos que algún otro tipo de administración tome su lugar.

Cambiar al jefe de un departamento o a un director o incluso a un gobernante puede destruir una parte o la totalidad de un grupo porque el viejo sistema se vuelve desconocido u olvidado. Puede que se deje de usar y el nuevo sistema no se entienda. Las transferencias frecuentes (cambiar a las personas de un trabajo a otro) dentro de una compañía o un país pueden mantener al grupo pequeño, desordenado y confuso. Esto es porque estas transferencias destruyen todo tipo de administración que pudiera haber.

Por estas razones, es vital conocer el tema básico de la organización.

Incluso si un grupo solo se está defendiendo contra algún desastre que lo amenace, el grupo aún tiene que planificar. Por ejemplo, tal vez una poderosa tormenta se dirija a una ciudad, así que los líderes de la ciudad tienen que planear cómo ayudar a mantener a salvo a la gente. Una vez que haya un plan preparado, entonces se tiene que poner en acción mediante la apertura de las escuelas y las iglesias donde la gente pueda quedarse hasta que la tormenta acabe o hacer anuncios de radio diciéndole a la gente que se vaya de la zona durante unos días.

Algunos planes pueden ser muy sencillos. Tomemos, por ejemplo, cuando los soldados enemigos están atacando una fortaleza (un gran edificio construido con fuertes muros para proteger a la gente y a los soldados). La fortaleza se tiene que defender, lo que implica la creación de un plan y llevar a cabo el plan, incluso si solo es la orden de “Hacer retroceder a los soldados enemigos que están subiendo por el muro sur”.

Tal orden es el resultado de una observación y una planificación muy sencilla y rápida. La defensa del muro sur se produce basándose en algún sistema de administración, aun cuando solo consista en sargentos que oigan la orden y envíen a sus hombres al muro sur.

Una empresa que debe mucho dinero también tiene que hacer un plan. Su plan tiene que resolver cómo va a pagar a las personas a las que les debe el dinero. Entonces tiene que resolver cómo decirle a esa gente cuándo se le va a pagar el dinero. Este tipo de plan le dará a la empresa tiempo suficiente para crear el dinero que necesita.

Los líderes de los gobiernos a menudo prometen a las personas que harán cosas maravillosas. Pero cuando estas cosas no pasan, los líderes no están, como la mayoría de las personas creen, tratando de evitar hacer lo que han prometido o intentar mentir a las personas. En realidad no son capaces de llevar a cabo sus promesas, y no es debido a que estas promesas sean demasiado grandes, sino porque la mayoría de los líderes del gobierno pueden saber algo acerca del gobierno, pero no mucho acerca de administración. Así que no tienen la pericia organizativa de cómo hacer que sus planes se conviertan en una realidad.

Para algunas personas, parece que soñar un sueño maravilloso es suficiente. Solo porque lo hayan soñado, creen que ahora debería ocurrir. Se sienten muy molestas cuando esto no ocurre. Naciones enteras, empresas y grupos han continuado durante muchos años con sus áreas en confusión y desorden, porque sus sueños y planes básicos nunca se convirtieron en una realidad.

Ya sea que una persona esté planificando grandes metas, como más trabajo y más dinero para la ciudad en la que vive, o algo más pequeño, como pintar otra vez la casa, los planes no van a lograr lo que se necesita si hay una falta de pericia administrativa.

Incluso si la persona no sabe acerca de detalles técnicos o de cómo crear el dinero que necesita, incluso si no puede hacer que otros sigan sus órdenes, incluso si sus planes no son muy claros y bien pensados, ninguna de estas son barreras verdaderas entre la planificación y la realidad.