Για να κάνεις ακριβείς διερευνήσεις, πρέπει να έχεις μια εξαιρετική κατανόηση της λογικής και των διαφόρων ειδών αρνητικών σημείων και θετικών σημείων. Έχοντας αυτά ως βάση, στη συνέχεια χρησιμοποιείς δύο γενικά βήματα για να «ανακαλύψεις τι συμβαίνει στ’ αλήθεια». Τα βήματα αυτά είναι:

1. Ανάλυση των δεδομένων,
2. Χρησιμοποίηση των δεδομένων που αναλύθηκαν, για να αναλυθεί η κατάσταση.

Δεδομένα σημαίνει γεγονότα, γραφήματα στατιστικών, δηλώσεις, αποφάσεις, ενέργειες και περιγραφές, που υποτίθεται ότι είναι αληθινά.

Κατάσταση σημαίνει η ευρεία, γενική σκηνή σχετικά με την οποία υπάρχει ένα σύνολο πρόσφατων δεδομένων.

Για παράδειγμα, η πτώση στις στατιστικές του αριθμού ηλεκτρονικών υπολογιστών σε ένα κατάστημα πώλησης ηλεκτρονικών υπολογιστών θα ήταν μια κατάσταση.

Ανάλυση σημαίνει εξέταση ή μελέτη κάποιου πράγματος προσεκτικά και λεπτομερώς, έτσι ώστε να γίνει καλύτερα κατανοητό. Όταν κάνεις μια διερεύνηση, αναλύεις τα δεδομένα και την κατάσταση, και ορίστε πώς γίνεται αυτό.

Ο τρόπος να αναλύσεις δεδομένα είναι συγκρίνοντας το κάθε δεδομένο με τα αρνητικά σημεία και βλέποντας εάν εμφανίζονται κάποια απ’ αυτά στα δεδομένα που εξετάζεις. (Για παράδειγμα, μια δήλωση που υποτίθεται ότι είναι αληθινή αποδεικνύεται να είναι ψευδής, πράγμα το οποίο είναι ένα αρνητικό σημείο, ένα ψεύδος.)

Ο τρόπος για να αναλύσεις την κατάσταση είναι να πάρεις το καθένα από τα δεδομένα που αναλύθηκαν όπως αναφέρεται παραπάνω και να αναθέσεις το κάθε αρνητικό σημείο στο άτομο ή στο τμήμα της περιοχής όπου ανήκει. (Για παράδειγμα, αν ο Μπιλ ήταν το άτομο που είπε το παραπάνω ψεύδος, αυτό το αρνητικό σημείο τοποθετείται δίπλα στο όνομα του Μπιλ.) Όταν όλα τα δεδομένα έχουν αναλυθεί, μέτρησε τα αρνητικά σημεία για να δεις πού έχουν τοποθετηθεί τα περισσότερα αρνητικά σημεία.

Κάνοντάς το αυτό, θα βρεις τις περιοχές ή τους ανθρώπους που κάνουν τα περισσότερα λάθη ή έχουν τη μεγαλύτερη αποδιοργάνωση. Θα βρεις επίσης τις περιοχές με τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, που θα είναι οι περιοχές με τον μικρότερο αριθμό αρνητικών σημείων.

Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα στο κυλικείο. Το προσωπικό του αποτελείται από τρία άτομα. Κάνοντας μια ανάλυση δεδομένων σ’ ολόκληρη την περιοχή βρίσκουμε διάφορα αρνητικά σημεία. Μετά, τα αποδίδουμε αυτά στον καθέναν από τους υπαλλήλους Α, Β και Γ που εργάζονται σε αυτό το κυλικείο. Ας πούμε ότι, όταν ολοκληρωθεί η διερεύνηση, βρίσκεις πως ο Β είχε τα περισσότερα αρνητικά σημεία. Αυτό δείχνει ότι το πρόβλημα με το κυλικείο προκαλείται από τον Β. Μπορεί να γίνει χειρισμός του Β με διάφορους τρόπους, όπως εκπαιδεύοντάς τον στα καθήκοντα της δουλειάς του, φροντίζοντας να έρχεται στη δουλειά στην ώρα του κ.λπ. Πρόσεξε ότι αναλύσαμε τα δεδομένα για την κύρια περιοχή. Αναθέσαμε το κάθε δεδομένο στους μικρότερους τομείς της περιοχής. Βλέποντας ποιος τομέας είχε τα περισσότερα αρνητικά σημεία, στη συνέχεια αναλύσαμε την κατάσταση και μπορούσαμε να αποφασίσουμε τι πρέπει να κάνουμε για να χειριστούμε αυτό τον τομέα.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι αναλύουμε όλα τα δεδομένα που έχουμε για το Εργοστάσιο Κατασκευής Αυτοκινήτων Μπίνγκο. Αποδίδουμε σε καθεμιά από τις λειτουργίες του Εργοστασίου Κατασκευής Αυτοκινήτων Μπίνγκο τα δεδομένα που αναλύθηκαν και βρέθηκε ότι αποτελούν αρνητικά σημεία. Έτσι, εντοπίζουμε ποια λειτουργία βρίσκεται στη χειρότερη κατάσταση. Στη συνέχεια χειριζόμαστε αυτή τη λειτουργία με διάφορους τρόπους, κυρίως οργανώνοντάς την και εκπαιδεύοντας τους εκτελεστικούς (υψηλά ιστάμενα στελέχη) και το προσωπικό.

Υπάρχουν διάφορες παραλλαγές.

Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΠΙΤΥΓΧΑΝΕΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΕΧΟΥΜΕ ΚΑΙ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΩΝ ΑΡΝΗΤΙΚΩΝ ΣΗΜΕΙΩΝ ΣΤΙΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ Ή ΣΤΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΥΤΑ ΑΦΟΡΟΥΝ. Η ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΤΑ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΑΡΝΗΤΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΟΥ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΝΑ ΔΙΟΡΘΩΘΕΙ.

Όταν έχουμε μπροστά μας μια γενικότερη κατάσταση που χρειάζεται χειρισμό, έχουμε φυσικά το πρόβλημα ότι πρώτα πρέπει να βρούμε τι δεν πάει καλά, προτού να μπορέσουμε να τη διορθώσουμε. Τα βήματα της ανάλυσης δεδομένων ακολουθούμενα από την ανάλυση μιας κατάστασης, είναι τα βήματα που πρέπει να χρησιμοποιήσεις για ν’ ανακαλύψεις τι πάει στραβά.

Το κάνουμε αυτό, συγκρίνοντας όλα τα δεδομένα με τα αρνητικά σημεία (παραλογισμούς). Τώρα έχουμε έναν μακρύ κατάλογο από αρνητικά σημεία. Αυτό είναι το βήμα της ανάλυσης δεδομένων.

Έπειτα, χωρίζουμε τα αρνητικά σημεία που έχουμε τώρα στις κύριες περιοχές της σκηνής. Η πλειοψηφία των αρνητικών σημείων θα φαίνεται να υπάρχει σε μια περιοχή. Αυτό είναι το βήμα της ανάλυσης της κατάστασης.

Τώρα γνωρίζουμε ποια περιοχή να χειριστούμε.

Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι υπάρχουν εβδομήντα δεδομένα σχετικά με τη γενική σκηνή. Βρίσκουμε ότι είκοσι ένα απ’ αυτά τα δεδομένα είναι παράλογα. Αυτά είναι τα αρνητικά σημεία. Αποδίδουμε τα είκοσι ένα αυτά αρνητικά σημεία στις περιοχές από τις οποίες προήλθαν ή σ’ αυτές με τις οποίες σχετίζονται. Δεκαέξι προήλθαν από την περιοχή Ζ. Χειριζόμαστε την περιοχή Ζ.

Εμπειρία

Αυτό που παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον σε μια τέτοια άσκηση είναι ότι ενώ μπορεί να σου πάρει μια μέρα για να ολοκληρώσεις την ανάλυση δεδομένων, αυτό ισοδυναμεί με τριών μηνών επιχειρησιακή εμπειρία. Επομένως η ανάλυση δεδομένων και η ανάλυση της κατάστασης έχουν άμεσο αποτέλεσμα ενώ η εμπειρία παίρνει πολύ χρόνο.

Κάποιος κάνει την ανάλυση μιας κατάστασης κάνοντας την ανάλυση όλων των δεδομένων που έχει και αποδίδοντας τα αρνητικά σημεία σε περιοχές ή άτομα. Η περιοχή ή το άτομο που έχει τα περισσότερα αρνητικά σημεία σου δείχνει πού χρειάζεται να υπάρξει διόρθωση.

Το πόσο καλά γίνεται η ανάλυση δεδομένων εξαρτάται από το πόσο καλά γνωρίζει το άτομο που κάνει τη διερεύνηση, την ιδανική οργάνωση και τον σκοπό στον οποίο βασίζεται η δραστηριότητα. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να γνωρίζει κανείς ποιες υποτίθεται ότι είναι οι δραστηριότητες της περιοχής αυτής, από μια ορθή ή λογική άποψη.

Για παράδειγμα, ένα ρολόι υποτίθεται ότι πρέπει να δουλεύει, να δείχνει την ώρα και να έχει ένα πρακτικό και κομψό σχέδιο. Αυτό που πρέπει να κάνει ένα εργοστάσιο ρολογιών είναι να φτιάχνει ρολόγια. Υποτίθεται ότι πρέπει να παράγει πολλά ρολόγια, αρκετά φτηνά και αρκετά καλά, ώστε οι πελάτες να θέλουν να τα αγοράσουν. Και τα ρολόγια πρέπει να πουληθούν για αρκετά χρήματα, έτσι ώστε το εργοστάσιο ρολογιών να συνεχίσει να λειτουργεί.

Το εργοστάσιο αγοράζει τα υλικά που χρειάζεται για να φτιάξει τα ρολόγια. Επιδιορθώνει και αντικαθιστά τα εργαλεία και τον εξοπλισμό του. Προσλαμβάνει εργάτες για να φτιάχνουν τα ρολόγια και εκτελεστικούς για να εποπτεύουν τη δουλειά στο εργοστάσιο. Έχει μικρότερες εταιρείες που χειρίζονται τις επισκευές ρολογιών. Αυτές βρίσκονται σε περιοχές που είναι μακριά από το εργοστάσιο. Και έχει κι άλλες εταιρείες που πουλάνε ρολόγια στα μεγαλύτερα είδη καταστημάτων, όπου οι άνθρωποι μπορούν να πάνε και να τα αγοράσουν.

Όλα τα παραπάνω δείχνουν τι σημαίνει όταν λέμε «ιδανική» δομή της εταιρείας ρολογιών και της οργάνωσής της.

Αυτά τα σημεία είναι συνετά και λογικά. Αποτελούν αυτό που θα έπρεπε να γίνεται, και αν όντως γίνονται, αυτό δείχνει ότι το εργοστάσιο ρολογιών τα πάει καλά και θα είναι σε θέση να συνεχίσει να λειτουργεί.

Αν ρίξουμε μια ματιά στα πραγματικά δεδομένα που επικρατούν αυτή τη στιγμή στην εταιρεία ρολογιών, μπορούμε να εντοπίσουμε τα αρνητικά σημεία και να κάνουμε μια ανάλυση δεδομένων. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία έπρεπε να είχε παραλάβει υλικά για να φτιάξει τα ρολόγια, αλλά αυτά τα υλικά δεν έχουν φτάσει ακόμα, αυτό θα ήταν ένα αρνητικό σημείο, αντιφατικά γεγονότα.

Κάποιος αποδίδει τα αρνητικά σημεία στην εταιρεία γενικά, ως μια ανάλυση της κατάστασης. Σε αυτό το παράδειγμα, τα υλικά δεν παραδόθηκαν επειδή το άτομο που είναι υπεύθυνο για τα οικονομικά της εταιρείας ξέχασε να πληρώσει τον προμηθευτή που στέλνει τα υλικά. Έτσι, αυτό το αρνητικό σημείο αποδίδεται στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τα χρήματα.

Αν η υπόλοιπη ανάλυση δεδομένων και η ανάλυση της κατάστασης δείξουν ότι υπάρχουν επιπλέον αρνητικά σημεία γι’ αυτό το άτομο, τότε αυτό δείχνει ποιος χρειάζεται να διορθωθεί.

Κάποιος χρησιμοποιεί την τεχνογνωσία του και την ικανότητά του στη διαχείριση (τις ενέργειες που αφορούν τη διοίκηση ή την οργάνωση ενός γραφείου, ενός οργανισμού ή μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας) για να επιδιορθώσει το μικρότερο τμήμα που έχει τα περισσότερα αρνητικά σημεία.

Κατ’ αυτό τον τρόπο, έχουμε ένα εργοστάσιο ρολογιών που λειτουργεί κανονικά και βρίσκεται πιο κοντά στην ιδανική κατάσταση.

Οποιοδήποτε πρόβλημα σε οποιονδήποτε οργανισμό μπορεί να επιλυθεί με τον ίδιο τρόπο.

Τις δύο αυτές ενέργειες τις ονομάζουμε:

• ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
• ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ