En veldig viktig del av planlegging og siktemål er emnet strategisk planlegging. Dette emnet må dekkes i detalj, inkludert definisjonen av ordet «strategi» og hvordan strategisk planlegging passer sammen med andre områder av ledelse.

Ordet «strategi» kommer fra et gresk ord, strategos, som betyr «general», en person som leder eller styrer en hær og bestemmer hva soldatene skal gjøre. Ordet strategos er lagd fra stratos (gresk ord som betyr «hær») og agein (gresk ord som betyr «å lede»).

«Strategi» er definert som en plan for hvordan å styre hærer i en krig eller en del av en krig.

Fra denne opprinnelige betydningen betyr «strategi» også en plan eller metode for å styre enhver aktivitet for å oppnå et spesifikt mål eller resultat.

Dette er den typen planlegging som utføres på et høyt nivå av en gruppe eller et firma av dens ledere. Det er de som har en bred oversikt over hele aktiviteten og derfor kan utarbeide en strategi for hele gruppen.

En strategi fremlegger planer som vil oppnå noe stort for gruppen. Den viser også hvordan man bruker ressurser (penger, ansatte, utstyr, forsyninger osv.) på en intelligent måte, eller metodene til å stoppe en fiende eller overvinne eksisterende hindringer for å oppnå resultatet.

Siden en strategi er utarbeidet på høyt nivå i en gruppe, er det en sentral strategi og virker som en paraply som dekker aktivitetene til nivåene som er under den.

Dette forteller oss hva strategisk planlegging er.

Hva den gjør

Strategisk planlegging gir aktivitetene på alle de lavere nivåene en retning. De lavere nivåene har sine egne planer og programmer og prosjekter. Disse tar opp hva deres mindre områder håndterer og disse mindre planene er koordinerte for å hjelpe med å oppnå hovedmålet.

Dette gir et klart syn på hvorfor strategisk planlegging er så viktig, og hvorfor den må utføres av planleggingsgruppen på de høyere nivåene om ledelse skal være effektiv og lykkes.

Hva skjer om strategisk planlegging mangler? Vel, hva skjer i gjennomføringen av en krig hvis man ikke utfører noen strategisk planlegging?

Grupper av soldater kunne kjempe i viktige områder, så som å prøve å holde kontrollen over en bro som er den letteste måten å krysse en elv, eller i et område hvor det finnes en masse av fiendens soldater å bekjempe. Disse gruppene av soldater kan bli etterlatt uten noen andre soldater eller forsyninger til å støtte dem. På samme tid kunne andre grupper av soldater som kjemper i områder som ligger langt fra områdene alle de sentrale kampene foregår, og dermed ikke hjelper der det er behov for dem. Forsyninger og ammunisjon kunne utplasseres i det gale området, eller ikke sendes i det hele tatt. Resultatet ville være motstridende ordrer, kommunikasjoner som ikke sendes til de riktige stedene, bortkastede ressurser (soldater, forsyninger, ammunisjon osv.) og tapte slag. Uten en plan finnes det ingen koordinering mellom de forskjellige delene, så alt ender med å bli forvirret, uorganisert og på vei mot en katastrofe.

Hvilken forskjell er det ikke mellom dette og et sterkt, koordinert, bestemt fremstøt i retning av å oppnå målet!

Du kan se hvordan strategi også ville fungere i enhver gruppe, og hvorfor den må utføres på de høyere nivåene. Nøkkelordet her er «gjort». Den kan ikke forsømmes eller droppes. Man kan ikke anta at den er gjort, uten bevis på at den faktisk er gjort. Strategisk planlegging må gjøres og bekjentgjøres i det minste for det nærmeste lavereliggende nivået av ledelse. På denne måten kan man koordinere og korrekt fastsette siktemål.

Formål og strategisk planlegging

En strategisk plan begynner med observasjonen av en situasjon som skal håndteres, eller et mål som skal oppnås. Det inkluderer alltid formålet eller formålene som skal oppnås.

Når formålet har blitt etablert, kan forskjellige strategiske planer nå bli skrevet basert på dette formålet.

For eksempel gjør en gruppe i lokalsamfunnet en spørreundersøkelse blant folk i byen og finner ut at et problem for mange er høy arbeidsledighet i deres område. Gruppen bestemmer seg for å håndtere det, og med dette formålet for øye, utarbeider de en strategisk plan som omfatter å skaffe flere jobber i området. De utarbeider også planer for å øke og forbedre voksenopplæring slik at lokale folk kan lære nye ferdigheter.

Først organiserer noen medlemmer av samfunnsgruppen møter mellom foretak som søker ansatte og folk i lokalsamfunnet som leter etter jobber. Og på undervisningssiktemålene, kontakter andre gruppemedlemmer forskjellige undervisnings- og treningsprogrammer og bringer dem inn til samfunnet. Disse trinnene og andre på planen ville alle bidra til å forbedre ansettelsesscenen i byen og skape en forbedring i den eksisterende scenen (slik ting er akkurat nå).

Faktisk kan STRATEGI SIES Å VÆRE HVORDAN MAN FAKTISK, EFFEKTIVT OG RASKT SKAL FÅ ET FORMÅL TIL Å MANIFESTERE SEG OG AKSELERERE I DET FYSISKE UNIVERSET I HØYT TEMPO OG UTEN NOEN TABBER.

Enhver strategisk plan kan omfatte flere hovedhandlinger som kommer til å bli håndtert av forskjellige deler av en gruppe for å oppnå formålet. Disse uttrykkes på svært generelle måter, fordi de er en formulering av den opprinnelige generelle planleggingen som er blitt utført. Fra dem kan mindre, kortsiktige planer bli utviklet. Men alle disse tingene må passe sammen.

Eksempel:

Problem som må håndteres: Papirbedriften ABC har alltid hatt et vellykket utvalg av papirprodukter, og den fortsetter å produsere disse. Men den er handler bare med sin vanlige kundekrets. Den kommer ikke til å finne nye mulige kunder. Som et resultat er bedriften på rask vei mot konkurs, og mister lederne sine til bedrifter der det finnes bedre muligheter for ekspansjon (en økning i mengde eller type arbeid som en bedrift eller virksomhet gjør).

Formål: Å plassere en papirbedrift der som gjør alle deler av sin jobb og når alle sine potensielle kunder, både gamle og nye, for å selge eksisterende og nye produkter i store mengder. Bedriften fortsetter å selge til og betjene sin faste kundekrets og selge enda mer og dermed øker bedriftens inntekter. Ved alle disse handlingene bygger den sitt omdømme (oppfatningen folk har om noe) som en vellykket, moderne bedrift som tjener penger, og fordi den fortsetter å vokse, har den muligheter for ekspansjon.

Strategisk plan: Den strategiske planleggingen, basert på situasjonen og det etablerte formålet, kan bli noe slikt som dette:

1. Den viktigste handlingen som trengs for å stanse tapene er å starte en ny salgsenhet. Men bedriften må gjøre dette uten å stanse noen salgsaktiviteter som foregår akkurat nå, og de kan heller ikke bli kvitt noen andre deler av bedriften. Den nye salgsenheten må først finne nye kunder for det nåværende produktutvalget blant (a) butikker som selger papirprodukter, (b) store firmaer som selger papirprodukter til butikker og (c) direkte postordresalg, en måte å selge ting der folk velger hva de ønsker, vanligvis fra en katalog, og får den tilsendt i posten. Selgere som har arbeidet i salg før og som har glimrende produksjonsbakgrunn (rapporter om hvor mye en person har produsert i en bestemt type arbeid) må bli ansatt til å lede hver av disse avdelingene. Man må lokalisere et stort antall andre profesjonelle selgere. Disse kan ansettes for en lav grunnlønn og tjene hoveddelen av pengene sine med provisjoner (ekstra beløp av penger utbetalt til noen basert på hvor mye han har solgt). Disse salgsaktivitetene kan så bli økt og spredt over et enda større område ved å ansette salgsledere for hvert område, selgere som starter andre selgere og til og med dørselgere. Som del av denne planen vil det måtte utarbeides provisjonssystemer, sett for pakkesalg, samt måter å annonsere og gjøre produkter kjent på, gjennom slike ting som reklamesedler, reklamefilmer, gratisprøver osv. Alle disse tingene må gjøres umiddelbart for raskt å øke salget, forhindre ytterligere tap og øke bedriftens fortjeneste.

2. Mens de ovenstående trinnene utføres, er det nødvendig å gjennomgå salgs- og produksjonsbakgrunnen til den nåværende staben. Alle personer som ikke gjør nytte for seg vil måtte avskjediges, slik at bedriften bare beholder de som produserer. Firmaets opptegnelser av penger tjent og penger brukt må kontrolleres, og hvis dette viser at tyverier har funnet sted, vil dette måtte håndteres med det korrekte juridiske tiltak. Man må med andre ord gå gjennom den nåværende staben og prosedyrer fullstendig og korrigere etter behov, mens man øker produksjonen.

3. Spørreundersøkelser må gjøres på eksisterende kunder og mulige nye kunder for å finne ut hvilke nye papirprodukter folk ønsker eller vil kjøpe. Basert på resultatene fra disse spørreundersøkelsene, kan så et helt nytt utvalg av papirprodukter utvikles, produseres, markedsføres og selges i mange områder. Programmet for å etablere det nye vareutvalget vil måtte dekke organiseringen av den nye produksjonsenheten (inkludert ledere, designere, og arbeidere) så vel som alt ytterligere maskineri eller utstyr som trengs. Programmet må også inkludere siktemål for håndtering av public relations (praksisen å opprettholde eller forbedre vennlige følelser mellom en gruppe og folk utenfor gruppen). Og den bør inneholde de tingene som må gjøres for å annonsere og reklamere for både de nye og de gamle produktene med henblikk på stort salg av begge. Denne planleggingen ville også inkludere måter å gjøre kjent at bedriften alltid har vært en leder i å utvikle nye papirprodukter, så det finnes mange muligheter for ekspansjonorienterte ledere.

En slik strategisk plan korrigerer den dårlige tilstanden bedriften er i. Den skaper også en meget lønnsom og ekspanderende scene med hensyn til hele bedriftens fremtid.

Ut fra denne strategiske planen vil man utføre taktisk planlegging. Taktisk planlegging betyr å ta de brede strategiske siktemålene og gjøre dem til mange mindre presise handlinger i form av nøyaktige siktemål som får den strategiske planen utført.

Det ville være mange mennesker som arbeidet med dette, og de ville alle måtte forstå formålet og være enige i disse planene. Noen som leser gjennom slike planer, ser kanskje ikke viktigheten av den med mindre de forstår tilstandene som eksisterer i bedriften og det generelle formålet den strategiske planen er ment å håndtere. Med dette kunne de utarbeide sin taktiske planlegging.

Det er ganske vanlig at man i den taktiske utføringen av strategisk planlegging finner det nødvendig å modifisere noen taktiske siktemål eller legge til nye. Noen siktemål må til og med utelates fra programmet fordi de er unødvendige. Den taktiske forvaltningen av strategisk planlegging krever dyktighet og forståelse, så dette må tas med i beregningen.

Den ovenstående beskrivelsen viser rekkefølgen som gjøres for å utvikle en strategisk plan, og starter med et godt formål som andre handlinger kan samordnes med. Så kan den strategiske aktiviteten som er nødvendig for å oppnå formålet utarbeides. Og deretter kan man lage de taktiske planene for å virkeliggjøre de strategiske planene.

På denne måten kan en gruppe blomstre og lykkes. Når alle styrkene og kreftene er rettet inn mot ett enkelt fremstøt, kan man utvikle en enorm mengde kraft.

Så man erklærer formålet, og utarbeider fra dette hvilken strategi som skal brukes for å oppnå det formålet. Dette skaper en forbindelse fra formålet til området for taktisk planlegging.

Når den strategiske planen med dens formål er lagt frem, plukkes den opp av det nærmeste lavere kommandonivået og omgjøres til taktisk planlegging.

Strategisk kontra taktisk planlegging

Strategi er annerledes enn taktikk.

Dette er et punkt som de forskjellige ledelsesnivåene må forstå klart.

Det er en ytterst stor forskjell på en strategisk plan og en taktisk plan.

Mens taktisk planlegging brukes til å vinne et slag, brukes strategisk planlegging til å bringe hele felttoget til seier.

Mens den strategiske planen er den langsiktige planen i stor skala for å sikre seier, forteller en taktisk plan nøyaktig hvem som skal flytte hva hvor, og nøyaktig hva de skal gjøre på det punktet.

Den taktiske planen må koordinere med og oppnå den strategiske planen. Og den må gjøre dette med presise siktemål som kan utføres.

Det er grunnleggende sett ledelse.

Brobyggingen mellom formål og taktisk planlegging

En feil som utrent personell ofte gjør, er å hoppe fra formål til taktisk planlegging, og utelate den strategiske planen. Dette vil ikke fungere fordi den taktiske planen må være i samsvar med en strategisk plan for å være vellykket.

Poenget som må forstås her, er at strategisk planlegging skaper taktisk planlegging. Strategien må utarbeides slik at formålet kan oppnås. Og basert på den strategien utarbeider man de taktiske bevegelsene som skal gjøres for å iverksette den strategien. Men hvis du prøver å hoppe fra formål til taktisk planlegging og ignorere strategien, vil planene dine ikke oppnå de ønskede resultatene.

Så mellom formål og taktisk planlegging finnes alltid trinnet som består av strategisk planlegging. Vi kunne si at med en strategisk plan menes det metoder for å få selve formålet til å fungere.

Det er faktisk en plan som har å gjøre med å være smart (intelligent og ha gode ideer).

Man kan være svært klar over formålet, og kan komme opp med et antall taktiske siktemål som har å gjøre med det. Og muligens vil siktemålene fungere i seg selv. Men formålet er ment å håndtere noe. Så hvis det ikke finnes noen strategisk måte å gjøre dette på, kunne de samme problemene fortsette å eksistere.

Å bygge den faktiske broen der (strategien) mellom formål og taktisk planlegging betyr at formålet vil ha en sjanse til å lykkes.