Det første trinnet i å utarbeide planer som vil gjøre dine drømmer til realitet er å forstå de grunnleggende ordene som brukes i emnet planlegging.

En plan er en metode for hvordan å oppnå noe. Den består av grunnleggende handlinger som må utføres for å forbedre noe eller løse et problem. En plan er vanligvis basert på tilgjengelige ressurser (penger, ansatte, utstyr, lokaler, materiell osv.), og inkluderer smarte ideer om hvordan man bruker dem.

For at en plan skal utføres, må den deles opp i de bestemte trinnene som er nødvendige for å oppnå det planen har til hensikt å gjøre. Dette gjøres ved bruk av et program.

Et program er en rekke trinn i rekkefølge for å utføre en plan. En plan må eksistere i personens sinn, uansett om den er skrevet ned eller ikke, før et program kan skrives.

Et trinn i et program kalles et siktemål. Et siktemål er en handling som skal foretas for å oppnå det ønskede målet.

Programmer består av alle typer siktemål, koordinert og utført til riktig tid. Hvert av dem er beskrevet nedenfor:

Hovedsiktemål

Et hovedsiktemål er en bred, generell ambisjon (det man ønsker å oppnå). Det kan dekke en lang tidsperiode. Eksempler på hovedsiktemål er «å få alt maskineri og utstyr i selskapet operativt» eller «å finne en ny bygning for selskapet til en rimelig lav pris».

Primære siktemål

Primære siktemål er trinn som gjelder organisasjon, personell og kommunikasjon som må holdes inne. Hvis disse siktemålene ikke blir oppnådd, vil de resterende siktemålene bli vanskelige å gjøre og programmet kunne stoppe akkurat der.

Det første av disse primære siktemålene er: NOEN DER

Så: ET FORMÅL SOM ER BRYET VERDT

Så: NOEN SOM TAR ANSVAR FOR OMRÅDET ELLER HANDLINGEN

Så: ORGANISASJONENS FORM, MØNSTER ELLER STRUKTUR GODT PLANLAGT

Så: ORGANISASJONENS FORM, MØNSTER ELLER STRUKTUR OPPRETTHOLDT ELLER ETABLERT PÅ NYTT

Så: ORGANISASJONEN FUNGERER

Med de ovenstående siktemålene kan programmet fortsette. MEN HVIS DISSE FALLER UT ELLER IKKE BLIR ERSTATTET, vil alle siktemål som settes etter dette bli vanskelige å gjøre og kanskje ikke bli gjort i det hele tatt.

Primære siktemål inkluderer de følgende eksemplene:

«Aksepter jobben man blir tildelt.»

«Les og forstå programmet du skal gjøre.»

Vitale siktemål:

Et vitalt siktemål er NOE SOM MÅ GJØRES FOR AT MAN SKAL KUNNE FUNGERE I DET HELE TATT.

For å identifisere de vitale siktemålene, må man foreta en inspeksjon av området for å finne ut hva som foregår, og hvilke materialer, personell eller organisasjon vi opererer ved hjelp av.

Man finner så de punktene (noen ganger MENS man opererer) som stanser eller truer fremtidige suksesser. Disse punktene blir gjort til siktemål som vanligvis sier at noe må gjøres, eller at noe ikke bør gjøres.

Dette er eksempler på vitale siktemål:

«Gjør din egen inspeksjon, ikke aksepter en annens rapport.»

«Ikke aksepter noen ordrer fra noen annen enn din direkte overordnede.»

Betingede siktemål

Et betinget siktemål er et som gjøres for å fremskaffe data eller finne ut om et prosjekt kan gjøres, hvor det kan gjøres osv.

Du har sett fyrer som jobber hele sitt liv med å «bli rike» eller noe slikt, for å «reise verden rundt», men som aldri får det til. En annen fyr setter som siktemål å «reise verden rundt», og setter i gang umiddelbart og gjør det. Denne siktemålstypen er kjent som et betinget siktemål: Hvis jeg bare kunne ______, så kunne vi ______, og dermed oppnå ______. Det er i orden inntil det blir uvirkelig.

Det finnes en hel klasse av betingede siktemål som ikke har noen HVIS i seg. Dette er gyldige siktemål. De har mange SKAL i seg: «Vi skal ______ og så ______.»

Noen ganger skjer noe så plutselig at du raskt kan dra fordel av det. Dette er bare «hell». Man bruker det og planlegger raskt på nytt når det skjer. Hell er ikke pålitelig, så det er ikke en god idé å stole på det som en løsning.

Et gyldig betinget siktemål ville være:

«Vi skal gå dit og se om området kan brukes.»

Alle betingede siktemål er grunnleggende sett handlinger som består av å samle data først, og så sette i gang hvis det er greit.

Operasjonssiktemål:

Et operasjonssiktemål er et som sier nøyaktig hvilke handlinger som må gjøres. Det inkluderer vanligvis et fastsatt TIDSPUNKT da det må være fullført for at det skal passe inn med de andre siktemålene.

Eksempler på disse siktemålene inkluderer det følgende:

«Rens opp klasserommene mens elevene er på sommerferie.»

«Tren hele staben på de nye salgsprosedyrene før du lar dem arbeide med kunder.»

Produksjonssiktemål

Produksjonssiktemål er de som fastsetter mengder av ting, vanligvis i forhold til tid.

Disse er eksempler på produksjonssiktemål:

«Alle brev om opptak sendt ut til neste høsts studenter innen 15. april.»

«Femti tusen bøker trykt innen neste måned.»

Da produksjon lettest gjenspeiles gjennom statistikker, kan en organisasjon eller en aktivitet være så opptatt av PRODUKSJONSSIKTEMÅL at den unnlater å fastsette betingede siktemål, operasjonssiktemål eller primære siktemål. Når dette skjer, står produksjonen i fare for å kollapse på grunn av den manglende planleggingen som uttrykkes gjennom andre typer siktemål.

DU MÅ INSPISERE, UNDERSØKE, SAMLE DATA OG SETTE OPERASJONSSIKTEMÅL OG PRIMÆRE SIKTEMÅL FØR DU KAN SETTE PRODUKSJONSSIKTEMÅL.

En vanlig grunn til at statistikker går ned er at primære siktemål ikke blir gjort. Disse forsvinner ut, og ingen legger merke til at dette påvirker produksjonen kraftig. Produksjon avhenger av at andre tidligere siktemål holdes inne.

Det følgende er en kortfattet oppsummering av de forskjellige typene siktemål som utgjør et program.

Typer av siktemål

Hovedsiktemål

Hvert av dem er en generell ambisjon (hva en person ønsker å oppnå). Det kan dekke en lang tidsperiode. Eksempel: «Å få alt maskineri og utstyr i selskapet operativt.»

Primært siktemål

Disse er trinn som gjelder organisasjon, personell og kommunikasjon som må holdes inne. Disse siktemålene har å gjøre med terminaler, kommunikasjonsruter, materiell og det organisatoriske systemet. Eksempel: «Å gi noen ansvaret som ansvarlig for å organisere det, og få vedkommende til å fastsette de øvrige primære siktemålene» eller «Å etablere på nytt det opprinnelige kommunikasjonssystemet som har falt ut av bruk».

Vitale siktemål

Disse er siktemål som må gjøres for å fungere i det hele tatt, basert på en inspeksjon av området en person opererer i.

Betingede siktemål

Disse er siktemål som etablerer ENTEN/ELLER, for å finne ut data eller om et prosjekt kan gjøres eller hvor eller overfor hvem.

Operasjonssiktemål

Disse gir retninger og handlinger, en oversikt over hendelser eller en tidstabell.

Produksjonssiktemål

Disse fastsetter mengder, så som statistikker.