Ahhoz, hogy pontos kivizsgálásokat végezzünk, kiválóan értenünk kell a logikát, valamint a különbözőféle outpontokat és pluszpontokat. Ezekre alapozva két általános lépést kell megtennünk ahhoz, hogy „rájöjjünk, mi is történik valójában”. E lépések a következők:

1. elemezni az adatokat,
2. az elemzett adatokat felhasználva elemezni a szituációt.

Az adatok szó úgy határozható meg, mint olyan tények, statisztikák, grafikonok, állítások, döntések, cselekvések vagy leírások, amelyek feltehetően igazak.

A szituáció úgy határozható meg, mint az átfogó, általános helyzet, amellyel kapcsolatban létezik egy jelenlegi adathalmaz.

Például egy számítógépeket forgalmazó boltban az eladott számítógépek statisztikájának visszaesése egy szituáció lenne.

Elemezni azt jelenti, hogy gondosan és részletesen megvizsgálni valamit, hogy jobban megértsük. A kivizsgálások végzésekor az adatokat és a szituációt egyaránt elemezzük, és itt következik az, hogy hogyan kell ezt csinálni.

Az adatok elemzését úgy végezzük, hogy minden egyes adatot összevetünk az outpontokkal, és megnézzük, hogy valamelyik outpont szerepel-e ezekben az adatokban. (Például egy olyan kijelentésről, amelynek állítólag igaznak kellene lennie, kiderül, hogy valójában hazugság, ami egy outpont: egy valótlanság.)

A szituáció elemzését úgy végezzük, hogy a fentiek szerint végzett adatelemzés során felmerült adatokat egyesével megvizsgáljuk, és minden outpontot kijelölünk ahhoz a személyhez vagy területrészhez, amelyhez tartozik. (Például, ha Bill volt az, aki a fenti valótlanságot mondta, akkor ez az outpont Bill neve mellé kerül.) Amikor minden adatot elemeztünk, összeszámoljuk az outpontokat, és megnézzük, hogy hová került a legtöbb outpont.

Ha ezt tesszük, azáltal megkapjuk azokat a helyszíneket és embereket, amelyekhez a legnagyobb hibák és szervezetlenségek köthetők. Ez megadja a legnagyobb hatékonyságú területeket is. Ezek azok a területek lesznek, ahol a legkevesebb outpont található.

Például valami baj van az üdítőitalok egységében. Az egységben három ember van. Az egész területen végzett adatelemzésből számos outpontot kapunk. Ezután hozzárendeljük ezeket az egységben dolgozó A-hoz, B-hez és C-hez. Mondjuk, amikor a kivizsgálás befejeződik, úgy találjuk, hogy B-nek volt a legtöbb outpontja. Ez azt jelzi, hogy az üdítőitalok egységében B-vel van gond. B-t ezután különféle módokon kezelni lehet, például képezhetjük a feladatkörére, vagy elérhetjük, hogy időben jöjjön dolgozni, stb. Figyeljük meg, hogy a fő terület adatait elemeztük. Minden egyes adatot kijelöltünk a terület kisebb részeihez. Amikor megnéztük, hogy melyik résznek volt a legtöbb outpontja, akkor volt egy elemzett szituációnk, és ki tudtuk dolgozni, hogy mit kell tennünk ahhoz, hogy kezeljük ezt a részt.

Például elemezzük az összes rendelkezésre álló adatot a Bingo autógyárral kapcsolatban. Az így elemzett adatokat outpontokként hozzárendeljük a Bingo autógyár egyes tevékenységeihez. Így hajszálpontosan meghatározhatjuk, melyik tevékenység van a legrosszabb állapotban. Ezután különféle módokon kezeljük ezt a részt, főleg úgy, hogy megszervezzük a tevékenységet, és képzésben részesítjük a vezetőit és a személyzetét.

Több variáció létezik.

ÚGY KAPJUK MEG A SZITUÁCIÓ ELEMZÉSÉT, HOGY ELEMEZZÜK AZ ÖSSZES RENDELKEZÉSÜNKRE ÁLLÓ ADATOT, ÉS AZ OUTPONTKÉNT MEGJELENŐ ADATOKAT HOZZÁRENDELJÜK AZ EGYES TERÜLETEKHEZ VAGY RÉSZEKHEZ. A KORRIGÁLANDÓ TERÜLET AZ A TERÜLET LESZ, AHOL A LEGTÖBB OUTPONT VAN.

Egy általános kezelendő szituációra nézve természetesen beleütközünk abba a problémába, hogy ha korrigálni akarjuk, akkor előbb ki kell derítenünk, mi a baj. Ha meg akarjuk találni, mi a baj, akkor a követendő lépések: először adatelemzés, utána pedig szituációelemzés.

Ezt úgy csináljuk, hogy az összes adatot összevetjük az outpontokkal (logikátlanságokkal). Így van egy hosszú outpontlistánk. Ez a lépés az adatelemzés.

Az ekkor rendelkezésünkre álló outpontokat besoroljuk a helyzet fő területeihez. Az outpontok többsége egyetlen területen fog megjelenni. Ez a lépés a szituációelemzés.

Most már tudjuk, hogy melyik területet kell kezelni.

Például hetven adatunk van az átfogó helyzettel kapcsolatban. Ezek közül huszonegyet irracionálisnak találunk. Ezek az outpontok. A huszonegy outpontot beillesztjük azokra a területekre, ahonnan erednek, vagy amelyre vonatkoznak. Tizenhat a G területről származik. Kezeljük a G területet.

Tapasztalat

Az a figyelemre méltó egy ilyen tevékenységben, hogy bár lehet, hogy az adatelemzés egy napba telik, ez három hónapnyi gyakorlati tapasztalathoz hasonlítható. Így az adat- és szituációelemzés azonnali eredményt hoz, míg a tapasztalás hosszú időt vesz igénybe.

A szituáció elemzését azáltal kapjuk meg, hogy az összes rendelkezésünkre álló adatot elemezzük, és az outpontokat hozzárendeljük az egyes területekhez és személyekhez. A korrigálandó terület vagy személy az lesz, ahol a legtöbb outpont van.

Az, hogy az adatelemzést mennyire jól végzik, attól függ, hogy a kivizsgálást végző személy mennyire jól ismeri az adott tevékenység alapjául szolgáló ideális szervezési formát és célt. Ez azt jelenti, hogy tudnia kell, hogy ésszerű vagy logikus nézőpontból milyen tevékenységeknek kellene lenniük.

Például egy órától elvárjuk, hogy járjon, és mutassa az időt, praktikus kivitelezésű és kellemes kinézetű legyen. Egy óragyártól azt várjuk, hogy órákat készítsen. Elég olcsón elegendő olyan órát kell gyártania, amelyek elég jók ahhoz, hogy a vásárlók meg akarják venni őket. És az órákat annyi pénzért kell eladni, amennyi elég ahhoz, hogy az óragyár továbbra is képes legyen működni.

A gyár megveszi az órák gyártásához szükséges nyersanyagokat. Javítja vagy cseréli az eszközeit és a berendezéseit. Munkásokat vesz fel, hogy legyártsák az órákat, és vezetőket, hogy felügyeljék a munkát a gyárban. Vannak kisebb cégek, amelyek az órák javítását intézik. Ezek a gyártól messzebb lévő területeken vannak. És vannak más cégek, amelyek a nagyobb áruházakban árulják az órákat, ahová az emberek be tudnak menni az órákat megvenni.

A fentiek mutatják, hogy mit jelent az, amikor az óragyár és az óragyárhoz tartozó szervezet „ideális” felépítését emlegetjük.

Ezek a pontok racionálisak és logikusak. Ezek azok, amiknek történniük kellene, és ha csakugyan megtörténnek, az azt jelzi, hogy az óragyár jól megy, és képes lesz arra, hogy tovább működjön.

Ha vetünk egy pillantást az óragyárral kapcsolatos tényleges jelenlegi adatokra, képesek leszünk felismerni az outpontokat, és adatelemzést végezni. Például, ha a cégnek nyersanyagokat kellett volna kapnia, amelyekből az órákat készítené, de ezek az anyagok még nem érkeztek meg, ez outpont lenne: ellentmondó tények.

Aztán szituációelemzésként az egészhez hozzárendeljük az outpontokat. Ebben a példában a nyersanyagokat azért nem szállítják, mert a cég pénzéért felelős személy elfelejtette kifizetni a szállítót, aki a nyersanyagokat küldi. Tehát ezt az outpontot kijelöljük a pénzért felelős személyhez.

Ha az adat- és helyzetelemzés többi része során további outpontok bukkannak fel ezzel a személlyel kapcsolatban, akkor ez mutatja, hogy kit kell korrigálni.

Cégvezetési know-how és jártasság felhasználásával kijavítjuk a kisebb részt, amelyben a legtöbb outpont van.

Ily módon egy működő óragyárat kapunk, amelynek működése jobban megfelel az ideálisnak.

Bármilyen probléma merül fel bármilyen szervezetben, ugyanígy kezeljük.

Ezt a két lépést így nevezzük:

• ADATELEMZÉS
• SZITUÁCIÓELEMZÉS