Cette section vous montre un organigramme. A l’origine, il avait été mis au point pour les organisations de Scientology. Il a été adapté pour que vous pussiez l’utiliser dans n’importe quelle activité, entreprise ou organisation. Ce tableau peut être utilisé sans changement, que ce soit une très petite organisation ou une organisation possédant des milliers d’employés. Il y a simplement plus ou moins de postes qui sont remplis. C’est le seul changement. De plus, il peut même être utilisé par une personne seule pour organiser sa vie et l’améliorer.

Présentation générale

L’organigramme est divisé en sept parties distinctes appelées divisions. Elles sont numérotées de 1 à 7. Ces divisions accomplissent chacune les fonctions nécessaires à la production d’un produit qui leur est spécifique.

Pour qu’une organisation réussisse, chacune des activités résumées par les noms des divisions doit être accomplie. Ces divisions sont : la division de la direction, des communications, de la dissémination (promotion et marketing des services et produits de l’organisation), de la trésorerie, de la production, des qualifications (qui veille à la qualité des services et des produits de l’organisation), et du public (qui informe le grand public au sujet des services et produits de l’organisation).

Si une ou plusieurs de ces divisions manque dans une organisation, elle va échouer.

Quoique l’organigramme à sept divisions semble avoir un nombre de divisions qui ne s’applique qu’à un grand groupe, il peut, tel qu’il est décrit, s’appliquer à n’importe quelle organisation de n’importe quelle taille.

Les particules entrent dans l’organigramme par la gauche, en commençant par la division 1, pour traverser toutes les divisions jusqu’à la division 6 puis elles ressortent par la droite. Les gens ou les particules ne passent pas par la division 7. Cette division coordonne les activités du reste de l’organisation, ce qui veut dire qu’elle veille à ce que différentes personnes et divisions travaillent ensemble de façon efficace.

Par exemple, prenons un grand salon de coiffure :

Une femme arrive au salon où elle est accueillie par la réceptionniste qui est dans la division des communications.

La cliente peut avoir des questions au sujet des services du salon et on la dirige vers un employé du salon qui va lui expliquer les diverses procédures de style proposées par le salon, pour la coloration, la coupe, etc. Cet employé ferait partie de la division de la dissémination.

Le paiement sera donné au caissier dans la division de la trésorerie.

La cliente va ensuite voir le styliste dans la division 4, la division de production, qui la coiffe.

Avant qu’elle ne parte, l’un des employés, qui travaille dans la division du public du salon, lui propose de contacter ses amies pour leur parler de ce salon, et lui offre une réduction sur son prochain rendez-vous si l’une de ses amies vient se faire coiffer au salon.

Donc, cette cliente s’est déplacée étape par étape sur l’organigramme du salon. On peut ainsi voir facilement comment utiliser directement cet organigramme qui s’adapte à une organisation de n’importe quelle taille.

Les fonctions accomplies par chaque division se subdivisent en départements, habituellement au nombre de trois, sur l’organigramme, ce qui donne un total de vingt et un. Chaque département a un ou plusieurs produits spécifiques qui, mis ensemble, totalisent le produit global de la division.

Dans la division des communications, par exemple, le produit final sera un personnel efficace, productif et éthique. L’éthique signifie ici faire ce qui est correct et qui est le mieux pour le groupe et toutes les personnes concernées.

Le premier département dans cette division, c’est le département de l’acheminement et du personnel. Il achemine le nouveau personnel aux postes qu’on leur assigne. Son produit, c’est un personnel efficace, à qui on donne des postes ou emplois et que l’on forme pour faire le travail de leur poste. Les fonctions de ce département sont, entre autres, les suivantes :

• embaucher du personnel,
• établir comment utiliser au mieux le personnel existant et les placer correctement sur l’organigramme pour qu’ils aident l’organisation à grandir,
• s’assurer que les nouveaux employés et le personnel existant apprennent leur chapeau et leur faire suivre un apprentissage (en travaillant sous la supervision d’une personne plus expérimentée).

Le deuxième département, celui des communications, s’occupe de toutes les communications qui arrivent et qui partent de l’organisation, de même que de celles qui circulent entre les employés de l’organisation. Son produit consiste en des communications facilement acceptées et rapidement expédiées. Il accomplit les choses suivantes :

• répondre au téléphone et diriger les appels vers la bonne personne,
• recevoir le courrier et le distribuer rapidement aux employés de l’organisation,
• veiller à ce que l’organisation envoie des communications aux gens qui font ou pourraient faire des affaires avec elle,
• installer le système de communication de l’organisation afin que les employés et les cadres puissent se transmettre mutuellement des communications.

Le département des inspections et rapports, dont le produit est un personnel éthique et productif, est le troisième département. Il accomplit les choses suivantes :

• il inspecte tous les projets de l’organisation et rapporte leurs progrès aux cadres pour que des actions puissent être entreprises afin de corriger tout problème, si nécessaire,
• il rassemble et archive les statistiques de l’organisation. Les statistiques mesurent la quantité des différents produits faits par l’organisation chaque semaine. Les cadres les passent en revue et prennent les mesures nécessaires pour améliorer la production et l’efficacité.
• Ce département veille à ce qu’il y ait un haut niveau d’éthique dans l’organisation.

Voilà à quoi ressemble l’organigramme de la division des communications :

Chaque division suit le même format avec un responsable de division et trois départements dont chacun a un responsable. Une version simplifiée de l’organigramme à sept divisions suit. On y voit les fonctions des divisions telles qu’elles peuvent être appliquées par n’importe quelle organisation, entreprise ou groupe.