Un organigramme, à vrai dire, est un tableau qui montre le flux de produits qui sont produits, l’un après l’autre, par les gens qui travaillent dans une organisation ou une entreprise.

Chaque personne dans l’organisation a un travail, une fonction ou un « poste ».

Chaque poste peut également s’appeler un « chapeau ».

Le mot chapeau en jargon américain veut dire le titre ou le travail d’un poste dans une organisation. Cela vient du fait que dans plusieurs professions, comme dans les chemins de fer, le type de couvre-chef porté indique la fonction de la personne.

Par exemple, dans un train, le conducteur du train porte un certain type de casquette.

Ou un agent de police porte un couvre-chef d’agent de police.

Un ouvrier du bâtiment porte un genre de chapeau, un casque, pour le protéger.

Toute organisation est composée d’un certain nombre de gens, chacun d’entre eux ayant un « chapeau » ce qui veut dire un travail à faire.

Dans une organisation, il y a un flux de choses d’un chapeau à l’autre, d’une personne à l’autre, d’employé à employé. Et chaque chapeau ou fonction dans une organisation produit un produit qui contribue au produit final de l’organisation.

Le résultat de l’organigramme dans son ensemble est un produit.

Par exemple, un magasin vend des ordinateurs. Certains des chapeaux de ce magasin seraient :

L’acheteur qui commande les ordinateurs aux entreprises qui les fabriquent.

Le responsable du stock qui reçoit les ordinateurs commandés et les met sur les étagères du stock.

Le vendeur qui vend les ordinateurs aux clients.

Le caissier qui prend les paiements des clients pour leurs achats.

Chacun de ces postes correspond à un chapeau, lequel produit un produit et contribue au produit final du magasin, des ordinateurs de grande qualité vendus et livrés à des clients.

Établir un organigramme

Le gaspillage de personnel et la perte de produits qui ont lieu dans une organisation qui n’a pas d’organigramme donnent de bonnes raisons, quelle que soit la quantité de travail que cela demande, de rédiger, de faire connaître et d’utiliser un organigramme adapté.

Les gens s’attendent à avoir un organigramme, ils en veulent un et protestent s’il n’y en a pas. Le marin le plus nouveau qui monte à bord d’un navire suppose que le bateau a un organigramme, et que s’il y en a un et qu’il n’est pas affiché sur un tableau, il y en a au moins un qui est connu. Il suppose qu’il y a un responsable et que différentes personnes s’occuperont de diverses activités.

Quand il n’y a pas d’organigramme connu, l’employé ou membre d’une organisation va protester parce qu’il ne se sent pas en sécurité et qu’il ne sait pas où il se situe dans l’organisation.

Donc, le fait d’avoir un organigramme et un chapeau aide les gens à sentir qu’ils sont à leur place.

Une personne sans chapeau est malheureuse. Une personne peut aussi avoir un chapeau qui ne semble pas nécessaire, et dans ce cas, elle aura l’impression que son travail n’est qu’une « erreur ».

Le moral est donc lui aussi considérablement affecté par la qualité d’un organigramme ou son absence. Le moral, c’est l’attitude mentale et émotionnelle d’un individu ou d’un groupe et la quantité d’enthousiasme qu’il manifeste pour l’activité dans laquelle il est engagé. Toutefois l’analyse générale d’un groupe, c’est sa viabilité. La viabilité veut dire son aptitude à grandir, à prendre de l’expansion et à réussir. Sa viabilité réside dans le fait d’avoir un produit acceptable que les gens voudront. Les groupes qui n’ont pas de produit acceptable échouent.

La quantité et l’acceptabilité des produits fournis à d’autres dépend beaucoup du fait d’avoir un organigramme fonctionnel. Les employés ou membres de l’organisation doivent connaître et utiliser l’organigramme.

Même une personne seule ou un petit groupe, pour avoir un tant soit peu de succès, a besoin d’un organigramme très précis. En fait, plus le groupe est petit, plus l’organigramme devient important. Mais souvent une personne seule ou un petit groupe n’en a pas. Et les grands groupes s’effondrent s’il n’y a pas d’organigramme ou qu’il n’est pas correct.

La mauvaise qualité du produit fabriqué par une entreprise ou une organisation est généralement imputée exclusivement à la compétence des gens qui y travaillent. Mais en fait, la qualité du produit d’une entreprise ou d’une organisation dépend beaucoup de son organigramme.

Par exemple, les employés d’une entreprise qui essayait de fabriquer un certain produit avaient l’impression de se tuer au travail. Ils étaient tous fâchés et en colère les uns contre les autres. L’entreprise fabriquait un produit médiocre qui coûtait environ deux fois le prix de production habituel.

Quand l’entreprise fut un peu mieux organisée, et même si de nombreux employés n’étaient pas bien formés, elle commença à fabriquer un produit acceptable avec à peu près moitié moins de travail. Donc, même le fait d’organiser un peu a marché.

La quantité et la qualité des produits de toute entreprise ou groupe dépend entièrement de l’organigramme, des chapeaux et de leur utilisation.

Vous pouvez former vos gens indéfiniment, mais à moins que vous ayez aussi un organigramme qui fonctionne, vous aurez encore un produit médiocre. Vous en produirez également moins.

Donc, l’absence d’organigramme, ou le fait d’en avoir un qui n’est pas fonctionnel, peut mener à l’échec. Le manque de connaissance du sujet de l’organisation nécessite d’avoir des « génies ». Ce qui ne marchera pas longtemps.

Pour arriver à quoi que ce soit, vous devez avoir un véritable organigramme et faire qu’il soit connu. Vous avez besoin d’un organigramme pour améliorer la qualité de votre produit. Vous en avez besoin pour maintenir le bon moral du groupe. Vous en avez besoin d’un pour répartir la charge de travail, de manière que personne ne soit surchargé. Alors, comment en élaborer un ?

Les chapeaux

Un organigramme est fait de chapeaux.

La définition d’un chapeau est « l’état d’être et le faire qui permettent de parvenir à un produit ».

L’état d’être est le fait d’assumer ou de choisir un genre d’identité. Par exemple, un réceptionniste est une identité. Si vous entrez dans un bureau, vous pouvez identifier le réceptionniste, la personne qui accueille les gens qui arrivent dans le bureau. C’est son identité. Un secrétaire est un autre exemple d’identité. Un conducteur de bus en serait une autre.

Le faire, c’est le fait d’effectuer une action.

Servons-nous de l’exemple d’un train :

Le conducteur qui conduit la locomotive du train porte son chapeau de conducteur de train et a le poste de conducteur. C’est son état d’être.

Il accepte des ordres, surveille les différentes lampes-témoins et contrôle le fonctionnement du moteur pour le démarrer, le changer de position et l’arrêter. Ça, c’est son faire.

Il conduit le train en toute sécurité, et amène les passagers ou les marchandises d’un endroit à un autre en respectant les horaires. Son produit, c’est un train qui s’est déplacé avec son chargement.

Qu’est-ce qui est à l’origine du chapeau de conducteur ?

Les gens et les marchandises doivent être déplacés d’un endroit à un autre. Ou une nouvelle ville ou région en développement nécessite le transport de gens et de marchandises, aller et retour.

Les gens paieront pour leur transport et celui de leurs produits.

C’est ce que font les trains.

Les fonds nécessaires pour installer et faire marcher des trains doivent être organisés. Vous avez besoin de droits juridiques pour installer les voies ferrées. Puis les voies doivent être posées et il faut des locomotives, wagons et gares, puis il faut bâtir des entrepôts pour abriter et réparer les locomotives.

Quelqu’un doit conduire le train. Donc quelqu’un doit être embauché pour cela. Et ça, c’est le poste ou chapeau de conducteur.

Comment le savons-nous ? Parce qu’il nous faut avoir le produit de personnes et de marchandises transportées. C’est ce que l’on essayait d’obtenir en premier lieu.

D’où, le chapeau de conducteur de train.

Mais que se passerait-il si nous n’avions pas du tout d’organigramme ?

Le chapeau de conducteur de train serait le seul chapeau. Donc, le conducteur essaie de rassembler l’argent des billets de train, de gérer les gares, de réparer sa locomotive, d’acheter du carburant pour le train, de charger les voitures et ainsi de suite.

Si le conducteur faisait tout cela, voici ce qui arriverait :

1. Il serait épuisé.
2. Il serait de mauvaise humeur.
3. Ses machines seraient en panne.
4. Il pourrait avoir des accidents.
5. Le terrain sur lequel se trouve la voie ferrée ne serait pas entretenu et finirait par être en mauvais état.
6. Il ne serait pas en train de produire beaucoup de ce qu’est son produit : des gens et des marchandises transportés.
7. Son produit ne serait pas bon parce qu’il ne sera pas capable de respecter un emploi du temps. Il y aurait de nombreuses plaintes.
8. Il n’y aurait bientôt plus de chemin de fer.

Peut-être que ce genre de chose vous est familier !

Comment ces problèmes ont-ils été « résolus » dans le passé ?

Peut-être que des gens ont été embauchés pour gérer chaque gare et quelqu’un a dit : « Et voilà ! Tout va très bien se passer. »

Eh bien, ce serait toujours la pagaille.

Ou peut-être quelqu’un décide d’embaucher davantage de conducteurs de train et de gens pour gérer toutes les gares et de plus en plus de conducteurs et de gens pour gérer toutes les gares... et on se retrouve avec une pagaille monstre, une masse salariale considérable (salaires à payer à tous les employés) et un très mauvais produit.

Donc, ce problème doit être résolu d’une autre façon.

Nous n’irons nulle part, et nous nous retrouverons sans organigramme fonctionnel, et rien ne fonctionnera ni ne sera viable, à moins que nous ne fassions ceci :

Nous comptons tous les produits que l’organisation doit produire pour obtenir correctement son produit final. Nous déterminons ensuite les divers chapeaux nécessaires pour produire les plus petits produits.

Quand nous l’avons fait, nous pouvons alors disposer les chapeaux sur un organigramme de façon qu’il y ait un flux. Nous pouvons déterminer qui donne des ordres à qui. Nous pouvons établir les moyens de communication les plus faciles entre les employés. Et là, nous avons un organigramme.

Vous ne pourrez pas établir un organigramme tant que vous n’avez pas (a) fait le compte de tous les petits produits dont on a besoin pour obtenir le produit final et ensuite (b) donné des chapeaux à des gens afin qu’ils produisent chacun de ces petits produits.

La qualité du produit final dépend du fait d’avoir un organigramme qui fonctionne. Il dépend du fait d’avoir nommé tous les chapeaux. Et du fait que tout le monde travaille sur la base des chapeaux assignés. Et du fait que tout le monde travaille ensemble pour que le travail nécessaire soit FAIT.

Travailler en remontant à partir du produit final

Voyons maintenant comment prendre le produit d’une organisation et déterminer tous les petits produits qui, quand on les a mis ensemble, font le produit final.

Nous pouvons commencer avec le produit final d’une société de chemins de fer, des passagers et des marchandises déplacés d’un point à un autre. Combien de produits plus petits composent ce grand produit final ?

Nous avons donc maintenant le grand produit final, lequel se décompose en produits moindres, dont chacun doit être produit dans un ordre précis, avant le produit final.

Il y a un produit qui vient avant le fait de bouger des chargements, et c’est l’achat de locomotives. Avant qu’une locomotive ne soit utilisée ou réparée, il faut d’abord que quelqu’un l’achète. Et pour l’acheter, il y a un produit qui vient en amont, c’est : de l’argent pour le matériel.

En jetant un coup d’œil aux marchandises elles-mêmes, on voit qu’il y a le produit de marchandises livrées qui ont été acceptées à un point de réception par une personne ou une entreprise.

Vous pouvez revenir en arrière dans cette séquence et vous trouverez un autre produit : la marchandise entreposée (les choses qui sont transportées par le train, du bois, du charbon, etc.). La marchandise doit être entreposée quand elle arrive à destination et avant qu’elle ne soit livrée.

Et avant cela, nous trouvons un autre produit : la marchandise déchargée. Et là encore, il faut quelqu’un pour décharger la marchandise.

Et avant cela, il y a des marchandises transportées, ce que le train fait.

Regardons encore avant cela : il y a de la marchandise chargée, avant que le train ne l’emmène quelque part.

Avant cela, la marchandise assemblée pour son expédition.

Et bien avant tout cela, il y a les contrats signés avec les clients pour transporter leurs marchandises.

Et même avant cela, des annonces dans des magazines pour être vues par le public.

Et encore avant, il faut faire des enquêtes auprès du public pour découvrir ce dont ils ont besoin dans le domaine du transport de marchandises.

Et au tout début, il faut faire une enquête sur les entreprises qui peuvent avoir besoin de services de transport.

Chacun de ces produits correspond à un chapeau et chacun doit être obtenu pour atteindre le produit final.

En regardant cela de plus près, nous voyons aussi qu’on n’a pas examiné les frais pour le service fourni ni les questions de revenu. Il y a donc un produit additionnel : le revenu nécessaire à la survie de l’organisation pour qu’elle puisse payer ses factures, acheter le nécessaire en vue de la production future, etc. Bien entendu, ce produit repose sur des actions faites auparavant par d’autres chapeaux.

Certaines personnes n’ont pas l’esprit orienté vers le produit, autrement dit, elles pensent que les revenus apparaissent tout simplement, sans produire quoi que ce soit. Nombreux sont ceux qui ne peuvent pas imaginer la séquence de produits nécessaires pour créer et fournir un produit ou un service final, et puis recevoir le paiement en échange. Alors, ils font faillite et crèvent de faim.

Il y a toujours de nombreux produits antérieurs à faire avant que le produit du revenu ne soit reçu. Les gens peuvent avoir simplement l’esprit fixé sur l’argent lui-même. Ils ne voient aucun enchaînement de produits, et alors ils sont fauchés ou pauvres.

Si vous avez une activité, une entreprise ou une organisation, vous devez avoir un produit désirable qui sera vendu à un prix plus élevé que son coût de production. Vous devez vendre le produit et le livrer pour avoir un revenu.

Organiser

Pour organiser votre entreprise, votre groupe, votre activité ou votre foyer, vous devez suivre exactement les étapes ci-dessous :

1. D’abord, déterminez ce qu’est votre produit final. Notez-le.

2. Maintenant remontez en arrière en séquence. Nommez les produits antérieurs nécessaires pour créer chaque produit suivant, qui tous ensemble aboutissent à votre produit final.

3. Ensuite, assignez ces chapeaux à des gens. Faites cela en visant de plus en plus la perfection de votre produit. À partir de cela, vous établirez votre structure hiérarchique, depuis la ou les personnes qui sont au sommet et qui sont responsables de la supervision de vos employés, jusqu’aux gens chargés de départements et aux personnes responsables de chacun des petits produits qui composent le produit final.

4. Adaptez votre activité ou organisation aux flux : la façon dont les plus petits produits vont d’une personne à la suivante à l’intérieur de l’organisation.

5. Établissez et nommez la séquence de communication, l’ordre dans lequel de plus petits produits, une fois qu’ils sont terminés, vont être transmis à la personne (chapeau) suivante.

6. Déterminez le « faire » (actions ou étapes) nécessaire à la fabrication de chaque plus petit produit. Notez-les, car ce sont les fonctions et actions qui, avec les aptitudes requises, produiront le produit final de l’organisation.

7.  Désigner ces actions sous forme de postes ;

8. Embauchez des gens pour « porter » ces chapeaux et faire le travail.

9. Exercez vos employés aux actions ou étapes à faire afin de les faire connaître. S’exercer signifie pratiquer un ensemble de procédures spécifiques qui sont toujours faites de la même manière et produisent toujours un résultat désiré.

10. Assemblez et distribuez à vos employés des recueils de descriptions du travail rédigés pour chaque chapeau – les fonctions exactes et les devoirs de chaque chapeau que vous leur avez attribués. On appelle également ces descriptions des « chapeaux » car elles représentent le « chapeau » de quelqu’un (sous forme de documents écrits).

11. Distribuez ces « chapeaux » écrits aux gens que vous avez embauchés. Demandez à chacun d’étudier ses documents avec attention, afin qu’il sache ce qu’on attend de lui, ce qu’il doit faire et comment le faire.

12.  Faire en sorte que les fonctions soient exécutées pour que les produits sortent.

C’est ce que l’on appelle « organiser ».

Pour avoir un produit de qualité, organisez !

Pour remonter le moral, organisez !

Pour survivre et réussir, organisez !