Para hacer investigaciones precisas, tienes que tener una comprensión excelente de la lógica y de los diversos tipos de puntos fuera y puntos positivos. Teniéndolos como base, usas dos pasos generales para “averiguar qué es lo que está pasando realmente”. Estos pasos son:

1. Analizar los datos,
2. Utilizar los datos analizados para analizar la situación.

Los datos se definen como hechos, gráficas de estadísticas, afirmaciones, decisiones, acciones y descripciones, que supuestamente son ciertas.

Un escenario se define como el escenario general en el que existen un conjunto de datos presentes.

Por ejemplo, el declive del número de ordenadores nuevos en las estadísticas de una tienda de informática sería una situación.

Analizar significa examinar o estudiar algo cuidadosamente y en detalle para comprenderlo mejor. Al investigar, los datos y la situación se analizan y así es como se hace.

La manera de analizarlos es comparar cada dato con los puntos fuera y ver si alguno de ellos está presente. (Por ejemplo, una afirmación que se supone que es verdad, resulta ser una mentira, lo cual es un punto fuera, una falsedad).

La forma de analizar la situación es tomar cada una de los datos analizados, según lo anterior y asignarle cada punto fuera a la persona o parte del área al que pertenece. (Por ejemplo, si Guillermo fuera la persona que dijo la falsedad anterior, ese punto fuera se coloca bajo el nombre de Guillermo). Cuando todos los datos han sido analizados, cuenta los puntos fuera para ver donde se colocaron la mayoría de ellos.

Hacer esto te dará las áreas o la gente con mayores errores o desorganización. También te da las áreas de mayor eficiencia, que son las esferas con el menor número de puntos fuera.

Por ejemplo, hay problemas en la Unidad de Refrigerios. Hay tres personas en esa unidad. Al hacer un análisis de los datos de toda el área nos da varios puntos fuera. Entonces los asignamos a los empleados A, B y C que trabajan en la unidad. Digamos que cuando la investigación se termina, descubres que B tiene el mayor número de puntos fuera. Esto indica que el problema en la Unidad de Refrigerios está en B. Podemos solucionar esto con B de varias formas, como ejercitarle en los deberes de su trabajo, hacer que llegue a tiempo a trabajar, etc. Nota que analizamos los datos del área principal. Asignamos los datos a las secciones más pequeñas en el área. Al ver qué sección tiene el mayor número de puntos fuera, tendremos una situación analizada y podremos determinar qué hacer para manejar esta sección.

Ejemplo: analizamos todos los datos que tenemos sobre la fábrica de coches Bingo. Asignamos los puntos fuera, después de analizados, a cada función de la fábrica de coches Bingo. Así pues, localizamos con precisión qué función es la que está peor. Entonces nos ocupamos de esa función de varias maneras, principalmente organizándola y entrenando a sus ejecutivos y a su personal.

Existen ciertas variaciones.

OBTENEMOS EL ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN, ANALIZANDO TODOS LOS DATOS QUE TENEMOS Y ASIGNANDO LOS DATOS QUE TENGAN PUNTOS FUERA A LAS ÁREAS O PARTES. EL ÁREA QUE TENGA MÁS PUNTOS FUERA ES EL ÁREA QUE NECESITA SER CORREGIDA.

Cuando miramos una situación general que se tiene que resolver, por supuesto, tenemos el problema de encontrar qué es lo que está mal antes de poder corregirlo. Los pasos del análisis de datos, seguidos del análisis de la situación son los pasos que se usan para averiguar lo que está mal.

Hacemos esto comparando todos los datos con los puntos fuera (ilógicas). Ahora tenemos una larga lista de puntos fuera. Este es el paso del análisis de datos.

Clasificamos los puntos fuera que tenemos ahora con respecto a las principales áreas del escenario. La mayoría de los puntos fuera aparecerán en un área. Este es el paso del análisis de la situación.

Ahora sabemos qué área abordar.

Por ejemplo, existen setenta datos con respecto al escenario general. Encontramos que, de estos, veintiuno son irracionales. Estos son los puntos fuera. Asignamos los veintiún puntos fuera a las áreas de las que venían, o a las que se aplican. Dieciséis vienen del área G. Manejamos el área G.

Experiencia

Lo destacable de un ejercicio así es que mientras que podría tomar un día completar el análisis de los datos, es comparable a tres meses de experiencia de funcionamiento en ese área. En consecuencia, el análisis de datos y de la situación produce resultados instantáneos, mientras que la experiencia requiere mucho tiempo.

Uno hace un análisis de una situación analizando todos los datos que tiene y asignando los puntos fuera a las áreas o personas. El área o persona que tenga más puntos fuera indica dónde debe ser corregida.

Lo bien que se haga un análisis de datos depende de lo bien que la persona que hace la investigación conozca la organización y el propósito ideal en el que se basa la actividad. Esto quiere decir que uno tiene que saber cuáles son supuestamente esas actividades, desde un punto de vista racional o lógico.

Se supone que un reloj debe funcionar continuamente e indicar el tiempo, ser práctico y de diseño agradable. Se supone que una fábrica de relojes debe fabricar relojes. Se supone que debe producir suficientes relojes a un precio lo suficientemente barato y que sean lo suficientemente buenos para que los clientes los quieran comprar. Y los relojes se tienen que vender por suficiente dinero de forma que la fábrica pueda seguir funcionando.

La fábrica compra los materiales con los que produce los relojes. Repara y sustituye sus herramientas y su equipo. Contrata a trabajadores para que fabriquen los relojes y a ejecutivos para que supervisen el trabajo hecho en la fábrica. Tiene pequeñas compañías que manejan las reparaciones de los relojes. Están ubicadas en zonas lejos de la fábrica. Y tiene otras compañías que venden los relojes a grandes almacenes, donde la gente puede ir y comprarlos.

Todo lo anterior muestra qué se entiende por la estructura “ideal” de la compañía de relojes y su organización.

Estos puntos son racionales y lógicos. Son lo que debería ocurrir y si ocurren, esto indica que a la fábrica de relojes le está yendo bien y será capaz de seguir funcionando.

Si le echamos un vistazo a los datos actuales en la compañía de relojes, podemos encontrar puntos fuera y hacer un análisis de datos. Por ejemplo, si se supone que la compañía tenía que haber recibido materiales para fabricar los relojes pero estos materiales no han llegado, esto sería un punto fuera, hechos contrarios.

Estos puntos fuera se asignan a todo el conjunto como un análisis de la situación. En este ejemplo, los materiales no se entregaron porque la persona encargada de la compañía olvidó pagarle al proveedor que envía los materiales. Así que este punto fuera es asignado a la persona que está a cargo del dinero.

Si el resto del análisis de datos y el análisis de la situación encontrara más puntos fuera sobre esta persona, entonces eso te indica quién necesita ser corregido.

Uno utiliza su pericia y destreza administrativa (las acciones involucradas en dirigir u organizar una oficina, organización o una actividad específica) para reparar la sección más pequeña que tiene la mayoría de puntos fuera.

De esta manera, tenemos una fábrica de relojes que funciona más cerca del ideal.

Cualquier problema en las organizaciones de cualquier tipo se maneja de la misma forma.

A estas dos acciones las llamamos:

• ANÁLISIS DE DATOS
• ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN