什麼是組織？

大多數人對「組織」抱持許多想法，但他們並沒有把它視為是一種活動，而這需要眾人參與，一同 合作好完成 事情。

讓我們來看看到底什麼是組織。

假設我們要用一堆紅色、白色和藍色的珠子生產產品。讓我們來把它們組織起來。

首先，讓我們來畫一張組織圖。「組織圖」（Org Board）並不是organization（名詞）board的縮寫，而是Organizing（動詞）Board的縮寫。 組織圖 所展現的，是為了生產一項產品所進行的一連串組織活動。再次強調，一個產品 ，這可以是一項服務或一件事物，必須可以交換。

組織和公司生產產品，車子、珠寶、衣服、玩具、食物等等。在任何機構或公司裡工作的人，都在製造某種東西。

舉例來說，接待員會生產電話溝通，以有禮貌的方式回答對方來電，並將來電轉給正確的人。

建築工人會為建築物生產某種事物，例如把牆砌好，或把地板鋪平。

包裝員將公司的產品打包成正確的包裝。

一間組織使用 組織圖以生產產品並獲得成功。

我們來看看這如何運作。

我們有許多珠子。我們把這些珠子全部丟在負責這件事的小組長桌上，所有顏色混在一起，看起來一團混亂。

很明顯，小組長必須對這些珠子做點什麼，不然他會感到一團混亂，而且無法處理這團混亂。所以他必須安排 這些珠子，依特定路徑或管道送到其他地方。他可以採用的方式之一，就是依照珠子的種類分類：紅珠子、白珠子和藍珠子。

它看起來會像這樣：

這就是任何組織、公司或活動的負責人必須做的事。他安排路線。他把他收到的東西分成三類，或分成三種行動。

到目前為止，我們只是將珠子加以分類：紅色、白色和藍色。

他們還沒有被傳遞 到其他地方。

再一次，一個組織必須製造 某個東西。讓我們假設它的產品就是鑽孔、串珠、裝箱。你就會看到這個：

或是這個：

或是這個：

使用哪種形式的組織圖並不是特別重要，重點是它必須能夠處理進來的珠子。

如果「組織」裡只有一個人，他依然要有組織的觀念和某種組織圖。

如果我們要處理許多人或許多事情，就必須增加人手才能完成工作。然而，如果增加人手，卻沒有組織圖，就會增加混亂。

一個沒有組織圖的機構會失敗，因為他們的工作量遠遠超過他們可以輕鬆處理的數量。結果會是一團混亂。

什麼是混亂？ 混亂 是一堆沒有經過安排或順序流動的粒子（人、溝通或其他項目）。粒子相互碰撞、彈開，之後依然留在 同一個區域裡。但它們不會離開這個區域，

因此沒有產品。想要有產品 ，就必須要有東西流出去。以一家製作衣服的公司為例，這間公司做的衣服必須被送到另外一間公司，然後那間公司把衣服賣給顧客。

我們現在觀察到兩樣東西。我們有一些穩定的項目： 在一個團體或組織中的位置或是職位。我們也有會流動的項目，也就是那些會被人改變 的事物，而這些人有著自己的工作或職位。

以一間製作衣服的公司為例，它看起來可能像這樣：

布料送到公司。必須要有個人裁布。那就是他的工作：裁剪師。 他改變 了布料：裁剪布料。

接著他把剪好的布料送到下一個人那裡，這個人負責裁縫，並作出一件襯衫：襯衫裁縫師。這個人做出另一個改變。

接著他 將襯衫送到下一個員工那裡，他負責縫鈕扣。另一個改變。

做好的襯衫現在送到包裝工人那裡，他把襯衫裝好。

在每一個點上，這些項目（從布料到變成襯衫）在這間公司裡移動，而且有所改變，直到他們完成產品。

公司的最終產品：包裝好而且準備銷售的高品質襯衫，現在可以被賣給另一家公司，例如百貨公司，賣給需要或想要襯衫的人。

任何機構或公司的員工，會改變流動中的粒子。

粒子的流動是有順序的。

事物進入組織，產生改變，再流出去。

一個只有一種項目（紅珠子）的組織，不會像有多個項目的組織那麼複雜。

任何 活動所採取的行動都有一定的順序，它必須要有穩定的端點，也就是在做這份工作的人，這些人不會 流動，以便處理那些會 流動的東西。

穩定的端點不見得只能做一件事，但它必須要有一個精確且正確的行動順序。

不管是船上的引擎室、律師事務所或任何組織，都是如此。

例如：以引擎室為例：燃料進來，變成動力，然後流出去。

其中有人負責操作機械，有人負責維修機器。這些動作雖然可以由一個人來執行，但工作量增加時，你必須規畫好每一個動作，加以分類，然後放到組織圖上。

這裡的做法是，把操作和維修劃分為兩種動作，並將這兩種活動放在同一張組織圖上。

總工程師維持流動的進行，並讓各個操作員執行他們的工作。

在律師事務所，我們可以看到不同動作所構成的流動。

在上述例子中，這是一種照流動排列的組織圖，可能由不同的人（各有不同的技巧）負責各個位置。

或者我們可以有一張哪裡都去不了的組織圖。

如果有這種組織圖，就必須從組織圖的每個區域上方，由上往下開始安排，展示出必須完成的各種動作，持續列出每一個動作。

以這種方式安排，事物就會開始流經組織圖上的不同職位。它看來會像這樣：

一個只列出端點名稱的組織圖通常不會有流動。

典型的軍隊組織圖看起來像這樣：

由於軍隊有更多的人，他們必須要有一個讓東西可以流動 的組織圖。

所以，你利用下列三個步驟加以組織：

1. 仔細檢視各類粒子，這必須和生產產品有關。

2. 找出每一種粒子需要做出何種改變，才能做成產品。

3. 雇用並把人放在組織圖上，他們會依照組織圖上的順序做 出所需要的改變。

這張組織圖也必須包含能夠辨識出 上述第一點中的各種粒子。

同時必須包含各種事物的流程 ，並將這些交給那些會改變 這些粒子的人。最後，這些事物必須以產品 的型式流出 公司。

舉例來說，一間公司的接待員必須能夠辨識出 來到她面前的客戶種類。一個負責遞送物品的人，必須將他收到的物品遞送給另一位客戶； 潛在客戶會被送去見銷售員，以此類推。

如果要讓組織圖有效而且有用，就必須將生產所需的材料與補給品納入考量。它必須要有方法將組織的產品送到想要的客戶手中，例如刊登廣告和銷售員。它生產的產品必須能得到回報。同時也必須要有人監督工作。

公司基本上是將許多小型的組織圖整合在一起來運作的大型組織圖。

想要規畫任何 你想要做的活動，你必須採取下列步驟：

1. 設想（在你的心中想像一張圖）流動的順序，以及在每個點需要發生的改變。

2. 你必須能看到粒子（文件、人、金錢等）從哪裡進入你的活動和公司，從哪裡出去。

3. 能夠找出事物被停止的點，以及哪些地方無法產生成效，並採取行動修復流動。

總結來說，一張正確的組織圖會讓各種流動連綿不絕；它們不會互相衝突，而是會 進來、經過理想的改變、成為產品而後離開。