Para realizar investigações precisas, você precisa de ter uma excelente compreensão da lógica e dos vários tipos de pontos‑fora e pontos positivos. Tendo estes como base, você usa dois passos gerais para “descobrir o que realmente está a acontecer”. Estes passos são:

1. Analisar os dados,
2. Usar os dados que foram analisados para analisar a situação.

Dados são definidos como factos, gráficos de estatística, afirmações, decisões, ações e descrições que são supostamente verdadeiros.

Situação é definida como o cenário geral amplo na qual existe um corpo de dados atuais.

Por exemplo, o declínio nas estatísticas do número de computadores novos numa loja de venda de computadores seria uma situação.

Analisar significa examinar ou estudar algo cuidadosamente e em detalhes para compreendê‑lo melhor. Ao fazer investigações, ambos os dados e a situação são analisados e aqui está como se faz:

A maneira de analisar os dados é comparar cada item dos dados com os pontos‑fora e ver se algum deles aparece nos dados. (Por exemplo, uma afirmação que deveria ser verdadeira, mas que acaba por ser uma mentira, é um ilogismo, uma falsidade.)

A maneira de analisar a situação é ao pegar em cada uma das partes de dados analisadas como acima e atribuir cada ponto‑fora à pessoa ou parte da área a que pertence. (Por exemplo, se Bill foi a pessoa que disse a mentira acima, esse ponto‑fora é colocado sob o nome de Bill.) Quando todos os dados tiverem sido analisados, conte os pontos‑fora para ver onde a maioria dos pontos‑fora está localizada.

Fazer isso fornece‑lhes os locais ou pessoas de maior erro ou desorganização. Também lhe fornece áreas de maior eficácia, que serão as áreas com o menor número de pontos‑fora.

Por exemplo, há problemas na Unidade de Comes e Bebes. Há três pessoas na unidade. A análise de dados de toda a área dá‑nos um certo número de pontos‑fora. Em seguida, atribuímos estes aos funcionários A, B e C que trabalham na unidade. Digamos que, quando a investigação estiver concluída, você descobre que B teve a maior quantidade de pontos‑fora. Isso indica que o problema na Unidade de Comes e Bebes é com B. Pode‑se lidar com B de várias maneiras, tais como treiná‑lo nas tarefas do seu trabalho, fazer com que ele chegue ao trabalho a horas, etc. Observe que analisámos os dados da área principal. Atribuímos cada dado às secções menores da área. Ao ver qual é a secção que tinha mais pontos‑fora, tínhamos uma situação analisada e pudemos descobrir o que fazer para lidar com esta secção.

Por exemplo, analisamos todos os dados que temos sobre a fábrica de carros Bingo. Assim, atribuímos os dados analisados como pontos‑fora a cada função da fábrica de carros Bingo. Desta maneira localizamos com precisão que sector está em piores condições. Depois manejamos esse sector de várias maneiras, principalmente organizando e familiarizando os seus executivos e pessoal.

Existem diversas variações.

OBTEMOS UMA ANÁLISE DA SITUAÇÃO ANALISANDO TODOS OS DADOS QUE TEMOS E ATRIBUINDO OS PONTOS‑FORA ÀS ÁREAS OU PARTES. A ÁREA COM MAIS PONTOS‑FORA É A ÁREA QUE PRECISA DE SER CORRIGIDA.

Quando analisamos uma situação ampla a ser resolvida, é claro que temos o problema de descobrir o que há de errado antes de podermos corrigi‑la. Os passos da análise de dados seguidos pela análise da situação são os passos a serem usados para descobrir o que está errado.

Fazemos isto ao comparar todos os dados com os pontos‑fora (ilogismos). Ficamos assim com uma lista grande de pontos‑fora. Este é o passo da análise de dados.

Classificamos os pontos‑fora que temos agora nas principais áreas do cenário. A maioria dos pontos‑fora aparecerá numa área. Este é o passo da análise da situação.

Sabemos agora qual é a área a manejar.

Por exemplo, existem 70 dados no cenário geral. Descobrimos que 21 desses dados são irracionais. Estes são os pontos‑fora. Colocamos os 21 pontos‑fora nas áreas de onde vieram ou em que se aplicam. 16 vieram da área G. Lidamos com a área G.

Experiência

A parte mais notável desse exercício é que, embora possa demorar um dia para concluir a análise de dados, isso compara‑se a três meses de experiência operacional. Por isso, a análise de dados e da situação dão um resultado instantâneo enquanto a experiência leva muito tempo.

É possível analisar uma situação analisando todos os dados que temos e atribuindo os pontos‑fora às áreas ou pessoas. A área ou pessoa com mais pontos‑fora mostra onde a correção é necessária.

A qualidade da análise de dados depende do quão bem a pessoa que realiza a investigação conhece a organização e os propósitos ideais nos quais a atividade se baseia. Isso significa que é preciso saber quais devem ser as suas atividades do ponto de vista racional (razoável) ou lógico.

Por exemplo, um relógio deve continuar a funcionar e indicar a hora e ter um design prático e agradável. Uma fábrica de relógios deve fabricar relógios. Deve produzir relógios suficientes e baratos o suficiente para que os clientes queiram comprá‑los. E os relógios precisam de ser vendidos por um preço adequado para que a fábrica de relógios possa continuar a funcionar.

A fábrica compra os materiais para fazer os relógios. Repara e substitui as suas ferramentas e equipamentos. Contrata mão de obra para fabricar relógios e executivos para supervisionar o trabalho realizado na fábrica. Possui empresas menores que lidam com reparos de relógios. Elas são localizadas em áreas afastadas da fábrica. E tem outras empresas que vendem os relógios para vários tipos de lojas, onde as pessoas podem comprá‑los.

Todos os itens acima mostram o que se quer dizer com estrutura “ideal” da empresa de relógios e da sua organização.

Estes pontos são racionais e lógicos. Eles são o que deveria estar a acontecer e, se estiverem, isso indica que a fábrica de relógios está a ir bem e será capaz de continuar a operar.

Se conferirmos os dados atuais reais da empresa de relógios, podemos identificar os pontos‑fora e fazer uma análise de dados. Por exemplo, se a empresa deveria ter recebido materiais para fabricar os relógios, mas estes materiais ainda não chegaram, isso seria um ilogismo, factos contraditórios.

Atribuem‑se os pontos‑fora a todo o cenário como uma análise da situação. Neste exemplo, os materiais não foram entregues porque a pessoa encarregada do dinheiro da empresa esqueceu‑se de pagar ao fornecedor que envia os materiais. Por isso, esse ponto‑fora é atribuído à pessoa encarregada do dinheiro.

Se o restante da análise de dados e da situação apresentar outros pontos‑fora sobre essa pessoa, isso mostra quem precisa de ser corrigido.

Alguém usa o seu saber‑fazer e perícia em administração (as ações envolvidas na gestão ou organização dum escritório, organização ou atividade específica) para reparar a secção menor que tem mais pontos‑fora.

Dessa maneira, obtemos uma fábrica de relógios em funcionamento que se aproxima do ideal.

Quaisquer problemas em organizações de qualquer tipo são tratados da mesma maneira.

A estas duas ações chamamos:

• ANÁLISE DE DADOS
• ANÁLISE DE SITUAÇÃO