Deze sectie laat je een organiseerbord, of afgekort orgbord, zien. Het was oorspronkelijk ontwikkeld voor gebruik in Scientology organisaties. Het is aangepast zodat je het kunt gebruiken voor welke activiteit, bedrijf of organisatie dan ook. Dit bord kan zonder aanpassing worden gebruikt door een heel kleine organisatie of door één met duizenden mensen. Er worden gewoon meer of minder functies bezet. Dat is de enige verandering. Verder kan het zelfs door iemand worden gebruikt om zijn eigen leven te organiseren en te verbeteren.

Een Overzicht

Het organiseerbord is onderverdeeld in zeven afzonderlijke gebieden, die divisies worden genoemd. Deze zijn genummerd van 1 tot en met 7. Elke daarvan verricht de functies die nodig zijn om het specifieke product van die divisie te produceren.

Een organisatie is pas succesvol wanneer alle activiteiten die aangegeven worden door deze divisienamen uitgevoerd worden. Dit zijn: Leidinggevende, Communicaties, Disseminatie (promotie en marketing van de diensten en producten van de organisatie), Financiële, Productie, Kwalificatie (verzekeren van de kwaliteit van de dienstverlening of de producten van de organisatie) en Publieks (nieuw publiek informeren over de diensten en producten van de organisatie).

Een organisatie die één of meer van deze divisies mist, zal mislukken.

Ofschoon het bord met zeven divisies een aantal divisies lijkt te hebben die alleen bij een grote groep zouden passen, is het, zoals hierboven gezegd, geschikt voor elke organisatie van welke omvang dan ook.

Het unieke van dit organiseerbord is dat men links naar binnengaat en dan, te beginnen met Divisie 1, naar rechts gaat door de divisies heen naar Divisie 6 en dan eruit gaat. Een persoon of deeltje stroomt niet door Divisie 7. Deze divisie coördineert de activiteiten van de rest van de organisatie, wat betekent dat het erop toeziet dat de verschillende mensen en divisies efficiënt met elkaar samenwerken.

Neem bijvoorbeeld eens een grote hairstylingsalon:

Een vrouw komt binnen in de salon en wordt door de receptioniste begroet die zich in de Communicaties Divisie bevindt.

De klant zou wel wat vragen kunnen hebben over de diensten van de salon en wordt naar een van de personeelsleden van de salon verwezen om haar de verschillende hairstylingprocedures uit te leggen die door de salon worden gedaan – kleuren, knippen, enz. Die persoon zou zich in de Disseminatie Divisie bevinden.

Betaling wordt gedaan bij de kassier in de Financiële Divisie.

De klant gaat dan naar de stylist in Divisie 4, de Productie Divisie, die haar haar stylt.

Voordat ze weggaat, vertelt een van de personeelsleden, die werkt in de Publieks Divisie van de salon, haar over het contact opnemen met haar vriendinnen om ze over de salon te vertellen en biedt haar een korting aan bij haar volgende afspraak als ze een van haar vriendinnen voor diensten naar de salon laat komen.

Deze klant is dus stap voor stap door het orgbord van de salon heen gegaan. Het directe gebruik van dit orgbord bij een organisatie van welke omvang dan ook kan gemakkelijk worden gezien.

De functies die door elke divisie op een orgbord worden uitgevoerd, worden verder onderverdeeld in departementen, meestal drie, wat een totaal geeft van eenentwintig departementen. Elk departement heeft een specifiek product of specifieke producten die, bij elkaar opgeteld, resulteren in het uiteindelijke product van de divisie.

In een Communicaties Divisie is het eindproduct bijvoorbeeld effectief, productief en ethisch personeel. Ethisch betekent hier doen wat het juiste en het beste is voor de groep en alle betrokkenen.

Het eerste departement in deze divisie is het Departement van Routering en Personeel. Het routeert nieuw personeel naar hun toegewezen posten. Het heeft het product van effectief personeel dat een positie of functie is toegewezen en dat getraind is om het werk van zijn/haar functie te doen. Sommige activiteiten van dit departement zijn de volgende:

• neemt personeel aan;
• werkt uit hoe het beste gebruik te maken van het bestaande personeel en plaatst ze correct op het orgbord om te assisteren bij de groei van de organisatie;
• zorgt ervoor dat nieuw en bestaand personeel hun petten leren en zorgt dat ze in de leer gaan (het werken onder een meer ervaren persoon) om hun werk te doen.

Het tweede departement, het Departement van Communicaties, is volledig verantwoordelijk voor de in- en uitgaande communicaties van de organisatie, alsook voor de communicatie tussen de medewerkers van de organisatie. Het product van dit departement is communicaties gemakkelijk aangenomen en vlug afgeleverd. Het doet het volgende:

• beantwoordt de telefoon en verbindt door aan de juiste persoon;
• ontvangt binnenkomende post en distribueert deze snel aan het personeel in de hele organisatie;
• ziet erop toe dat de organisatie communicatie verstuurt aan de mensen die al dan niet zaken met haar doet;
• zet het communicatiesysteem van de organisatie zó op dat haar personeel en leidinggevenden communicaties naar elkaar kunnen sturen en van elkaar kunnen ontvangen.

Het Departement van Inspecties en Rapporten, met als product ethisch, producerend personeel, is het derde departement. Het doet het volgende:

• inspecteert alle projecten van de organisatie en brengt verslag uit over de vooruitgang ervan aan de leidinggevenden, zodat er indien nodig actie kan worden ondernomen om enige problemen op te lossen;
• verzamelt de statistieken van de organisatie en houdt deze bij. Een statistiek is een meting van de kwantiteit van de verschillende producten die elke week door de organisatie worden geproduceerd. Leidinggevenden bekijken deze en nemen elke actie die nodig mocht zijn om de productie en de effectiviteit te verbeteren;
• ziet erop toe dat er sprake is van een hoog niveau van ethisch gedrag in de organisatie.

Het orgbord van de Communicaties Divisie ziet er als volgt uit:

Elke divisie volgt ditzelfde format met een hoofd van de divisie en drie departementen, met elk een departementshoofd. Hier volgt een vereenvoudigde versie van het orgbord met zeven divisies. Het beschrijft de functies van de divisies zoals ze toegepast kunnen worden door elke organisatie, elk bedrijf of elke groep.