Wat is organiseren of organisatie?

De meeste mensen hebben zoveel ideeën over het woord “organisatie”, dat ze er niet aan denken als een activiteit waarbij mensen samenwerken om iets gedaan te krijgen.

Laten we eens kijken wat organisatie werkelijk is.

Laten we beginnen door een hoeveelheid rode, witte en blauwe kralen te nemen die worden gebruikt om iets te maken. Laten we ze organiseren.

Eerst stellen we het orgbord op. “Orgbord” is niet een afkorting van organisatiebord maar van organiseerbord. Een orgbord is een bord dat de ordelijke rangschikking weergeeft van het organiseren om een product te produceren. Nogmaals, een product is iets dat is voltooid – een dienst of artikel – dat kan worden uitgewisseld.

Organisaties en bedrijven produceren – auto’s, sieraden, kleding, speelgoed, voedsel, enz. Binnen elke organisatie of bedrijf produceert elke persoon die er werkt iets.

Een receptioniste produceert bijvoorbeeld gesprekken die beleefd zijn beantwoord en zijn doorverbonden naar de juiste persoon.

Een bouwvakker produceert een bepaald deel van een gebouw, zoals het bouwen van de muren of het leggen van de vloeren.

Een verpakker plaatst wat het bedrijf produceert netjes in het juiste pakket.

Een organiseerbord wordt door een organisatie gebruikt om haar producten te produceren en zo succesvol te zijn.

Laten we eens zien hoe dit werkt.

We hebben een hoeveelheid kralen. Laten we de kralen allemaal bij de productieleider (degene met de leiding) dumpen, alle kralen chaotisch door elkaar heen.

Het is duidelijk dat de productieleider iets moet doen met al die kralen, of hij zal zichzelf verward gaan voelen en het idee krijgen dat hij niet met deze verwarring kan omgaan. Dus moet hij de kralen routeren – ze op een bepaald pad of kanaal doorsturen. Eén manier waarop hij dit kan doen, is door ze eerst van elkaar te scheiden naar soort: rode kralen, witte kralen en blauwe kralen.

Het zal er als volgt uitzien:

Dit is wat een persoon die de leiding heeft in een organisatie, bedrijf of activiteit moet doen. Hij routeert. Hij verdeelt de dingen die naar hem toe komen in soorten of categorieën van dingen of categorieën van actie.

Maar tot nu toe zijn de kralen alleen nog maar per soort ingedeeld – rood, wit en blauw.

Ze zijn nog nergens heen gegaan.

Nogmaals, een organisatie moet iets produceren. Laten we zeggen dat de producten van de organisatie doorboorde, geregen en verpakte kralen zijn. Dan zouden we het volgende krijgen:

Of we zouden het volgende krijgen:

Of we zouden het volgende krijgen:

Het is niet bijzonder belangrijk welk orgbordpatroon we gebruiken, zolang daardoor de hoeveelheid kralen maar wordt verwerkt.

Als we slechts één persoon in deze “organisatie” hebben, moet hij toch nog enig idee van organiseren hebben en tevens een soort van orgbord.

Maar als we omgaan met grote aantallen mensen of dingen, moeten we er wel mensen aan toevoegen om de klus te klaren. Maar als we ze eraan toevoegen zonder een orgbord, zullen we ook een hoop verwarring toevoegen.

Een organisatie zonder een orgbord zal instorten, als ze meer werk heeft dan ze met gemak aankan. Het resultaat zal een verwarring zijn.

Wat is een verwarring? Een verwarring is een stroom deeltjes (mensen, communicaties of andere items) die geen rangschikking of volgorde heeft. Deeltjes botsen, stuiteren van elkaar af en blijven IN het gebied. Die gaan er gewoon nergens uit.

Dus is er geen product, want om een product te hebben, moet er iets UIT het gebied stromen. Als een bedrijf kleding maakt, moet de kleding die het bedrijf produceert ERUIT worden gestuurd, bijvoorbeeld naar een ander bedrijf dat de kleding aan mensen verkoopt.

We kunnen nu twee dingen zien. We hebben een aantal stabiele dingen. Dit zijn locaties of functies of posities in een groep of organisatie. En we hebben dingen die stromen. Dit zijn de dingen die worden veranderd door de mensen die de functie of positie hebben.

Met gebruik van het voorbeeld van een bedrijf dat kleding maakt, zou het als volgt kunnen gaan:

Ruwe stof wordt geleverd aan het bedrijf. Iemand moet die snijden. Dat is zijn functie – snijder. Hij heeft een verandering in het materiaal aangebracht – hij heeft het gesneden.

Vervolgens stuurt hij het door naar iemand anders en die persoon heeft de functie om de stof te naaien en een overhemd te maken – overhemdenmaker. Dus die werknemer heeft daar nog een verandering aangebracht.

Vervolgens stuurt hij het overhemd door naar een andere werknemer die de knopen van het overhemd aanzet – knopenaanzetter. Nog een verandering.

Het voltooide overhemd gaat nu naar de verpakker die het overhemd verpakt.

Op elk punt zijn de dingen (stof en overhemden) die door dit kledingbedrijf heen bewegen, veranderd, totdat ze voltooide producten zijn.

Het eindproduct van het bedrijf – verpakte, hoge kwaliteit overhemden gereed voor verkoop – kan nu worden verkocht aan een ander bedrijf, zoals een warenhuis, dat dan de overhemden aan de mensen verkoopt die ze nodig hebben of willen.

Dus de werknemers van een organisatie of bedrijf veranderen stromende deeltjes.

Deeltjes stromen in volgorde.

Dingen komen een organisatie binnen, worden veranderd en stromen een organisatie weer uit.

Een organisatie met maar één soort artikel (rode kralen), is minder complex dan een organisatie met verscheidene soorten artikelen:

Elke activiteit heeft een volgorde van acties. Het moet punten hebben die stabiel zijn – de mensen met de functies die het werk doen – en die niet stromen, om met dingen om te kunnen gaan die wel stromen.

Het is niet nodig de mensen op stabiele punten slechts één ding te laten doen. Maar er moet wel sprake zijn van een exacte, juiste volgorde van acties.

Dit alles is van toepassing op de machinekamer van een schip, een advocatenkantoor of welke organisatie dan ook.

Er stroomt brandstof in de machinekamer naar binnen en die wordt veranderd in beweging (energie) die naar buiten stroomt.

Iemand bedient de machines. Iemand repareert de machines. Het kan allemaal worden gedaan door één persoon, maar zodra de hoeveelheid omhooggaat, moet iemand de acties plannen, ze scheiden in verschillende soorten en ze op een orgbord plaatsen.

Dit wordt gedaan door het bedienen en het repareren te scheiden, wat er twee activiteiten op hetzelfde orgbord van maakt.

De hoofdmachinist zorgt dat de stromingen door blijven gaan en dat de machinisten hun werk doen.

Op een advocatenkantoor krijgen we andere acties als stroming.

Het bovenstaande zou een stromingsschema zijn, eventueel met op elk punt een andere persoon (met een andere vaardigheid).

Of we zouden een orgbord kunnen hebben waar dingen helemaal niet bewegen.

Maar als we dat deden, zouden we dingen op het orgbord moeten plaatsen, te beginnen aan de top van elke sectie, die de diverse acties weergeven die moeten worden gedaan en van boven naar beneden alle acties opsommen.

Op deze manier zou er een stroming plaatsvinden door de verschillende mensen op het orgbord. Het zal er als volgt uitzien:

Organiseerborden die alleen maar de namen van verschillende posities weergeven, zullen meestal niet goed stromen of functioneren.

Een typisch orgbord van het leger van vroeger was:

Maar vanwege het feit dat legers tegenwoordig uit veel meer manschappen bestaan dan vroeger, moesten ze een orgbord hebben dat de stromingen van dingen liet zien.

Dus je organiseert door deze stappen te doen:

1. Het zorgvuldig bekijken van de soorten deeltjes – de dingen die betrokken zijn bij het produceren van een product.

2. Het uitwerken wat de veranderingen zijn die bij elk soort deeltje moeten plaatsvinden om er een product van te maken.

3. Het aannemen en op het orgbord plaatsen van de mensen die de veranderingen zullen teweegbrengen in de volgorde van de veranderingen die op het orgbord zijn aangegeven.

Het orgbord moet ook een herkenning bevatten van de soorten deeltjes in nummer 1 hierboven.

Het moet ook het routeren bevatten van de verschillende soorten dingen aan de mensen die ze veranderen. Ten slotte is er een verdere routering naar buiten als producten.

De receptioniste in een bedrijf moet bijvoorbeeld in staat zijn de verschillende soorten bezoekers te herkennen die naar haar balie komen. Een bezorger zou worden doorgestuurd naar de persoon die leveringen ontvangt. Een potentiële klant wordt naar een verkoper gerouteerd. Enzovoort.

Om uitvoerbaar en bruikbaar te zijn, moet een orgbord ook het verkrijgen van de materialen en benodigdheden bevatten die nodig zijn om te produceren. Het moet manieren bevatten om het product van de organisatie naar mensen te krijgen die het wellicht zouden willen hebben; zoals het maken van reclame en verkopers. Er moet ook een voorziening zijn om betaald te worden voor de producten die de organisatie produceert. Het moet ook mensen bevatten die toezicht houden op het werk.

Een bedrijf is in wezen een verzameling kleine orgborden, die samengevoegd zijn om te functioneren als een groot orgbord.

Om enige activiteit die je wilt doen te plannen, moet je deze eenvoudige stappen kunnen doen:

1. De volgorde van organisatorische stromingen en veranderingen visualiseren (een mentaal beeld vormen) die op elk punt moeten plaatsvinden.

2. Kunnen zien waar een deeltje (papier, lichaam, geld, enz.) je activiteit, bedrijf, enz., binnenkomt en waar het er weer uitgaat.

3. Elk punt kunnen vinden waar dingen zijn gestopt en niet werken, en iets doen om dat deel van de stroming weer op gang te brengen.

Samengevat is een geschikt orgbord een constant samenspel van stromingen van dingen die niet met elkaar in botsing komen, maar die wel binnenkomen en die wel de gewenste verandering ondergaan en die wel als product de organisatie weer verlaten.