Een organiseerbord is in feite een kaart waarop de stroming van de producten wordt weergegeven die, de een na de ander, door de mensen die in een organisatie of bedrijf werken, worden geproduceerd.

Elke persoon in de organisatie heeft een functie of positie of “post”.

Elke post kan ook een “pet” worden genoemd.

Het woord pet is jargon voor de titel en het werk van een specifieke functie in een organisatie. Het is ontleend aan het feit dat in vele beroepen, zoals bij de spoorwegen, de pet die wordt gedragen, aangeeft wat voor werk de persoon doet.

Op een trein draagt de machinist die de trein bestuurt bijvoorbeeld een bepaald soort pet.

Of een politieagent draagt een politiepet.

Een bouwvakker draagt een bepaalde pet, een helm, om hem te beschermen.

Elke organisatie bestaat uit een aantal mensen en ieder van hen heeft een “pet” of functie uit te voeren.

In elke organisatie is er een stroming van dingen van de ene pet naar een andere, van persoon tot persoon, van werknemer tot werknemer. En iedere pet of functie in een organisatie produceert een product dat bijdraagt aan het eindproduct van de organisatie.

Het hele organiseerbord resulteert in een product.

Een winkel verkoopt bijvoorbeeld computers. Sommige van de petten voor deze winkel zouden de volgende zijn:

De inkoper die de computers bestelt bij de bedrijven die ze maken.

De magazijnbediende die de computers ontvangt die besteld waren en ze in de voorraadkasten plaatst.

De verkoopster die de computers aan klanten verkoopt.

De kassier die de betaling van de klanten voor hun aankopen in ontvangst neemt.

Elk van deze is een pet die een product produceert dat bijdraagt aan het eindproduct van de winkel – computers van hoge kwaliteit verkocht en geleverd aan klanten.

Het Toewijzen van Posten op een Orgbord

De verspilling van mankracht die plaatsvindt wanneer er geen orgbord is en het verlies aan producten die door de organisatie worden geproduceerd, geven je goede redenen voor al het eventuele werk dat nodig mocht zijn om een correct orgbord op te stellen, bekend te maken en te gebruiken.

Mensen verwachten dat er een orgbord is en ze willen er een en ze protesteren als er geen een is. De nieuwste zeeman die aan boord van een schip komt, veronderstelt dat het schip een orgbord heeft, en als er wel eentje is maar het is niet bekendgemaakt op een feitelijk bord, dat het dan tenminste bekend is. Hij veronderstelt dat er iemand is die de boel leidt en dat de verschillende activiteiten onder verschillende mensen vallen.

Wanneer er geen orgbord bekend is, zal een werknemer of lid van een organisatie protesteren en zich onzeker voelen, omdat hij niet weet waar hij in de organisatie thuishoort.

Dus een orgbord en een pet hebben, helpen iemand zich thuis te laten voelen.

Iemand zonder pet is er behoorlijk beroerd aan toe. Of iemand kan een pet hebben die niet echt nodig lijkt te zijn en in zo’n geval zal hij het gevoel hebben dat zijn werk slechts een “fout” is.

Het moreel wordt dan ook door de kwaliteit van een orgbord, of de afwezigheid daarvan, aanzienlijk beïnvloed. Moreel is de mentale en emotionele houding van een individu of groep en de hoeveelheid enthousiasme die ze vertonen voor de activiteit waarmee ze bezig zijn. Het criterium voor een groep is echter uiteindelijk de economische levensvatbaarheid ervan. Levensvatbaarheid betekent het vermogen van iets om te groeien, uit te breiden en succesvol te zijn. De economische levensvatbaarheid ervan, hangt af van het hebben van een aanvaardbaar product dat door mensen gewenst is. Groepen die geen aanvaardbaar product hebben slagen niet.

De hoeveelheid producten die wordt geproduceerd en de aanvaardbaarheid van de producten die aan anderen worden geleverd, hangen heel erg af van het hebben van een bruikbaar orgbord. De werknemers of leden van de organisatie moeten het orgbord kennen en gebruiken.

Zelfs een enkele persoon of een kleine groep, heeft een zeer exact orgbord nodig om ook maar enig succes te hebben. In feite is het zo dat hoe kleiner de groep is, hoe belangrijker het orgbord wordt. Maar vaak heeft een enkele persoon of een kleine groep geen orgbord. En grote groepen vallen uit elkaar als er geen orgbord is of als er een slecht orgbord is.

Gewoonlijk wordt de slechte kwaliteit van het product dat door een bedrijf of organisatie wordt geproduceerd, alleen verweten aan de vaardigheid van de mensen die er werken. Maar in feite hangt de kwaliteit van het product van een bedrijf of organisatie heel erg af van het orgbord ervan.

De werknemers van een bedrijf dat een bepaald product probeerde te maken, hadden bijvoorbeeld het gevoel dat ze zich dood werkten. Iedereen was van streek en boos op elkaar. Het bedrijf produceerde een armzalig product dat ongeveer twee keer zo duur was om te produceren dan wat het normaal gesproken zou moeten kosten.

Toen het bedrijf een beetje beter werd georganiseerd, en hoewel veel van haar werknemers niet goed waren opgeleid, begon het bedrijf een acceptabel product te leveren met ongeveer de helft van het werk. Dus zelfs een beetje organiseren wierp zijn vruchten af.

De hoeveelheid en de kwaliteit van de producten van elk bedrijf of elke groep hangen volledig af van het orgbord en petten en het gebruik ervan.

Je kunt je mensen eindeloos trainen, maar tenzij je ook een reëel en bruikbaar orgbord hebt, zul je nog steeds een armzalig product hebben. Je zult er ook minder van produceren.

Gebrek aan een bestaand en bruikbaar orgbord kan leiden tot mislukking. Gebrek aan kennis over het onderwerp organiseren resulteert in het moeten hebben van mensen die “genieën” zijn. Dat zal niet erg lang succesvol zijn.

Om ook maar iets te maken, moet je een reëel orgbord hebben dat bekend is. Je hebt een orgbord nodig om de kwaliteit van je product te verbeteren. Je hebt er een nodig om het moreel van de groep hoog te houden. Je hebt er een nodig om de werklast gelijkmatig te verdelen, zodat niemand overwerkt is. De vraag is dus, hoe maak je er een?

Petten

Een orgbord bestaat uit petten.

De nauwkeurige definitie van een pet is “de zijndheid en doendheid die een product verkrijgen”.

Een zijndheid is het aannemen of het kiezen van een bepaald soort identiteit. Bijvoorbeeld, een receptionist is een identiteit. Als je een kantoor inloopt, kun je de receptionist identificeren, namelijk de persoon die de mensen begroet die het kantoor in komen. Dat is zijn identiteit. Secretaresse is een ander voorbeeld van een identiteit. Buschauffeur zou een andere identiteit zijn.

Doendheid is de handeling waarbij een bepaalde actie of activiteit wordt gedaan.

Laten we als voorbeeld een trein nemen:

De treinmachinist die de locomotief bestuurt die de trein trekt, draagt zijn machinistenpet en heeft de post van machinist. Dat is zijn zijndheid.

Hij accepteert opdrachten, let op de verschillende waarschuwingslichten en oefent controle uit over de werking van de locomotief om deze te starten, te veranderen en te stoppen. Dat is zijn doendheid.

Hij brengt de trein, met de passagiers of de vracht, op een veilige manier en volgens de dienstregeling van de ene plaats naar de andere. Een verplaatste trein met lading is dus het product.

Hoe komt de pet van een machinist tot stand?

Mensen en goederen moeten over land over een afstand worden verplaatst. Of een nieuw gebied dat wordt opgebouwd, heeft transport nodig van mensen en goederen ernaartoe en ervandaan.

En mensen zullen ervoor betalen om zichzelf en hun goederen te laten verplaatsen.

Treinen kunnen dat.

Het geld om treinen op te zetten en te rijden moet worden geregeld. Je hebt de wettelijke rechten nodig om het spoor aan te leggen. Dan moet het spoor worden aangelegd en moeten de locomotieven, wagons, stations en loodsen om locomotieven op te slaan en te repareren worden gebouwd.

Iemand moet de trein besturen. Hier moet iemand dus voor worden aangenomen. En dit is de post of de pet van machinist.

Hoe weten we dit? Omdat we een product moeten hebben van verplaatste mensen en goederen. Dat was wat we in de eerste plaats probeerden te doen.

Vandaar dat we de pet van machinist hebben.

Maar wat als er helemaal geen sprake was van een orgbord?

De pet van de machinist zou de enige pet zijn. Dus probeert de machinist het geld voor kaartjes te collecteren, de treinstations te runnen, zijn locomotief te besturen, brandstof te kopen voor de trein, de wagons te laden, enzovoort.

Nou, als de machinist dat allemaal zou doen dan zou er het volgende gebeuren:

1. Hij zou uitgeput raken.
2. Hij zou een verschrikkelijk humeur hebben.
3. Zijn machines gaan kapot.
4. Hij zou wellicht brokken kunnen maken.
5. Het land waarop de spoorweg zich bevindt, wordt niet goed verzorgd en zou er slecht aan toe raken.
6. Hij zou niet veel van zijn product produceren – verplaatste mensen en vracht.
7. Zijn product zou ook niet goed zijn, omdat hij niet in staat zou zijn om zich aan een schema te houden. Er zouden meer dan genoeg klachten komen.
8. Al heel snel zou er geen spoorweg meer zijn.

Misschien klinkt dit je wel bekend in de oren!

Hoe werden die problemen in het verleden “opgelost”?

Misschien werden er wel mensen ingehuurd om elk treinstation te runnen en zei iemand: “Zo moet het zijn! Alles gaat op zijn pootjes terechtkomen.”

Wel, het zou nog steeds een puinhoop zijn.

Of misschien besluit iemand meer machinisten aan te nemen en meer mensen om de stations te runnen en meer machinisten en zelfs nog meer mensen om de stations te runnen ... en dit leidt tot een verwarde bende, loonkosten die de spuigaten uitlopen en een zeer slecht product.

Dus dit probleem moet op een andere manier worden opgelost.

We zouden niets bereiken en niet eindigen met een orgbord dat werkt – en er zal niets werken of economisch levensvatbaar zijn – tenzij we het volgende doen:

We maken een lijst met alle producten die de organisatie moet produceren om te zorgen dat het eindproduct ervan op de juiste manier wordt gemaakt. Daarna werken we de verschillende petten uit die nodig zijn om deze kleinere producten te produceren.

Wanneer we dat hebben gedaan, kunnen we de petten op een orgbord plaatsen, op zo’n manier dat er sprake is van een stroming. We kunnen bepalen wie opdrachten geeft aan wie. We kunnen uitwerken hoe de werknemers in staat zullen zijn om gemakkelijk met elkaar te communiceren. Dan hebben we een orgbord.

Je kunt geen orgbord uitwerken totdat je (a) een lijst maakt van alle kleinere producten die worden geproduceerd om je eindproduct te maken en (b) daarna petten aan mensen geeft om elk kleinere product geproduceerd te krijgen.

De kwaliteit van het uiteindelijke product hangt af van het hebben van een orgbord dat werkt. Het hangt af van het hebben benoemd van alle petten. Het hangt af van iedereen zover te krijgen dat hij of zij de petten die zijn toegekend ook doet. En het hangt af van iedereen te laten samenwerken om het benodigde werk GEDAAN te krijgen.

Terugwerken van het Eindproduct

Laten we nu eens kijken hoe je het product van een organisatie neemt en alle kleinere producten uitwerkt die, wanneer ze bij elkaar worden gevoegd, het eindproduct maken.

We kunnen beginnen met het eindproduct van een spoorweg – verplaatste ladingen mensen en goederen. Hoeveel kleinere producten zijn ervoor nodig om dat grote eindproduct te verkrijgen?

We hebben hier dus het belangrijkste eindproduct – dat weer kan worden onderverdeeld in kleinere producten, die elk eerder in de volgorde naar het eindproduct worden geproduceerd.

Er is een eerder product aan verplaatste ladingen – gekochte locomotieven. Voordat een locomotief kan worden gebruikt of gerepareerd, zal iemand hem eerst moeten kopen. En om hem te kopen, is er een eerder product – geld voor uitrusting.

Als je naar de lading zelf kijkt, is er het product van een geleverde lading die is geaccepteerd aan de ontvangende kant door een persoon of bedrijf.

Je kunt naar eerder in die volgorde terugwerken en je zult merken dat er nog een ander product is: opgeslagen vracht (de dingen die door de trein worden vervoerd – hout, kolen, enz.). De vracht moet worden opgeslagen wanneer die aankomt en voordat die wordt afgeleverd.

En daarvoor zien we nog een product – uitgeladen vracht. Nogmaals, iemand moet de vracht uitladen.

En daarvoor – er is verplaatste vracht en dat is wat de trein doet.

Als je nog eerder kijkt – er is geladen vracht, voordat de trein die ergens heen kan brengen.

En nog dáárvoor – vracht klaargemaakt voor verzending.

En nog eerder – er zijn contracten ondertekend met klanten om hun goederen te vervoeren.

En daar nog weer voor – advertenties geplaatst waar ze zichtbaar zijn voor het publiek.

En daarvoor – onderzoek onder het publiek om erachter te komen wat ze nodig hebben in termen van vrachtvervoer.

En helemaal aan het begin – een onderzoek onder de activiteiten die wellicht vrachtdiensten nodig hebben.

Elk van deze producten is een pet en elke moet worden gedaan om het uiteindelijke product te verkrijgen.

Als je dit nog eens wat nauwkeuriger bekijkt, zien we dat er geen kosten voor de geleverde diensten in rekening worden gebracht of dat er inkomsten mee gemoeid zijn. Er is dus nog een product: de inkomsten die nodig zijn om de organisatie haar rekeningen te laten betalen en te kunnen kopen wat ze nodig heeft voor toekomstige productie, enzovoort. Dit product heeft natuurlijk eerdere petten.

Sommige mensen zijn niet productgericht – wat betekent dat ze denken dat de inkomsten gewoon verschijnen, zonder iets te produceren. Veel mensen kunnen zich de volgorde van producten die nodig is om een eindproduct te maken en te leveren of een dienst te verlenen en er dan voor betaald te krijgen, niet voorstellen en denken er ook niet aan. Dus gaan ze op de fles en verhongeren ze.

Er gaan altijd flink wat producten aan het product dat geproduceerd moet worden vooraf, voordat het product van inkomsten wordt ontvangen. Mensen kunnen gewoon vast komen te zitten op het geld zelf. Ze zien geen enkele productvolgorde en dus gaan ze op de fles of ze zijn arm.

Als je een activiteit, een bedrijf of organisatie hebt, moet je een wenselijk product hebben dat wordt verkocht voor meer geld dan het kost om het te produceren. Je moet het product verkopen en leveren om inkomsten te krijgen.

Organiseren

Om je bedrijf, groep, activiteit of huishouden te organiseren, hoef je alleen maar de volgende exacte stappen te doen:

1. Ten eerste, werk uit wat je eindproduct is. Schrijf het op.

2. Werk nu terug in de volgorde. Benoem de eerdere producten die nodig zijn voor elk volgend product en die allemaal uitmonden in je eindproduct.

3. Wijs vervolgens mensen toe aan deze petten. Doe dit in termen van een steeds grotere volledigheid van je product. Hier zul je je hiërarchische structuur van krijgen, van de persoon of de mensen aan de top die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de werknemers, naar de mensen die belast zijn met de leiding over de departementen en naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor elk van de kleinere producten die samen het grotere eindproduct maken.

4. Pas je activiteit of organisatie aan voor stromingen – hoe de kleinere producten van de ene persoon in je organisatie naar de volgende persoon bewegen.

5. Stel de communicatievolgorde vast en benoem deze – de volgorde van de kleinere producten die, na voltooiing, worden doorgegeven van de ene persoon (pet) naar de volgende.

6. Werk uit waar het doen (acties of stappen) uit bestaat dat resulteert in elk kleinere product. Schrijf dit op als de functies en acties, met alle benodigde vaardigheden, om het eindproduct van de organisatie te produceren.

7. Benoem deze als specifieke petten.

8. Neem mensen aan om deze petten te “dragen” en het werk te doen.

9. Om deze bekend te maken, oefen je met je werknemers de acties of stappen die moeten worden gedaan. Oefenen betekent het geregeld herhalen van het uitvoeren van een serie zorgvuldig uitgewerkte procedures die altijd op dezelfde manier worden gedaan en altijd een gewenst resultaat produceren.

10. Stel mappen samen met geschreven functiebeschrijvingen voor elke pet – de exacte taken en plichten van elke pet die je hebt toegewezen – en deel deze uit aan je werknemers. Deze verslagen worden ook wel “petten” of iemands “pet” (geschreven materialen) genoemd.

11. Zorg dat deze geschreven petten worden uitgedeeld aan de mensen die je hebt aangenomen. Laat elke persoon zijn materialen zorgvuldig bestuderen, zodat hij weet wat er van hem wordt verwacht, wat hij moet doen en hoe hij het moet doen.

12. Zorg dat de functies worden uitgevoerd zodat de productie wordt verkregen.

Dit is wat we “organiseren” noemen.

Om een product van kwaliteit te hebben: organiseer!

Om het moreel te verhogen: organiseer!

Om voort te bestaan en succesvol te zijn: organiseer!