Om nauwkeurig feitenonderzoek te doen, moet je een uitstekend begrip hebben van de logica en van de verschillende soorten uitpunten en pluspunten. Met deze als je ondergrond gebruik je twee algemene stappen om “erachter te komen wat er werkelijk gaande is”. Deze stappen zijn:

1. Het analyseren van gegevens;
2. Het gebruiken van de gegevens die zijn geanalyseerd om de situatie te analyseren.

Gegevens wordt gedefinieerd als: feiten, statistische grafieken, verklaringen, beslissingen, acties en beschrijvingen, waarvan men mag aannemen dat ze waar zijn.

Onder situatie wordt verstaan: de brede algemene omstandigheid waarover een hoeveelheid actuele gegevens bestaat.

Bijvoorbeeld: de achteruitgang in de statistieken van het aantal nieuwe computers in een computerwinkel zou dan een situatie zijn.

Analyseren betekent tot in detail onderzoeken of zorgvuldig bestuderen van iets, zodat het beter wordt begrepen. Bij het doen van feitenonderzoek, worden zowel de gegevens als de situatie geanalyseerd en hier volgt hoe dit wordt gedaan.

De manier waarop je gegevens analyseert, is door elk item of gegeven te bekijken aan de hand van de uitpunten en te zien of een of enige daarvan in de gegevens naar voren komen. (Bijvoorbeeld: een verklaring die verondersteld wordt waar te zijn, blijkt in feite een leugen te zijn, wat een uitpunt is, namelijk een onwaarheid.)

De manier om een analyse van de situatie te doen, is om elk van de hierboven geanalyseerde stukjes gegevens te nemen en elk uitpunt toe te wijzen aan de persoon of aan een deel van het gebied waar het bij hoort. (Bijvoorbeeld: als Wim de persoon was die de bovenstaande onwaarheid had verteld, wordt dat uitpunt bij Wims naam geplaatst.) Wanneer alle gegevens zijn geanalyseerd, tel je de uitpunten op om te zien waar de meeste uitpunten werden geplaatst.

Door dit te doen, kom je achter de locaties of mensen met de meeste fouten of wanorde. Het geeft je ook de gebieden die het meest effectief zijn, namelijk de gebieden met de minste uitpunten.

Voorbeeld: er zijn moeilijkheden in de kantine. Er werken drie mensen in de kantine. Wanneer we een analyse doen van de gegevens van het hele gebied, komen er een aantal uitpunten naar boven. Vervolgens schrijven we die toe aan A, B en C die in de kantine werken. Laten we zeggen dat, wanneer het feitenonderzoek is voltooid, je ziet dat B de meeste uitpunten had. Dit geeft aan dat de problemen in de kantine bij B liggen. B kan dan op verschillende manieren worden aangepakt, zoals training op zijn functie, hem op tijd op het werk laten verschijnen, enz. Merk op dat we de gegevens van het algemene gebied hebben geanalyseerd. We wezen elk van de stukjes gegevens toe aan de kleinere secties in het gebied. Door te zien welke sectie de meeste uitpunten had, kregen we vervolgens een geanalyseerde situatie en konden we uitwerken wat er moest gebeuren om deze sectie aan te pakken.

Bijvoorbeeld: we analyseren alle gegevens die we hebben over de Bingo Autofabriek. We wijzen de aldus geanalyseerde gegevens als uitpunt toe aan elke afdeling van de Bingo Autofabriek. Zodoende komen we erachter welke afdeling er het slechtste voor staat. We pakken die afdeling op verschillende manieren aan, voornamelijk door deze te organiseren en de leidinggevenden en het personeel ervan op te leiden.

Er zijn een aantal varianten.

WE VERKRIJGEN DOOR HET ANALYSEREN VAN ALLE GEGEVENS DIE WE HEBBEN, EEN ANALYSE VAN DE SITUATIE EN WIJZEN DE GEGEVENS MET UITPUNTEN TOE AAN DE GEBIEDEN OF DELEN. HET GEBIED DAT DE MEESTE UITPUNTEN HEEFT, IS HET GEBIED DAT GECORRIGEERD MOET WORDEN.

Bij het bekijken van een brede situatie die moet worden aangepakt, hebben we natuurlijk met het probleem te maken dat we er eerst achter moeten komen wat er fout gaat voordat we het kunnen corrigeren. De stappen van het analyseren van gegevens gevolgd door het analyseren van de situatie zijn de stappen om te gebruiken bij het vinden van wat er verkeerd is.

We doen dit door alle gegevens te bekijken aan de hand van de uitpunten (onlogische punten). We hebben nu een lange lijst met uitpunten. Dat is de stap van het analyseren van gegevens.

We sorteren vervolgens de uitpunten die door ons zijn gevonden op de voornaamste gebieden van het toneel. Het merendeel van de uitpunten zal in één gebied voorkomen. Dat is de stap van het analyseren van de situatie.

We weten nu welk gebied we onder handen moeten nemen.

Bijvoorbeeld: er bestaan 70 gegevens over het algemene toneel. We constateren dat 21 ervan irrationeel zijn. Dat zijn de uitpunten. We volgen het spoor van de 21 uitpunten naar de gebieden waar ze vandaan komen of waar ze op van toepassing zijn. Zestien komen er uit gebied G. We nemen gebied G onder handen.

Ervaring

Het opzienbarende van het doen van een dergelijke oefening is dat, hoewel het misschien wel een dag in beslag neemt om de analyse van gegevens te voltooien, het overeenkomt met drie maanden werkervaring. Het analyseren van gegevens en situaties levert dus direct een resultaat op, terwijl ervaring een hoop tijd in beslag neemt.

Men krijgt een analyse van een situatie door alle gegevens die men heeft te analyseren en de uitpunten toe te wijzen aan de gebieden of mensen. Het gebied of de persoon met de meeste uitpunten is waar de correctie nodig is.

Hoe goed de analyse van gegevens is, is afhankelijk van hoe goed degene die het feitenonderzoek doet op de hoogte is van de ideale organisatie en doelstelling waar de activiteit op is gebaseerd. Dit betekent dat iemand moet weten wat de activiteiten van de organisatie vanuit een rationeel (redelijk) of logisch gezichtspunt gezien, behoren te zijn.

Bijvoorbeeld: een klok behoort te blijven lopen en de tijd aan te geven en van een praktisch en plezierig ontwerp te zijn voorzien. Een klokkenfabriek behoort klokken te maken. Ze wordt verondersteld genoeg klokken te produceren die goedkoop genoeg en goed genoeg zijn om klanten te hebben die ze willen kopen. En de klokken moeten verkocht worden voor genoeg geld zodat de klokkenfabriek kan blijven draaien.

De fabriek koopt de materialen om de klokken mee te maken. Ze repareert en vervangt haar gereedschappen en apparatuur. Ze neemt vaklui in dienst om de klokken te maken en leidinggevenden om toezicht te houden op het werk dat in de fabriek wordt gedaan. Ze heeft kleinere bedrijven die de reparaties van klokken afhandelen. Die bevinden zich in gebieden die ver van de fabriek af liggen. En ze heeft nog andere bedrijven die de klokken verkopen aan de grotere soorten winkels, waar mensen naartoe kunnen gaan en ze kunnen kopen.

Al het bovenstaande laat zien wat er wordt bedoeld met “ideale” structuur van een klokkenfabriek en haar organisatie.

Die punten zijn rationeel en logisch. Ze zijn wat er zou moeten gebeuren en als ze gebeuren, geeft dit aan dat de klokkenfabriek het goed doet en in staat zal zijn om te blijven draaien.

Als we nu een blik werpen op de feitelijke huidige gegevens van de klokkenfabriek, kunnen we uitpunten herkennen en een analyse van gegevens doen. Als het bedrijf bijvoorbeeld materiaal behoort te hebben ontvangen om de klokken mee te maken, maar deze materialen zijn niet gearriveerd, zou dit een uitpunt zijn, namelijk tegenstrijdige feiten.

Men wijst de uitpunten toe aan het geheel als een analyse van de situatie. In dit voorbeeld waren de materialen niet afgeleverd omdat de persoon met de leiding over de financiën van het bedrijf was vergeten de leverancier te betalen die de materialen verstuurt. Dit uitpunt wordt dus toegewezen aan de persoon met de leiding over de financiën.

Als er bij de verdere analyse van gegevens en de analyse van de situatie meer uitpunten over deze persoon naar boven komen, dan blijkt daaruit wie er gecorrigeerd moet worden.

Men gebruikt zijn knowhow over en vaardigheid in bestuur (de acties die betrokken zijn bij het leiden van een kantoor, bedrijf, organisatie of specifieke activiteit) voor het herstellen van de kleinere sectie die de meeste uitpunten heeft.

We krijgen zodoende een functionerende klokkenfabriek die dichter tegen het ideaal aan zit.

Alle problemen in organisaties van welke aard dan ook worden op dezelfde manier behandeld.

We noemen deze twee activiteiten:

• HET ANALYSEREN VAN GEGEVENS
• HET ANALYSEREN VAN SITUATIES