Sok tervet lehet írni, hogy kívánatos dolgokat érjünk el, de ezek csak tervek. Ezek a tervek nem fejeződnek be, amíg nincs kidolgozva, beütemezve, jóváhagyva és egyeztetve a „mikor és hogyan és ki által”.

Emiatt gondolják néha a tervezést túl nehéznek, szükségtelennek vagy időpocsékolásnak.

Eltervezhetjük, hogy keresünk egymillió dollárt, de ha a mikor, hogyan és ki nincs leírva program formájában különféle típusú célkitűzésekként, akkor egyszerűen nem fog megtörténni.

Például, mondjuk, ki van dolgozva egy kiváló terv arra, hogy hogyan alakítsunk át egy kikötőöblöt (védett vízterület, ahol hajók tartózkodhatnak) nagyon nagy olajszállító hajók számára. Lehet, hogy már megvan tervrajzok formájában, amelyeken minden tökéletesen el van helyezve, és akár még makettek is lehetnek róla. Eltelik tíz év, és még csak el sem kezdték. Talán láttunk már ilyen terveket. Sok ilyet mutatnak be világkiállításokon (nagy nyilvános rendezvények, ahol országok a világ minden tájáról bemutatják a művészeti, kézműves, ipari és mezőgazdasági termékeiket, tudományos előrelépéseiket stb.).

Vagy lehet egy olyan terv, amelyben ténylegesen vannak célkitűzések program formájában, és benne van a mikor, hogyan és ki, de soha nem fejeződik be, mert a célkitűzések nehezen végrehajthatók vagy irreálisak.

Lehet olyan tervünk is, amelybe nem került FELTÉTELES CÉLKITŰZÉS (olyan célkitűzés, amelyet azért hajtunk végre, hogy adatokat derítsünk ki, vagy azt, hogy egy projektet meg lehet-e csinálni, vagy hol lehet megcsinálni, stb.). Ha nincs egy ilyen célkitűzés az elején, akkor később kiderülhet, hogy senki sem akarta igazán, és nem volt hasznos, ezért valószínűleg soha nem lesz befejezve.

Volt egy ilyen dolog egy Görögországhoz közeli szigeten. Egy félig elkészült színház több ezer évvel ezelőttről, amelyet egyszerűen úgy hagytak. Senki sem kérdezte meg az embereket, hogy akarják-e, vagy hogy szükség van-e rá. Így bár nagyon jól meg volt tervezve, és részben még a célkitűzések is ki voltak hozzá tűzve, és félig el is készült, íme, ez lett belőle: egy félig befejezett dolog. És meg is maradt annak.

Terv lehet egy rajz vagy egy makett (valaminek a kicsinyített mása) valamiről vagy valamely területről vagy építményről. Ilyen tervet készíteni kell bármilyen építkezésnél. Az építkezés kudarcot vall nélküle. Még jóvá is lehet hagyni mint tervet.

De ha a terv feltételes célkitűzés nélkül készült, akkor hasznavehetetlen lesz, vagy nem fog beleilleni a helyzetbe. Más okok, amiért egy tervet esetleg nem hajtanak végre, a következők lehetnek: nincs rá engedélyezve pénz, senki sem kap utasítást a végrehajtására, vagy nem lett beütemezve.

Amikor valaki kidolgozott egy tervet és egy programot, amelyekhez majd jóváhagyást kell kapnia, a következő információkat kell benyújtania róla:

1. Egy feltételes célkitűzés (annak a felmérése, hogy mi kívánatos és szükséges) eredményét.

2. Magának a dolognak a részleteit, vagyis egy képet róla, illetve hogy mennyi munka kell hozzá, plusz hogy milyen könnyű vagy nehéz lesz végrehajtani, és milyen személyekkel, illetve anyagokkal.

3. Annak kijelentését, hogy nagyon fontos-e, vagy hogy csupán hasznos-e.

4. Az elsődleges célkitűzéseket, amelyek mutatják, hogy milyen szervezés szükséges a végrehajtásához (a szervezési, személyzeti és kommunikációs lépések).

5. A működési célkitűzéseket, amelyek mutatják a ráfordítandó időt, és hogy hogyan illeszkedik más tevékenységekhez.

6. A költségét, és hogy visszahozza-e az árát, vagy megengedhetik-e maguknak, vagy mennyi pénzt fog hozni.

A célkitűzések benne kellene, hogy legyenek a programban.

Egy terv magának a dolognak a felvázolása lenne.

Ez mutatja, hogy egyes tervek miért nem hoznak semmi eredményt, és gyakorta miért nem fejeződnek be, még ha meg is tervezik őket. Ez azért lehet, mert a terv nem volt megszervezve úgy, hogy a célkitűzések helyes célkitűzéstípusokként és helyes sorrendben legyenek elrendezve. Ennek következtében a terv irreális, vagy nem készül el.

Néha egy feltételes célkitűzés nem helyes, és ez megakadályozhatja a terv és a program befejezését. Esetleg egy feltételes célkitűzés nem próbálja kideríteni, hogy vannak-e akadályok a terv végrehajtásának útjában. Vagy esetleg nem deríti ki, hogy milyen emberek és készségek állnak rendelkezésre.

De ha ezeket a pontokat megértjük, akkor a szervezés és tervezés témája nagyon világossá válik. A programokat író személy képes nagyon hozzáértővé válni, és olyan dolgokat tud elérni, amelyeket azelőtt nem lehetett volna elérni, sőt talán nem is gondoltak rájuk korábban.