En meget vigtig del af planlægning og targets er emnet strategisk planlægning. Dette emne skal behandles i detaljer, herunder definitionen af ordet ”strategi” og hvordan strategisk planlægning passer ind i andre områder af ledelse.

Ordet ”strategi” stammer fra et græsk ord, strategos, som betyder ”hærfører”, en person, der fører eller styrer en hær og beslutter, hvad soldaterne skal gøre. Selve ordet strategos er sammensat af stratos (græsk ord, der betyder ”hær”) og agein (græsk ord, der betyder ”at føre”).

”Strategi” er defineret som en plan for, hvordan man styrer hære i en krig eller en del af en krig.

Fra denne oprindelige betydning betyder ”strategi” også en plan eller metode til at styre enhver aktivitet for at opnå et specifikt mål eller resultat.

Det er den type planlægning, der laves på et højt niveau af en gruppe eller et firma, af dens ledere og overordnede. Det er dem, der har et bredt overblik over hele aktiviteten, så det er dem, der kan udarbejde en strategi for hele gruppen.

En strategi fremlægger planer, der vil udrette noget stort for gruppen. Den viser også, hvordan man bruger ressourcer (penge, ansatte, udstyr, forsyninger osv.) på en smart måde, eller de metoder, man bruger til at standse en fjende eller overvinde eksisterende hindringer for at opnå resultatet.

Fordi en strategi er udarbejdet på et højt niveau i en gruppe, er det en central strategi og fungerer som en paraply, der dækker alle aktiviteterne i niveauerne under den.

Alt dette fortæller os, hvad strategisk planlægning er.

Hvad den gør

Strategisk planlægning giver anvisning for aktiviteterne på alle de lavere niveauer i en gruppe. De lavere niveauer har deres egne planer og programmer og projekter. De tager dét op, som deres mindre områder skal beskæftige sig med, og disse mindre planer koordineres sådan, at de hjælper med at opnå hovedmålet.

Dette giver et klart syn på, hvorfor strategisk planlægning er så vigtig, og hvorfor den skal udføres af den overordnede planlægningsgruppe, således at ledelse kan være effektiv og lykkes.

Hvad sker der, hvis strategisk planlægning mangler? Tja, hvad sker der i en krig, hvis der ikke laves nogen strategisk planlægning?

Grupper af soldater kunne kæmpe i vigtige områder, såsom at forsøge at bevare kontrollen over en bro, som er den letteste vej over en flod, eller i et område, hvor der er masser af fjendtlige soldater at kæmpe imod. Disse grupper af soldater kan blive efterladt uden nogen andre soldater eller forsyninger til at støtte dem. Samtidig kæmper andre grupper soldater i områder langt væk fra, hvor alle de vigtigste kampe foregår, så de hjælper ikke, hvor der er behov for det. Forsyninger og ammunition kunne blive ført frem til det forkerte område eller slet ikke blive sendt. Resultatet ville blive ordrer, der blokerer hinanden, kommunikation, som ikke sendes til de rigtige steder, ressourcer (soldater, forsyninger, ammunition osv.), der går til spilde, og slag, der tabes. Uden en plan er der ingen samordning mellem de forskellige dele, så alt ender med at blive forvirret, uorganiseret og gå sin undergang i møde.

Hvilken forskel er der ikke mellem dette og et stærkt, koordineret fremstød mod at opnå målet!

Du kan se, hvordan strategi også ville fungere i enhver gruppe, og hvorfor den skal udføres på de højere niveauer. Nøgleordet her er ”udført”. Den kan ikke ignoreres eller udelades. Den kan ikke antages at være udført uden bevis på faktisk at være udført. Strategisk planlægning skal udføres og bekendtgøres i det mindste til de nærmest underliggende niveauer af ledelse. På denne måde kan koordinering og korrekt opstilling af targets laves.

Formål og strategisk planlægning

En strategisk plan starter med, at man bemærker, der er et problem, som skal håndteres, eller et mål, som skal nås. Det indeholder altid et eller flere formål, der skal opnås.

Når først formålet er blevet fastlagt, kan forskellige strategiske planer skrives op baseret på dette formål.

For eksempel laver en gruppe en spørgeundersøgelse i lokalsamfundet og finder ud af, at den høje arbejdsløshed i området er et problem for mange. Gruppen beslutter sig for at håndtere det og med dette formål for øje udarbejde en strategisk plan, der omfatter at skabe flere job i området. Den udarbejder også planer for at forøge og forbedre voksenuddannelse, så de lokale kan lære nye færdigheder.

Først organiserer flere medlemmer af gruppen i lokalområdet møder mellem virksomheder, der leder efter arbejdere, og folk i lokalområdet, der leder efter job. Og mht. targets om uddannelse skaber andre medlemmer af denne gruppe i lokalområdet kontakt til forskellige undervisnings- og uddannelsesprogrammer og bringer disse ind i lokalområdet. Disse og andre trin i planen ville alle hjælpe med at forbedre beskæftigelsen i byen og føre til en forbedring af den eksisterende scene (den måde, tingene er lige nu).

Faktisk kan STRATEGI SIGES AT VÆRE, HVORDAN MAN EFFEKTIVT OG HURTIGT KAN FÅ AKTIVERET ET FORMÅL I DEN VIRKELIGE VERDEN I HØJT TEMPO OG UDEN NOGEN BOMMERTER (FEJLTAGELSER ELLER FEJL).

Enhver strategisk plan kan omfatte adskillige større handlinger, der skal klares af forskellige dele af en gruppe for at opnå formålet. De gives i meget generelle udtryk, fordi de er en erklæring om starten på den grundlæggende og overordnede planlægning, der skal gøres. Fra dem kan mindre, kortsigtede planer udvikles. Men alle disse ting skal passe sammen.

Eksempel:

Problem som skal håndteres: Papirfirmaet ABC har altid haft en succesfuld produktlinje af papirprodukter, og det fortsætter med at producere dem. Men det beskæftiger sig kun med sine faste kunder. Det går ikke ud for at finde mulige nye kunder. Resultatet er, at firmaet hurtigt er på vej mod fallit, og dets ledere forlader firmaet for at arbejde for andre firmaer, hvor der er større mulighed for ekspansion (en udvidelse af mængden eller typen af arbejde som et firma eller en virksomhed laver).

Formål: Etablér et papirfirma, der laver alle dele af sit arbejde og når ud til alle sine potentielle kunder, både nye og gamle, med henblik på stort salg af eksisterende og nye produkter. Firmaet bliver ved med at handle med sine faste kunder og sælger endnu mere og forøger derfor indkomsten. Gennem alle disse handlinger opbygger det sit omdømme (den mening folk har om noget) som en succesrig, moderne virksomhed, der tjener penge, og fordi den fortsætter med at vokse, har den muligheder for ekspansion.

Strategisk plan: Den strategiske planlægning, der er baseret på, hvad der skal håndteres og formålet, kunne være noget i denne retning:

1. Det vigtigste tiltag, der er nødvendigt for at undgå fallit, er at starte en ny salgsenhed. Men firmaet skal gøre det uden at stoppe dets nuværende salgsaktiviteter, og de kan heller ikke skille sig af med nogen af de andre afdelinger i firmaet. Den nye salgsenhed skal først finde nye kunder til den aktuelle produktlinje blandt (a) butikker der sælger papirprodukter, (b) store virksomheder der sælger papirprodukter til butikker og (c) via postordre, en måde at sælge ting hvor folk vælger, hvad de ønsker, sædvanligvis fra et katalog, og får det tilsendt med posten. Det vil være nødvendigt at ansætte sælgere, som har arbejdet med salg før, og som har glimrende produktionsbaggrund (rapporter om, hvor meget en person har produceret i en bestemt type arbejde), til at køre hver af disse sektioner. Det vil være nødvendigt at finde mange andre professionelle sælgere. De kan ansættes til en lav grundløn og tjene det meste af deres løn på provision (ekstra pengebeløb udbetalt til nogen baseret på, hvor meget han har solgt). Disse salgsaktiviteter kan så blive forøget og spredt over et endnu større område ved at ansætte ledere for hvert område, sælgere som starter andre sælgere op og endog dørsælgere. Som en del af denne plan må der udarbejdes provisionssystemer og salgspakker sammen med metoder til at reklamere og få produkterne kendt gennem ting som brochurer, reklamer, gratis prøver osv. Alle disse ting skal gøres med det samme for hurtigt at øge salget, forhindre yderligere tab og forøge firmaets overskud.

2. Mens de ovenstående trin sker, bør salgs- og produktionsbaggrundene for de eksisterende medarbejdere gennemgås. Enhver uproduktiv medarbejder vil blive fyret, så firmaet kun beholder dem, der er produktive. Firmaets optegnelser over penge tjent og penge brugt skal undersøges, og hvis dette viser, at der er blevet stjålet noget, skal dette håndteres med de korrekte juridiske tiltag. Med andre ord skal de nuværende medarbejdere og procedurer gennemgås og korrigeres efter behov, mens produktionen øges.

3. Der skal laves spørgeundersøgelser af eksisterende kunder og mulige nye kunder for at finde ud af, hvilke nye papirprodukter folk ønsker eller vil købe. Baseret på resultaterne fra disse spørgeundersøgelser kan et helt nyt udvalg af papirprodukter udvikles, produceres, reklameres for og sælges i mange områder. Programmet for at etablere det nye vareudvalg må dække organisering af den nye produktionsenhed (inklusive ledere, designere og arbejdere) såvel som alt yderligere nødvendigt maskineri eller udstyr. Programmet skal også omfatte targets for håndtering af public relations (det at bevare eller forbedre venlige følelser mellem en gruppe og folk uden for gruppen). Og det bør omfatte ting, der skal gøres for at annoncere og lave fremstød for både nye og gamle produkter med henblik på stort salg af begge. Denne planlægning ville også omfatte måder at gøre det kendt, at firmaet altid har været ledende i at udvikle nye papirprodukter, så der er mange muligheder for ekspansionsorienterede ledere.

En sådan strategisk plan retter op på den dårlige forfatning, som firmaet er i. Den skaber også en særdeles indbringende og ekspanderende fremtidig scene for hele firmaet.

Ud fra denne strategiske plan ville taktisk planlægning blive lavet. Taktisk planlægning betyder at tage de brede strategiske targets og dele dem op i mange mindre handlinger, der er præcise og med nøjagtige targets, for at få den strategiske plan udført.

Der ville være mange folk, der arbejder på det, og de ville alle være nødt til at forstå formålet og være enige med disse planer. En eller anden, der læser sådanne planer igennem, ser måske ikke vigtigheden af dem, medmindre de forstår de forhold, der findes i firmaet, og det overordnede formål, som det er meningen, den strategiske plan skal klare. Med dette kunne de udarbejde deres taktiske planlægning.

Det er ret almindeligt i den taktiske udførelse af en strategisk plan at opdage, at nogle taktiske targets skal ændres eller nye tilføjes. Nogle targets bør endda udelades fra programmet, fordi der ikke er behov for dem. Den taktiske ledelse af en strategisk plan kræver dygtighed og forståelse, så det bliver taget i betragtning.

Den ovenstående beskrivelse viser den rækkefølge, der udføres for at udvikle en strategisk plan, idet man begynder med et godt formål, som andre handlinger kan koordineres med. Så kan man udarbejde den strategiske handling, der er nødvendig for at opnå formålet. Og til sidst kan de taktiske planer til at virkeliggøre de strategiske planer følge.

På denne måde kan en gruppe blomstre og have fremgang. Når alle styrker og kræfter samordnes i et enkelt fremstød, kan der udvikles en enorm kraft.

Så man udtrykker formålet, og ud fra det udarbejdes hvilken strategi, der skal anvendes for at opnå formålet. Det skaber så en forbindelse fra formålet ind i området med taktisk planlægning.

Når den strategiske plan med dens formål er blevet udarbejdet, tages den op af det næste lavere kommandoniveau og omdannes til taktisk planlægning.

Strategisk kontra taktisk planlægning

Strategi adskiller sig fra taktik.

Det er et punkt, som de forskellige ledelsesniveauer må forstå klart.

Der er en meget, meget stor forskel på en strategisk plan og en taktisk plan.

Taktisk planlægning bruges til at vinde noget småt såsom et slag, strategisk planlægning bruges til at vinde hele krigen.

Den strategiske plan er den langsigtede plan i stor skala, der skal sikre en sejr, og en taktisk plan fortæller nøjagtigt, hvem der skal flytte hvad hvorhen, og nøjagtigt, hvad de skal gøre lige der.

Den taktiske plan skal koordineres med og gennemføre den strategiske plan. Og den skal gøre det med præcise, realistiske targets.

Det er dybest set ledelse.

At bygge bro mellem formål og taktik

En fejl, som uuddannet personale ofte begår, er at springe fra formål til taktisk planlægning og udelade den strategiske plan. Det vil ikke fungere, fordi den taktiske plan skal samordnes med en strategisk plan for at få succes.

Pointen, som skal forstås her, er, at strategisk planlægning skaber taktisk planlægning. Strategien skal udarbejdes, så formålet kan opnås. Baseret på denne strategi udarbejder man så de taktiske handlinger, der skal gøres for at indføre strategien. Men hvis man prøver at springe fra formål til taktik og ignorerer strategien, vil ens planer ikke opnå de ønskede resultater.

Så mellem formål og taktik findes altid trinnet strategisk planlægning. Man kunne sige, at en strategisk plan er værktøjet til at få selve formålet til at fungere.

Det er faktisk en plan, som har at gøre med at være dygtig.

En person kunne vide alt om formålet og kan måske komme med et antal taktiske targets, som har at gøre med det. Og muligvis vil disse targets fungere i sig selv. Men formålet forventes at håndtere noget. Så hvis der ikke er nogen strategisk metode til at gøre dette, kunne de samme problemer fortsat eksistere.

At anbringe den faktiske bro der (strategien) mellem formål og det taktiske betyder, at formålet vil kunne lykkes.