Det første trin i at udarbejde planer, som vil gøre dine drømme til virkelighed, er at forstå de grundlæggende ord brugt i emnet planlægning.

En plan er en metode til at opnå noget. Den består af de grundlæggende handlinger, der skal udføres for at forbedre noget eller for at løse et problem. En plan er normalt baseret på de tilgængelige ressourcer (penge, ansatte, udstyr, faciliteter, forsyninger osv.) og omfatter smarte idéer om, hvordan man bruger dem.

For at få en plan udført skal den udmøntes i de specifikke trin og handlinger, der er nødvendige for at opnå, hvad planen skal føre til. Det gøres ved brug af et program.

Et program er en række trin i rækkefølge for at udføre en plan. Der skal eksistere en plan i personens hoved, hvad enten den er nedskrevet eller ej, før et program kan skrives.

Et trin i et program kaldes et target. Et target er en handling, der skal udføres for at opnå et ønsket resultat.

Programmer består af forskellige typer af targets, som er koordinerede, så de kan udføres til tiden. Hver af disse typer af targets er beskrevet herunder.

Overordnet target

Et overordnet target er en bred, generel ambition (hvad man gerne vil opnå). Det kan dække et langt tidsrum. Eksempler på overordnede targets er ”at få alt maskineri og udstyr i firmaet driftsklart” eller ”at finde en ny bygning til firmaet til en rimelig pris”.

Primære targets

Primære targets er organisatoriske, personale- og kommunikationsmæssige trin, der skal være på plads. Hvis disse targets ikke opnås, vil de resterende targets være vanskelige at udføre, og programmet kunne stoppe lige der.

Det første af disse primære targets er: NOGEN TIL STEDE

Dernæst: ET FORMÅL SOM ER UMAGEN VÆRD

Dernæst: NOGEN DER TAGER ANSVAR FOR OMRÅDET ELLER HANDLINGEN

Dernæst: ORGANISATIONENS FORM, MØNSTER ELLER STRUKTUR GODT PLANLAGT

Dernæst: ORGANISATIONENS FORM, MØNSTER ELLER STRUKTUR BIBEHOLDT ELLER GENETABLERET

Dernæst: ORGANISATIONEN FUNGERER

Med ovenstående targets kan programmet fortsætte. MEN HVIS DE DROPPER UD ELLER IKKE ERSTATTES, så vil ethvert target, som sættes efter det, være svært at udføre og bliver måske ikke udført overhovedet.

Primære targets omfatter følgende eksempler:

”Acceptér det arbejde, man bliver sat til.”

”Læs og forstå det program, du skal udføre.”

Vitale targets

Et vitalt target er NOGET, SOM SKAL GØRES FOR AT FUNGERE OVERHOVEDET.

For at identificere de vitale targets skal der laves en inspektion af området for at finde ud af, hvad der foregår, og hvilke materialer, personale eller organisation vi skal arbejde med.

Dernæst finder vi de punkter (sommetider UNDERVEJS), som stopper eller truer fremtidig succes. Disse punkter bliver lavet til targets, der sædvanligvis siger, at noget skal gøres, eller at noget ikke bør gøres.

Her er eksempler på vitale targets:

”Lav din egen inspektion; godtag ikke en andens rapport.”

”Acceptér ikke ordrer fra andre end din nærmeste overordnede.”

Betingede targets

Et betinget target er et, som udføres for at fremskaffe data eller finde ud af, om et projekt kan gennemføres, eller hvor det kan gennemføres osv.

Man har set folk, der hele livet arbejder på at ”blive rige” eller noget lignende for at kunne ”rejse verden rundt” uden nogensinde at nå det. Andre sætter sig imidlertid for at ”rejse verden rundt” og går direkte efter det og gør det. Denne type target er kendt som et betinget target: Hvis jeg bare kunne ______, så kunne vi ______ og på denne måde opnå ______. Det er naturligvis i orden, lige indtil det bliver urealistisk.

Der er en hel klasse af betingede targets, som ikke har noget HVIS i sig. Det er acceptable targets. De har masser af VIL’er i sig: ”Vi vil ______ og så ______.”

Nogle gange sker der pludselig noget, som man hurtigt kan drage fordel af. Det er bare ”held”. Man udnytter det og ændrer hurtigt planerne, når det sker. Held er ikke noget, man kan stole på, så det er ikke en god idé at regne med det som en løsning.

Et gyldigt betinget target ville være dette:

”Vi vil tage derhen og se, om området er brugbart.”

Alle betingede targets er grundlæggende set tiltag, der først skaffer data, og, hvis det er i orden, derefter at gå i gang.

Opererende targets

Et opererende target er et, som præcist angiver, hvilke handlinger der skal udføres. Det omfatter normalt et planlagt TIDSPUNKT, hvor det skal være færdiggjort, sådan at det passer ind med andre targets.

Eksempler på opererende targets inkluderer følgende:

”Gør rent i klasseværelserne, mens eleverne er væk på sommerferie.”

”Få uddannet alle medarbejdere i de nye salgsprocedurer, før de får lov at arbejde med kunder.”

Produktionstargets

Produktionstargets er dem, der fastsætter mængder af ting, som regel i forhold til tid.

Her er eksempler på produktionstargets:

”Alle breve om optagelser sendt ud til næste efterårs studerende inden 15. april.”

”Halvtreds tusinde bøger trykt før udgangen af næste måned.”

En organisation kan blive så engageret i PRODUKTIONSTARGETS, fordi statistikkerne lettest afspejler produktion, at den undlader at opsætte betingede, opererende eller primære targets. Når det sker, er produktionen tilbøjelig til at kollapse på grund af manglende planlægning, som udtrykkes i andre typer targets.

MAN SKAL INSPICERE OG UNDERSØGE OG INDSAMLE DATA OG SÆTTE OPERERENDE OG PRIMÆRE TARGETS, FØR MAN KAN SÆTTE PRODUKTIONSTARGETS.

En almindelig årsag til, at statistikker går ned, er, at primære targets ikke bliver udført. De går ud, og der er ingen, der lægger mærke til, at det har en dårlig indflydelse på produktionen. Produktion er afhængig af, at andre forudgående targets til stadighed holdes på plads.

Det følgende viser en kort opsummering af de forskellige slags targets, der udgør et program.

Targettyper

Overordnede targets

Hvert af dem er en generel ambition (det en person ønsker at opnå). Det kan dække et langt tidsrum. Eksempel: ”At få alt maskineri og udstyr i firmaet driftsklart.”

Primære targets

Primære targets er organisatoriske, personale- og kommunikationsmæssige trin, der skal være på plads. Disse targets omhandler terminaler, kommunikationsveje, materialer og organisatorisk system. Eksempel: ”At gøre nogen ansvarlig for at organisere det og få ham til at opstille de resterende, primære targets” eller ”At genoprette det oprindelige kommunikationssystem, der er faldet ud”.

Vitale targets

Det er targets, der skal gøres for overhovedet at operere, baseret på en inspektion af området, man opererer i.

Betingede targets

Det er targets, som er formuleret som ENTEN/ELLER for at fremskaffe data eller for at afgøre, om et projekt kan gennemføres eller hvor eller for hvem.

Opererende targets

De udstikker instrukser og handlinger eller en tidsplan for begivenheder eller en køreplan.

Produktionstargets

De opstiller produktionsmål som statistikker.