Этот раздел покажет вам организующую схему, или оргсхему, как её кратко называют. Первоначально она была разработана для использования в организациях Саентологии. Её скорректировали, чтобы вы могли использовать её для любой деятельности, компании или организации. Эту оргсхему без изменений может использовать как очень маленькая организация, так и организация с тысячами людей. Просто будет занято больше или меньше должностей. Это единственное изменение. Более того, человек даже может использовать её для того, чтобы организовать свою жизнь и улучшить её.

Обзор

Организующая схема подразделяется на семь разных частей, называемых отделениями. Они пронумерованы от 1 до 7. Каждое из них выполняет функции, необходимые для производства конкретного продукта.

Чтобы добиться успеха, любая организация должна выполнять все действия, соответствующие названиям этих отделений. А именно: администрирование, коммуникация, распространение (реклама и маркетинг услуг и продуктов организации), бухгалтерия, производство, квалификация (обеспечение качества услуг или продуктов организации) и работа с публикой (информирование новой публики об услугах и продуктах организации).

Организация, в которой отсутствует одно отделение или более, потерпит неудачу.

Хотя кажется, что такое количество отделений в организующей схеме – семь – подойдёт только большой группе, организующая схема из семи отделений, как уже упоминалось выше, подходит для любой организации любого размера.

Частицы входят в эту организующую схему слева и продвигаются вправо, от отделения 1 и до отделения 6, а затем выходят. Человек или частица не проходят через отделение 7. Это отделение координирует деятельность остальной части организации, то есть следит за тем, чтобы разные люди и отделения работали вместе эффективно.

Например, возьмём парикмахерскую.

Женщина приходит туда, и её встречает секретарь приёмной, который находится в отделении коммуникации.

У женщины могут быть вопросы об услугах парикмахерской, и её направляют к сотруднице, которая разъясняет ей, какие услуги они предоставляют: покраска, стрижка и т. д. Такая сотрудница будет в находиться в отделении распространения.

Женщина оплачивает услугу кассиру в отделении бухгалтерии.

Затем она идёт к парикмахеру в отделении 4, который стрижёт и укладывает ей волосы.

Перед её уходом один из сотрудников, который работает в отделении публики, просит её рассказать друзьям о парикмахерской и предлагает ей скидку на её следующий визит к ним, если кто-то из её друзей обратится в эту парикмахерскую.

Так что эта женщина переместилась, шаг за шагом, через оргсхему парикмахерской. Легко увидеть, как можно непосредственно использовать эту оргсхему, чтобы приспособить её к организации любого размера.

Функции каждого отделения, представленного на оргсхеме, далее делятся на отделы. Обычно их по три в каждом отделении, итого получается двадцать один отдел. У каждого отдела есть конкретный продукт или продукты, которые в совокупности приводят к появлению общего продукта отделения.

Например, в отделении коммуникации конечным продуктом являются эффективные, продуктивные и этичные сотрудники. Этичные означает здесь, что они поступают правильно и наилучшим образом для группы и для всех, кого это касается.

Первый отдел в этом отделении – это отдел направления и персонала. Он направляет новых людей на назначенные им посты. Его продукт – эффективные сотрудники, которым дали должность или работу и которые обучены выполнять ту работу, которую они должны делать. Вот некоторые из функций этого отдела:

• он нанимает персонал;
• он разрабатывает, как лучше всего использовать имеющихся сотрудников и как правильно разместить их на оргсхеме, чтобы помочь организации расти;
• он обеспечивает, чтобы новые и существующие сотрудники изучили свои шляпы, и добивается, чтобы они прошли ученичество (поработали под более опытным человеком), чтобы научиться выполнять свою работу.

Второй отдел, отдел коммуникации, полностью отвечает за сообщения, входящие в организацию и исходящие из неё, а также за передачу сообщений между сотрудниками внутри организации. Его продукт – это сообщения, которые легко принимаются и быстро доставляются. Оно выполняет следующее:

• отвечает на телефонные звонки и направляет звонки правильным людям;
• получает входящую корреспонденцию и быстро раздаёт её сотрудникам во всей организации;
• следит за тем, чтобы организация рассылала сообщения людям, которые сотрудничают или могут сотрудничать с этой организацией;
• устанавливает систему коммуникации в организации, чтобы сотрудники и руководители организации могли посылать друг другу сообщения и получать их.

Третий отдел – это отдел инспекций и докладов, и его продуктом являются этичные, производящие сотрудники. Он выполняет следующее:

• инспектирует любые проекты организации и докладывает об их продвижении руководителям, чтобы там, где нужно, можно было предпринять действия для исправления проблем;
• собирает и отслеживает статистики организации. Статистика – это мерило количества различных продуктов, производимых организацией каждую неделю. Руководители рассматривают эти данные и предпринимают действия, необходимые для того, чтобы улучшать производство и эффективность;
• следит, чтобы в организации был высокий уровень этики.

Оргсхема отделения коммуникации выглядит так:

У каждого отделения такой же формат. В нём есть руководитель отделения и три отдела, и у каждого отдела есть руководитель. Далее приводится упрощённый вариант оргсхемы из семи отделений. Она описывает функции отделений в такой форме, в какой их может применять любая организация, компания или группа.