На самом деле организующая схема – это таблица, показывающая поток продуктов, которые производятся, один за другим, сотрудниками организации или компании.

У каждого человека в организации есть работа, или должность, или «пост».

Каждый пост также можно назвать «шляпой».

Слово «шляпа» – это сленговое название, которое обозначает должность в организации и работу, которая к ней относится. Оно появилось, потому что во многих профессиях, например на железной дороге, головной убор указывает на род деятельности.

Например, если говорить о поезде, то машинист, который управляет поездом, носит отпределённую фуражку.

Или, например, полицейский носит форменную фуражку или шапку.

Рабочий на стройке носит что-то типа шляпы – защитную каску.

Любая организация состоит из некоторого количества людей, у каждого из которых есть «шляпа», или определённая работа.

В любой организации существует поток вещей от одной шляпы к другой, от человека к человеку, от сотрудника к сотруднику. И каждая шляпа, или должность, в организации производит продукт, который способствует получению конечного продукта организации.

Вся оргсхема в итоге даёт продукт.

Например, магазин продаёт компьютеры. Вот какими будут некоторые из шляп в этом магазине:

Закупщик, который заказывает компьютеры у компаний-производителей.

Ответственный за склад, который получает заказанные компьютеры и помещает их на полки склада.

Торговый представитель, который продаёт компьютеры покупателям.

Кассир, который берёт у покупателей плату за покупки.

Всё это шляпы, каждая из которых производит продукт и способствует получению конечного продукта этого магазина – высококачественные компьютеры, проданные и предоставленные покупателям.

Разработка оргсхемы

Отсутствие оргсхемы приводит к тому, что люди оказываются незанятыми, а продукты организации не производятся. Это веская причина для того, чтобы изобразить, довести до сведения людей и использовать подходящую оргсхему, каким бы ни был объём работы, для которого она создаётся.

Люди ожидают, что у них будет оргсхема, они хотят, чтобы она была, и протестуют, если её нет. Моряк-новичок, который поднимается на борт корабля, предполагает, что на корабле есть оргсхема, и что если она не вывешена, то она по крайней мере известна. Он предполагает, что есть кто-то главный, и что за разные виды деятельности отвечают разные люди.

Когда нет известной оргсхемы, работник или сотрудник организации будет протестовать и будет чувствовать себя неуверенно, поскольку он не знает, как он вписывается в организацию.

Так что наличие оргсхемы и наличие шляпы помогает человеку чувствовать, что он является частью организации.

Человек, у которого нет шляпы, несчастен. Или у человека может быть шляпа, которая кажется не очень-то нужной, и в этом случае он будет чувствовать себя так, словно его работа – это просто «ошибка».

Следовательно, на моральный дух, помимо прочего, очень сильно влияет наличие оргсхемы и её качество. Моральный дух – это душевное и эмоциональное состояние человека или группы и степень их энтузиазма в отношении деятельности, в которую они вовлечены. Однако главным критерием для оценки группы является её жизнеспособность. Жизнеспособность означает её способность расти, расширяться и быть успешной. Её жизнеспособность зависит от наличия приемлемого продукта, который будет пользоваться спросом. Группы, у которых нет приемлемого продукта, потерпят неудачу.

Количество произведённых продуктов и то, насколько они приемлемы для других, очень во многом зависит от наличия работающей оргсхемы. Сотрудники или члены организации должны знать и использовать оргсхему.

Для достижения хоть какого-то успеха даже одному человеку или маленькой группе нужна очень точная оргсхема. На самом деле, чем меньше группа, тем важнее становится оргсхема. Но часто у одного человека или у маленькой группы её нет. А большие группы распадаются, если оргсхемы нет или если она плохая.

В низком качестве продукта компании или организации обычно винят лишь навыки людей, которые там работают. Но на самом деле качество продукта компании или организации очень во многом зависит от её оргсхемы.

Например, сотрудники одной компании, которая пыталась выпускать определённый продукт, уставали до смерти. Все были расстроены и злились друг на друга. Компания производила плохой продукт, который обходился ей примерно вдвое дороже, чем обычно требовалось для производства такого продукта.

Когда компанию немного лучше организовали, то, хотя многие из её сотрудников не были как следует обучены, компания стала выпускать приемлемый продукт, затрачивая на это в два раза меньше усилий. Так что даже некоторые действия по организовыванию дали результат.

Объём и качество продуктов любой компании или группы полностью зависит от оргсхемы, шляп и их использования.

Вы можете обучать своих людей до бесконечности, но если у вас не будет также настоящей и работающей оргсхемы, у вас по-прежнему не будет хорошего продукта. Вы также будете производить меньше.

Итак, отсутствие работающей оргсхемы может привести к неудаче. Из-за недостатка знаний о предмете организации возникает необходимость в «гениях». Это не будет успешным долго.

Чтобы добиться хоть чего-нибудь, вам нужна соответствующая реальности оргсхема, которую знают. Вам нужна оргсхема, чтобы улучшить качество своего продукта. Вам нужна оргсхема, чтобы поддерживать в группе высокий моральный дух. Вам нужна оргсхема, чтобы равномерно распределять нагрузку и чтобы никто не был перегружен работой. Итак, каким же образом вам её разработать?

Шляпы

Оргсхема составлена из шляп.

Точное определение «шляпы»: «бытийность и действование, которые ведут к получению продукта».

Бытийность – это принятие или выбор человеком идентности, то есть того, кем или чем он будет являться. Например, секретарь приёмной – это идентность. Если вы входите в офис, вы можете распознать секретаря приёмной – человека, который приветствует людей, приходящих в этот офис. Это его идентность. Секретарь – это другой пример идентности. Водитель автобуса, – это ещё одна идентность.

Действование – это выполнение какого-то действия или осуществление какой-то деятельности.

Возьмём в качестве примера поезд:

Машинист, который управляет локомотивом, тянущим поезд, носит шляпу машиниста и занимает пост машиниста. Это его бытийность.

Он получает приказы, следит за сигналами и управляет работой локомотива, чтобы тот начал работать, произвёл необходимые изменения и остановился. Это его действование.

Он перевозит пассажиров или грузы с одного места на другое согласно расписанию, доставляя их в целости и сохранности. Перевезённый состав с партией груза – это его продукт.

Как появляется шляпа машиниста?

Людей и товары нужно перевозить по земле на некоторые расстояния. Или в новые и развивающиеся область или город нужно перевозить людей и товары, и нужно увозить людей и товары оттуда.

Люди будут платить за то, чтобы их самих и их товары перевозили.

Поезда выполняют эту работу.

Нужно организовать деньги для того, чтобы обустроить поезда и управлять их работой. Нужно получить официальные разрешения на то, чтобы проложить железную дорогу. Затем нужно построить эту железную дорогу, а также локомотивы, вагоны, станции и здания, в которых локомотивы можно будет держать и ремонтировать.

Кто-то должен будет вести поезд. Так что для этого нужно кого-то нанять. И это пост или шляпа машиниста.

Откуда мы это знаем? Да просто нам нужен продукт – перевезённые люди и товары. Это то, чего мы пытались добиться с самого начала.

Отсюда – шляпа машиниста.

Но что, если бы у нас не было вообще никакой оргсхемы?

Шляпа машиниста оказалась бы единственной шляпой. Поэтому машинист пытался бы собирать деньги за билеты, управлять железнодорожными станциями, чинить свой локомотив, закупать топливо для поезда, загружать вагоны и так далее.

Что ж, если бы машинисту приходилось делать всё это, случилось бы следующее:

1. Он был бы измотан.
2. Он бы часто выходил из себя.
3. Его машины ломались бы.
4. Он, возможно, попадал бы в аварии.
5. Железной дороге не уделялось бы внимание и она пришла бы в плохое состояние.
6. Он не производил бы особо свой продукт – перевезённые люди и грузы.
7. Его продукт также не был бы хорошим, поскольку он не смог бы придерживаться расписания. Было бы много жалоб.
8. И вскоре не стало бы железной дороги.

Быть может, вам это знакомо!

Как эти проблемы «решали» в прошлом?

Возможно, нанимали людей, чтобы управлять каждой железнодорожной станцией. Кто-нибудь сказал бы: «Вот! Теперь всё будет замечательно».

Нет, путаница всё равно бы осталась.

Или, возможно, кто-то решал нанять больше машинистов и больше людей, чтобы управлять станциями, а затем ещё больше машинистов и ещё больше людей, чтобы управлять станциями... И всё это заканчивалось совершеннейшей путаницей, огромными суммами в платёжной ведомости (суммами зарплат, которые нужно выплачивать всем сотрудникам) и очень плохим продуктом.

Так что эту проблему нужно решать как-то иначе.

Мы ничего не добьёмся и не получим оргсхему, которая работает (и ничто не будет работать и не будет жизнеспособно), если мы не сделаем следующее.

Мы должны пересчитать все продукты, которые организации нужно производить, чтобы получать правильный конечный продукт. Затем мы должны разработать отдельные шляпы, необходимые для получения этих небольших продуктов.

Когда мы это сделаем, мы сможем затем расположить шляпы на оргсхеме так, чтобы существовал поток. Мы сможем разработать, кто кому отдаёт приказы. Мы сможем разработать, как обеспечить, чтобы сотрудники могли с лёгкостью общаться друг с другом. Тогда мы получим оргсхему.

Вы не сможете разработать оргсхему до тех пор, пока не (а) посчитаете все меньшие продукты, которые нужно произвести, чтобы получить ваш конечный продукт и (б) раздадите людям шляпы, чтобы они могли производить каждый меньший продукт.

Качество конечного продукта зависит от наличия оргсхемы, которая работает. Оно зависит от того, чтобы все шляпы были названы. Оно зависит от того, чтобы каждый работал по своей шляпе. И оно зависит от того, насколько хорошо люди работают вместе, чтобы ВЫПОЛНИТЬ необходимую работу.

Как проработать продукты в обратном направлении, исходя из конечного продукта

Давайте теперь посмотрим, как можно взять продукт любой организации и разработать меньшие продукты, которые, складываясь вместе, дают конечный продукт.

Можно начать с конечного продукта железной дороги: перевезённые грузы и пассажиры. Из скольких меньших продуктов состоит этот большой конечный продукт?

Вот у нас главный конечный продукт, который можно разбить на более мелкие продукты, каждый из которых производится в процессе получения конечного продукта.

По отношению к перевезённым грузам есть более ранний продукт – купленные локомотивы. Прежде чем локомотив можно использовать или починить, кто-то должен купить его. А чтобы купить его, существует ещё более ранний продукт – деньги на оборудование.

Если взглянуть на сам груз, то есть такой продукт: доставленный груз, который был принят на другом конце человеком или компанией.

Вы можете посмотреть ранее, и вы обнаружите ещё один продукт – хранящийся на складе груз (вещи, которые нужно перевезти поездом: древесина, уголь и т. д.). Груз должен храниться, когда он прибудет и перед тем, как его предоставят.

А перед этим мы обнаруживаем другой продукт – разгруженные вагоны. Опять же, кто-то должен разгрузить их.

А до этого идёт перевезённый груз – это работа, которую выполняет поезд.

А если смотреть ранее, то есть погруженный груз, прежде чем поезд повезёт его куда-нибудь.

А ещё ранее будет груз, подготовленный для отправки.

А ещё ранее – контракты с клиентами на перевозку их товаров.

А ещё раньше будет реклама, размещённая на виду у публики.

А до этого – опросы публики, чтобы выяснить, что им требуется в плане перевозки грузов.

А в самом начале будет обзор видов деятельности, которым могут быть нужны услуги по перевозке грузов.

Каждому из этих продуктов соответствует шляпа, и каждый из них нужно получить, чтобы добиться конечного продукта.

Глядя повнимательнее, мы также видим, что пока мы не включили никакой платы за услуги и не учли доход. Следовательно, существует еще один продукт – доход, необходимый для того, чтобы организация могла оплачивать счета, покупать всё необходимое для будущего производства и т. д. Прежде чем будет получен доход, нужно, конечно же, выполнить другие действия, для которых существуют шляпы.

Некоторые люди не мыслят с точки зрения продукта, то есть, они думают, что доход просто появляется и что он не связан с производством чего-то. Многие люди не представляют себе последовательность продуктов, которые необходимо произвести, чтобы создать и предоставить конечный продукт или услугу и получить за них оплату. Так что они разоряются и голодают.

Получению такого продукта как «доход» всегда предшествует множество продуктов. Люди могут просто зацикливаться на деньгах как таковых. Они не понимают, что существует последовательность продуктов, и поэтому живут в бедности или разоряются.

Если вы руководите какой-либо деятельностью, компанией или организацией, у вас должен быть продукт, который другие желают приобрести и который продаётся за большую сумму, чем затраты на его производство. Чтобы получить доход, вы должны продать продукт и предоставить его.

Организовывание

Чтобы организовать свою компанию или группу, или другую деятельность, или даже домашнее хозяйство, вам нужно лишь выполнить следующие шаги:

1. Во-первых, разработайте, каков ваш конечный продукт. Запишите его.

2. Теперь рассматривайте его получение в обратном порядке. Назовите предшествующие продукты, которые необходимы для создания каждого последующего продукта и которые все вместе складываются в конечный продукт.

3. Затем назначьте людей на эти шляпы. Делайте это с точки зрения все большей и большей полноты вашего продукта. Это позволит вам разработать командную цепь. Она начинается с человека или людей наверху, которые следят за работой ваших сотрудников, и идёт вниз к людям, ответственным за отделы, и людям, ответственным за каждый из меньших продуктов, которые складываются в большой конечный продукт.

4. Обустройте свою деятельность или организацию в соответствии с потоками, то есть с тем, как небольшие продукты будут переходить от одного человека в вашей организации к другому.

5. Продумайте и назовите последовательность коммуникации – в каком порядке завершённые меньшие продукты передаются от одного человека (шляпы) к следующему.

6. Разработайте, какие действия или шаги нужно предпринимать, чтобы получить каждый из меньших продуктов. Запишите эти функции и действия, указав все навыки, необходимые для того, чтобы произвести конечный продукт организации.

7. Дайте им названия как отдельным шляпам.

8. Наймите людей, чтобы они «носили» эти шляпы и выполняли эту работу.

9. Потренируйте своих сотрудников выполнять необходимые действия или шаги, чтобы они их знали. Для этого тщательно разработайте процедуры, которые всегда должны выполняться одинаково и всегда дают желаемый результат, и добейтесь, чтобы сотрудники практиковались в них.

10. Составьте и раздайте своим сотрудникам подборки письменных должностных инструкций для каждой шляпы, где указаны точные функции и обязанности каждой шляпы, которую вы назначили. Эти письменные инструкции также называются «шляпами».

11. Раздайте эти описанные шляпы людям, которых вы наняли. Пусть каждый человек внимательно изучит относящиеся к нему материалы, чтобы он знал, что от него ожидается, что он должен делать и как делать это.

12. Добейтесь выполнения функций, чтобы в результате получались продукты.

Вот что называется «организовыванием».

Чтобы иметь качественный продукт, организовывайте!

Чтобы повысить моральный дух, организовывайте!

Чтобы выживать и добиваться успеха, организовывайте!