Что такое организация?

У большинства людей столько разных идей, связанных со словом «Организация», что они не рассматривают её как совместную деятельность людей, направленную на выполнение чего-либо.

Давайте посмотрим, что такое организация на самом деле.

Для начала возьмём кучу красных, белых и синих бусин, которые используются для поделок. Давайте их организуем.

Сначала нарисуем оргсхему. «Оргсхема» – это сокращение не для «организационная схема», а для «организующая схема». Оргсхема наглядно показывает, как организована деятельность для производства продукта. Опять же, продукт – это нечто завершённое, что можно обменять, будь то предмет или услуга.

Организации и компании производят продукты – автомобили, ювелирные украшения, одежду, игрушки, еду и т. д. Каждый человек, работающий в любой организации или компании, что-нибудь производит.

Например, секретарь приёмной производит телефонные звонки, на которые вежливо ответили и которые перевели на правильного человека.

Работник строительной компании производит части здания, например, он строит стены или укладывает полы.

Упаковщик аккуратно упаковывает то, что произвела компания.

Организация использует организующую схему, чтобы производить свои продукты и быть успешной.

Давайте посмотрим, как это работает.

У нас есть много бусин. Давайте свалим все эти бусины, перемешанные как попало, на голову ответственного.

Очевидно, что ответственный должен делать что-то со всеми этими бусинами, иначе он окажется в замешательстве и не сможет справиться с этим замешательством. Поэтому он должен направить бусины – отправить по определённому пути или каналу. Один из способов сделать это – разделить их на типы: красные бусины, белые бусины и синие бусины.

Это будет выглядеть так:

Это то, что должен делать человек, отвечающий за любую организацию, компанию или деятельность. Он направляет по маршрутам. Он разделяет то, что приходит к нему, на типы и классы вещей или на классы действий.

Но пока что бусины просто разделены на типы: красные, белые и синие.

Они никуда не ушли.

Опять же, организация должна что-то производить. Допустим, продуктом организации будут просверленные, нанизанные и упакованные бусины. Мы получили бы вот это:

Или мы получили бы:

Или мы получили бы:

Не слишком важно, какую из моделей оргсхемы мы используем, при условии что эта оргсхема позволяет справляться с имеющимся количеством бусин.

Даже если в этой «организации» только один человек, он всё же должен представлять себе, что такое организация, а также иметь какую-то оргсхему.

Но если нужно справляться с большим количеством людей или вещей, нам придётся добавить людей, чтобы выполнить работу. Однако если мы просто добавим их, не имея оргсхемы, мы добавим ещё и замешательство.

Организация без оргсхемы развалится из-за того, что в ней будет больше работы, чем она может с лёгкостью уладить. Результатом будет замешательство.

Что такое замешательство? Замешательство – это поток частиц (людей, сообщений или чего-либо ещё), в котором нет организации или порядка. Частицы сталкиваются, отскакивают друг от друга и остаются ВНУТРИ области. Они не выходят наружу.

Нет никакого продукта, поскольку чтобы получить продукт, нужен поток НАРУЖУ. Если компания шьёт одежду, то эта одежда должна быть ОТПРАВЛЕНА куда-то, например в другую компанию, которая затем продаст эту одежду людям.

Теперь мы видим две вещи. У нас есть несколько стабильных элементов. Ими являются места, или должности, или положения в группе или организации. И у нас есть то, что движется. Это то, куда вносятся изменения людьми, у которых есть должности или положения в группе.

Если взять в качестве примера компанию, которая шьёт одежду, это, возможно, работает так:

В компанию поставляется ткань. Кто-то должен резать её. Это его работа – резчик ткани. Он производит изменение в материале – он его обрезает.

Затем он отправляет материал кому-то другому, и работа того человека – сшить из этой ткани рубашку. Он – пошивщик рубашек. Так что этот сотрудник производит ещё одно изменение.

Затем он отправляет рубашку другому сотруднику, который пришивает пуговицы к рубашке. Он – пошивщик, ответственный за пуговицы. Ещё одно изменение.

Законченная рубашка теперь идёт к упаковщику, который её пакует.

В каждой точке вещи (ткань, а затем рубашки), двигаясь внутри этой компании по производству одежды, изменяются, пока они не становятся завершёнными продуктами.

Конечный продукт этой компании – упакованные высококачественные рубашки, готовые для продажи – теперь можно продать другой компании, например универмагу, который затем продаст рубашки людям, которым эти рубашки нужны.

Итак, работники любой организации или компании изменяют проходящие через них частицы.

Частицы двигаются в определённой последовательности.

Они входят в организацию, претерпевают изменения и покидают организацию.

Организация, имеющая дело только с одним типом элементов (красные бусины), менее сложна, чем организация, имеющая дело с несколькими типами элементов:

В любой деятельности есть последовательность действий. В ней должны быть стабильные точки (люди, которые выполняют свою работу), которые не перемещаются вместе с потоком, чтобы они могли справляться с частицами, образующими поток.

Необязательно, чтобы люди в стабильных точках выполняли только одно действие. Но должна существовать точная, правильная последовательность действий.

Всё это справедливо и для машинного отделения на судне, и для адвокатской конторы, и для любой другой организации.

Например, в машинное отделение поступает поток топлива, и там он преобразуется в движение, поток которого передаётся наружу.

Кто-то управляет машинами. Кто-то ремонтирует машины. Всё это может делать один человек, но как только объём работы возрастает, кто-то должен распланировать необходимые действия, разделить их на разные виды и поместить их на оргсхему.

Для этого работа разделяется на два действия: управление машинами и ремонт, что даёт нам два вида деятельности на одной оргсхеме.

Старший механик обеспечивает, чтобы потоки двигались и матросы-мотористы выполняли свою работу.

В адвокатской конторе поток состоит из других действий.

Иллюстрация выше показывает, как мог бы быть организован поток. Возможно, в каждой точке должен быть отдельный человек (имеющий конкретный навык).

Или у нас могла бы быть оргсхема, в соответствии с которой вещи никуда не двигаются.

Но если бы мы сделали так, нам пришлось бы показать на оргсхеме, начиная с верха каждой секции, различные действия, которые необходимо выполнять, и перечислить их все, двигаясь сверху вниз.

А вот как поток мог бы проходить через различных людей на оргсхеме. Это выглядело бы так:

Организующие схемы, на которых указаны только названия различных должностей, обычно не обеспечивают поток частиц и не работают как следует.

Типичная армейская оргсхема, характерная для прошлого, была такой:

Но когда в армиях стало гораздо больше людей, им понадобилась оргсхема, которая показывала бы потоки.

Итак, вы организовываете, выполняя следующие шаги:

1. Тщательно рассматриваете типы частиц – тех вещей, что задействованы в производстве продукта.

2. Прорабатываете изменения, которые нужно осуществить с частицей каждого типа, чтобы получить продукт.

3. Нанимаете и помещаете на оргсхему людей, которые будут осуществлять изменения в частицах в последовательности, представленной на оргсхеме.

Оргсхема должна также включать распознавание типов частиц в пункте 1 выше.

Она также должна включать направление различных типов вещей людям, которые изменяют их. Наконец, есть направление частиц наружу в качестве продуктов.

Например, секретарь приёмной в компании, должна уметь распознавать различные типы посетителей, которые к ней обращаются. Курьера, доставляющего заказ, нужно направить к человеку, который получает заказанные вещи; потенциального клиента нужно направить к продавцу, и так далее.

Чтобы оргсхема была работающей и полезной, она должна также отражать, как получают материалы и принадлежности, необходимые для производства. На ней должно быть показано, как передавать продукт организации людям, которые, возможно, захотят получить его. Например, на ней нужно показать рекламу и продавцов. Организация должна получать оплату за продукты, которые она производит. Также в ней должны быть люди, которые контролируют работу.

Компания, по сути, – это совокупность маленьких оргсхем, работающих вместе в составе большой оргсхемы.

Чтобы спланировать любую деятельность, которой вы хотите заняться, вам нужно выполнить эти простые шаги:

1. Визуализировать (представить себе картинку) последовательность потоков и изменений, которые должны происходить в каждой точке.

2. Быть в состоянии увидеть, где частица (бумага, человек, деньги) входит в вашу область деятельности, организацию и т. д., и где она выходит.

3. Уметь найти любую точку, в которой поток остановился и где что-то не работает, и предпринять действия, чтобы исправить эту часть потока.

Итак, правильная оргсхема – это непрерывное сочетание потоков частиц, которые не сталкиваются друг с другом, а входят, претерпевают желаемые изменения и выходят в виде продуктов.