Se está a tentar fazer algo, você pode entrar em apuros se não souber como organizar a sua atividade, projeto ou empresa na qual esteja envolvido ou que esteja a administrar.

A palavra organizar significa ordenar coisas e ações para produzir o que uma pessoa ou grupo quer.

Organização é a divisão de diversas ações e deveres para que sejam especializados. Especializado significa que tipos específicos de ações, deveres ou tarefas são todos colocados numa categoria, e outros tipos de ações, deveres ou tarefas são colocados noutra categoria e assim por diante.

Você pode organizar uma série de ações para que faça você mesmo. Para fazer isso, primeiro veja o que precisa de ser feito. Faria o que podia fazer primeiro. Depois continuaria a fazer o resto das coisas que precisavam de ser feitas à medida que conseguisse fazê‑las.

Ao fazer estes passos, seria capaz de completar o que começou.

Um grupo pode ser organizado de forma a que cada membro desse grupo possa completar as suas ações especializadas. Essas ações menores formam um produto final completo.

Um produto é uma coisa completa que pode ser intercambiada. Intercâmbio significa dar algo valioso em troca de algo valioso. Pode ser qualquer serviço ou artigo. Um produto torna‑se um produto quando é entregue a alguém fora da organização. Ou pode ser entregue a outro membro dentro da organização.

Desta forma, um grupo pode alcançar o seu propósito geral maior, tal como fazer ou fabricar alguma coisa ou prestar um serviço.

Há uma diferença entre assegurar que as pessoas façam os seus trabalhos e fazer o trabalho por si mesmo. Algumas pessoas têm problemas com isso. Uma pessoa encarregada duma atividade às vezes não sabe como organizar bem. Então tenta fazer tudo sozinha. Se continuar a tentar fazer tudo sozinho, o seu grupo irá desintegrar‑se e fracassar. Porquê? Porque todas as pessoas na atividade agora não têm nenhum trabalho nem dever real para fazer. Os seus trabalhos foram assumidos pela pessoa encarregada.

É verdade que uma pessoa que é muito hábil em fazer alguma coisa pode fazê‑la melhor. No entanto, ela não pode realmente fazer mais do que pode fazer. Mas um grupo bem organizado pode multiplicar o trabalho que somente uma pessoa pode fazer.

Uma pessoa que é muito hábil em fazer alguma coisa poderá ficar dececionada porque as pessoas que trabalham para ela não fazem o que ela esperava que fizessem. Ela pode depois tentar fazer tudo sozinha em vez de organizar o seu grupo e fazê‑lo trabalhar de forma coesa e eficaz.

Se o seu grupo não está a ter tanto sucesso quanto deseja, e se as pessoas não estão a fazer o seu trabalho habilmente, você deve seguir dois passos:

1. resolver o problema imediatamente;
2. organizar o grupo para resolver essas coisas e fazer o trabalho.

Pode ficar preso no número 1 acima. Se ficar preso em só tentar resolver o problema imediato, você pode contar com ter dificuldades e sentir‑se sobrecarregado. Isto é porque também não conseguiu fazer o número 2, organizar o seu grupo.

Então, o maior fracasso de qualquer grupo é não organizar.

A principal razão para não organizar uma atividade, uma empresa e até mesmo uma residência é não compreender como organizar.

Por exemplo, é dito a um executivo que ele deve certificar‑se de que o Projeto X foi realizado. Ele não sabe muito acerca disso. Ele tem dois funcionários que sabem. O que é errado é tentar executar o Projeto X sozinho. Ou dar um monte de ordens que não fazem sentido nenhum.

O que este executivo deve fazer é pegar no funcionário que sabe mais sobre o projeto e dar‑lhe outra pessoa para ser o seu assistente. Depois, dizer‑lhes para começarem a trabalhar no projeto. Depois, o executivo tem de aprender mais sobre o Projeto X, mas não interferir com os funcionários na realização do projeto.

Depois de o executivo ter aprendido mais sobre o projeto, ele pode então ver que esse foi feito e bem feito. Mas ele ainda permite que os funcionários que ele colocou no projeto façam acontecer.

Se tem um projeto para ser feito, aqui está o que precisa de ser seguido:

Qualquer trabalho, não importa quão pequeno, precisa de ser organizado.

Qualquer pessoa encarregada de outras pessoas tem de ser capaz de organizar as várias ações ou tarefas a serem feitas e também deve ser capaz de trabalhar e concretizar um trabalho.

Se não conseguir fazer isso, a pessoa encarregada irá fazer muito pouca coisa e ficará seriamente sobrecarregada. E o resto dos membros do grupo serão desperdiçados.

Existe um assunto chamado organização. Este assunto foi transformado num sistema ordenado que pode ser aprendido. Ao aprendê‑lo, você pode ser bem‑sucedido no que está a tentar alcançar.