O que é a organização?

A maioria das pessoas tem tantas ideias sobre a palavra “organização”, que não a consideram como uma atividade que envolve pessoas que trabalham em conjunto para fazer com que algo seja feito.

Vejamos o que é realmente a organização.

Vamos começar com uma pilha de missangas vermelhas, brancas e azuis que são usadas para fazer algo. Vamos organizá‑las.

Primeiro desenhamos o Organigrama. Um Organigrama é um quadro que mostra a disposição ordenada para organizar a produção dum produto. Uma vez mais, um produto é uma coisa completa — um serviço ou artigo — que pode ser intercambiado.

Organizações e empresas produzem produtos: carros, joias, roupa, brinquedos, alimentos, etc. Dentro de qualquer organização ou empresa, cada pessoa que trabalha aí produz alguma coisa.

Por exemplo, uma rececionista produz ligações telefónicas que são respondidas educadamente e transferidas para a pessoa certa.

Um trabalhador da construção produz alguma parte dum edifício, como levantar as paredes ou colocar o piso.

Um embalador põe ordenadamente qualquer coisa que a empresa produz no pacote certo.

Um organigrama é usado por uma organização para produzir os seus produtos e assim ser bem‑sucedida.

Vejamos como funciona:

Temos um monte de missangas. Vamos largar todas as missangas em cima do encarregado, a pessoa encarregada, todas misturadas numa confusão.

É óbvio que o encarregado deve fazer alguma coisa com todas essas missangas ou vai sentir‑se confuso e incapaz de lidar com esta confusão. Por isso, ele tem de encaminhar as missangas: enviá‑las por um determinado caminho ou canal. Uma maneira de fazer isso é separando‑as em tipos: missangas vermelhas, missangas brancas e missangas azuis.

Seria algo assim:

Isto é o que qualquer pessoa encarregada em qualquer organização, empresa ou atividade tem de fazer. Ela encaminha. Separa as coisas que lhe chegam em tipos ou classes de coisas ou classes de ação.

Mas até agora as missangas foram separadas em tipos: vermelhas, brancas e azuis.

Não foram a nenhum lugar.

Uma vez mais, uma organização tem de produzir alguma coisa. Digamos que os seus produtos sejam missangas perfuradas, missangas enfiadas, missangas embaladas. Obteríamos isto:

Ou obteríamos isto:

Ou obteríamos isto:

O padrão do Organigrama que usamos não é particularmente importante, desde que este possa lidar com o volume de missangas.

Se só tivermos uma pessoa nesta “organização”, ela ainda assim precisaria de ter alguma ideia de organização e precisaria de ter algum tipo de Organigrama.

Mas se tivermos um grande número de pessoas ou coisas para resolver, temos de acrescentar pessoas para que o trabalho seja feito. Entretanto, se acrescentarmos pessoas sem ter um Organigrama, também iremos acrescentar confusão.

Uma organização sem um Organigrama entrará em colapso por ter mais trabalho do que aquele com o qual pode lidar facilmente. O resultado será uma confusão.

O que é uma confusão? Uma confusão é um fluxo de partículas (pessoas, comunicações ou outros itens) que não tem nenhuma disposição ou ordem. As partículas colidem, ricocheteiam umas nas outras e permanecem DENTRO da área. Elas não saem para lado nenhum.

Não há produto, porque para ter um produto é preciso que algo flua para FORA. Se uma empresa fabrica vestuário, a roupa que a empresa produz tem de ser enviada para FORA, por exemplo, à outra empresa que vai vender as roupas para as pessoas.

Agora podemos notar duas coisas. Temos alguns elementos estáveis. Esses são lugares ou trabalhos ou posições num grupo ou organização. E temos coisas que fluem. Essas são as coisas que estão a ser mudadas pelas pessoas que têm a função ou o cargo.

Usando o exemplo duma empresa que fabrica roupa, poderia funcionar assim:

Matéria prima é entregue à empresa. Alguém tem de a cortar. Esse é o trabalho dele: cortador. Ele fez uma mudança no material: ele cortou‑o.

E depois ele envia isso para outra pessoa, e o trabalho dessa pessoa é costurar o tecido para fazer uma camisa: fabricador de camisa. Então, esse funcionário fez outra mudança.

E depois ele envia a camisa para outro funcionário que costura os botões na camisa: o costureiro de botões. Outra mudança.

A camisa terminada agora vai para o embalador que embala a camisa.

Em cada ponto, as coisas (tecido e depois as camisas) que passam por essa empresa de vestuário foram mudadas, até virarem produtos completados.

O produto final da empresa — camisas de alta qualidade e embaladas, prontas para venda — agora pode ser vendido para outra empresa, tal como uma loja de departamentos, que vende as camisas para as pessoas que as necessitam ou desejam.

Por isso qualquer organização ou funcionário da empresa muda as partículas que fluem.

As partículas fluem em sequência.

As coisas entram numa organização, são mudadas e fluem para fora da organização.

Uma organização com apenas um tipo de artigo, como missangas vermelhas, é menos complexa do que uma com vários tipos de artigos:

Qualquer atividade tem uma sequência de ações. Tem de ter pontos que são estáveis — as pessoas nos seus postos que fazem o trabalho — e não que fluem para resolver coisas que estão de facto a fluir.

Não é necessário ter pessoas que são pontos estáveis a fazer apenas uma coisa. Mas tem de ter uma sequência exata e correta de ações.

Tudo isso é aplicável numa casa das máquinas dum navio, num escritório de advocacia ou em qualquer organização.

Por exemplo, numa casa das máquinas dum navio, o combustível flui para dentro e é transformado em movimento (energia), que flui para fora.

Alguém controla as máquinas. Alguém conserta as máquinas. Tudo isso poderá ser feito por uma pessoa, mas assim que o volume aumentar, alguém tem de planear as ações, separá‑las em diferentes tipos e colocá‑las num Organigrama.

Isto é feito dividindo a operação e a reparação em duas ações, criando duas atividades no mesmo Organigrama.

O Engenheiro Chefe mantém os fluxos em movimento e os oficiais de máquinas fazem o seu trabalho.

No escritório de um advogado temos ações diferentes como fluxo.

O acima seria um padrão de fluxo, possivelmente com uma pessoa diferente (com uma perícia diferente) em cada ponto.

Ou poderíamos ter um Organigrama onde as coisas não se movem para nenhum lugar.

Mas se fizéssemos isso, teríamos de colocar as coisas no Organigrama começando do topo de cada secção, mostrando as diferentes ações a serem feitas e trabalhar daí para baixo, continuando a listar cada uma das ações.

Dessa maneira, ocorreria um fluxo através das várias pessoas no Organigrama. Seria algo assim:

Os Organigramas que só dão nomes a várias posições geralmente não fluem nem funcionam bem.

Um Organigrama típico do exército de antigamente era:

Mas como os exércitos tinham muito mais homens, eles tinham de ter um Organigrama que mostrasse os fluxos das coisas.

Por isso, você organiza ao fazer estes passos:

1. Examine cuidadosamente os tipos de partículas  — as coisas envolvidas em produzir um produto.

2. Elabore as mudanças que devem ser feitas para cada tipo de partícula necessária para fazer um produto.

3. Contrate e coloque no Organigrama as pessoas que farão as mudanças na sequência de mudanças dispostas neste.

O Organigrama também deve incluir um reconhecimento dos tipos de partículas no número 1 acima.

Também deve incluir o encaminhamento dos diferentes tipos de coisas para as pessoas que as mudam. Finalmente, há os encaminhamentos para fora como produtos.

Por exemplo, a rececionista duma empresa tem de ser capaz de reconhecer os diferentes tipos de visitantes que vêm ao seu balcão. Um estafeta seria encaminhado para a pessoa que recebe as entregas. Um cliente potencial seria encaminhado para um vendedor. Assim por diante.

Para ser funcional e útil, um Organigrama também tem de incluir os materiais e suprimentos necessários para produzir. Deve ter maneiras de fazer com que o produto da organização vá para as pessoas que o poderão querer, tais como ter publicidade e vendedores. A organização deve ser paga pelos produtos que produz. Também tem de ter pessoas para supervisionar o trabalho.

Uma empresa é essencialmente uma coleção de pequenos Organigramas combinados para operarem juntos como um grande Organigrama.

Para planear qualquer atividade que pretende realizar, você tem de ser capaz de seguir estes passos simples:

1. Visualizar (formar uma imagem na sua mente) a sequência de fluxos e as mudanças que vão acontecer em cada ponto.

2. Ser capaz de ver onde uma partícula (papel, corpo, dinheiro, etc.) entra e por onde essa sai da sua atividade, empresa, etc.

3. Ser capaz de localizar qualquer ponto em que as coisas pararam e não estão a funcionar e fazer alguma coisa para resolver essa parte do fluxo.

Em suma, um Organigrama correto é uma combinação contínua de fluxos de coisas que não colidem umas com as outras e que realmente entram e que realmente passam por uma mudança desejada e que realmente saem como produtos.