Esta secção mostra‑lhe um Organigrama. Foi originalmente desenvolvido para ser usado por organizações de Scientology. Foi ajustado para que possa usá‑lo em qualquer atividade, empresa ou organização. Este Organigrama pode ser usado por uma organização muito pequena ou por uma com milhares de pessoas sem a necessidade de ser mudado. Só menos ou mais posições são ocupadas. Esta é a única diferença. Além disso, pode até mesmo ser usado por uma pessoa para organizar a sua própria vida e melhorá‑la.

Visão Geral

O Organigrama é dividido em sete áreas distintas chamadas divisões. Estas estão numeradas de 1 a 7. Cada uma executa as funções necessárias para produzir um produto específico para essa divisão.

Para que qualquer organização seja bem‑sucedida, todas as atividades tratadas por esses nomes de divisão devem ser executadas. Estas são: Executiva, Comunicações, Disseminação (promoção e marketing dos serviços e produtos da organização), Tesouraria, Produção, Qualificações (assegurar a qualidade dos serviços ou produtos da organização) e Pública (informar o novo público dos serviços e produtos da organização).

Uma organização que não tem uma ou mais dessas divisões fracassará.

Embora o Organigrama de sete divisões pareça ter um número de divisões apropriado só para um grande grupo, ele encaixa‑se realmente, como foi mencionado acima, em qualquer organização de qualquer tamanho.

Entra‑se neste Organigrama pela esquerda e continua‑se pela direita, começando com a Divisão 1 e passando pelas outras divisões até à Divisão 6 e daí sai. Uma pessoa ou partícula não passa pela Divisão 7. Esta divisão coordena as atividades do resto da organização, ou seja, assegura‑se de que as várias pessoas e divisões trabalham juntas de forma eficaz.

Por exemplo, um salão de beleza grande:

Uma mulher entra no salão e é recebida pela rececionista que está na Divisão de Comunicações.

A cliente pode ter algumas perguntas sobre os serviços do salão e é encaminhada a um dos funcionários do salão para explicar os diferentes procedimentos de estilo feitos pelo salão: coloração, corte, etc. Esta pessoa estaria na Divisão de Disseminação.

O pagamento é feito com o caixa na Divisão de Tesouraria.

A cliente depois vê o cabeleireiro na Divisão 4, a Divisão de Produção, que vai dar um estilo ao cabelo dela.

Antes de ela deixar o salão, uma das funcionárias que trabalha na Divisão Pública fala com ela para que contacte as amigas dela para falar do salão e oferece um desconto na sua próxima vinda ao salão se uma das suas amigas vier para receber os serviços do salão.

Assim, essa cliente passou, passo a passo, pelo Organigrama do salão. Pode‑se ver facilmente o uso certo desse Organigrama encaixando‑se numa organização de qualquer tamanho.

As funções executadas por cada divisão estão ainda subdivididas em departamentos, geralmente são três, fazendo 21. Cada departamento tem um produto ou produtos específicos que, quando juntos, resultam no produto principal da divisão.

Por exemplo, a Divisão de Comunicações tem como produto final pessoal eficiente, produtivo e ético. Ético aqui significa fazer o que é certo e melhor para o grupo e todos os interessados.

O primeiro departamento nesta divisão é o Departamento de Encaminhamento e Pessoal. Ele envia pessoal novo para os seus postos atribuídos. O seu produto é pessoal eficiente em determinadas posições ou trabalhos e treinado para fazer o trabalho do seu posto. Algumas funções deste departamento são as seguintes:

• contratar pessoal;
• descobrir a melhor forma de usar os funcionários existentes e colocá‑los no Organigrama para ajudar o crescimento da organização;
• fazer pessoal novo e existente aprender os seus chapéus e colocá‑los em aprendizagem (trabalhando sob uma pessoa mais experiente) para fazer os seus trabalhos.

O segundo departamento, o Departamento de Comunicações, trata de todas as comunicações que entram e que saem da organização, assim como a comunicação entre a organização e funcionários. O seu produto são comunicações facilmente aceites e entregues rapidamente. Este faz o seguinte:

• atende telefonemas e direciona as chamadas para a pessoa certa;
• recebe correspondências e distribui‑as rapidamente para os funcionários em toda a organização;
• assegura que a organização esteja a enviar comunicação para as pessoas que fazem ou poderão fazer negócios com ela;
• estabelece o sistema de comunicações da organização, assim os seus funcionários e executivos podem enviar e receber comunicações uns para os outros.

O Departamento de Inspeções e Relatórios, que tem como produto pessoal ético e produtivo, é o terceiro departamento. Este faz o seguinte:

• inspeciona quaisquer projetos e relatórios da organização sobre o seu progresso para os executivos para que, onde seja necessário, possam atuar para corrigir quaisquer problemas;
• recolhe e monitora as estatísticas da organização. Uma estatística é uma medida da quantidade de vários produtos produzidos pela organização a cada semana. Os executivos examinam isso e tomam as medidas necessárias para melhorar a produção e a eficácia;
• assegura‑se de que haja um alto nível de comportamento ético na organização.

O Organigrama da Divisão de Comunicações é assim:

Cada divisão segue este mesmo formato com um chefe de divisão e três departamentos, cada um com um chefe de departamento. A seguir há uma versão simplificada do Organigrama de Sete Divisões. Este descreve as funções das divisões como podem ser aplicadas por qualquer organização, empresa ou grupo.