For å gjøre nøyaktige undersøkelser er du nødt til å ha en fremragende forståelse av logikk og de forskjellige typene av utepunkter og plusspunkter. Med dette som grunnlag er det to generelle trinn du må foreta for å «finne ut hva som egentlig foregår». Disse trinnene er:

1. Analysere dataene.
2. Bruke disse analyserte dataene til å analysere situasjonen.

Uttrykket data defineres som faktaene, grafene, uttalelsene, avgjørelsene, håndteringene og beskrivelsene som er ment å være sanne.

Situasjon er definert som det brede, generelle området der det finnes en samling av nåværende data.

For eksempel ville nedgangen i statistikker over antallet nye computere i en butikk som selger computere være en situasjon.

Analysere betyr undersøke eller studere noe nøye og i detaljer for å forstå det bedre. Når man gjør undersøkelser blir både dataene og situasjonen analysert og her er hvordan dette gjøres.

Man analyserer data ved å sammenligne hvert datum med utepunktene og se om noen av disse kommer til syne i dataene. (For eksempel, en uttalelse som er ment å være sann, viser seg faktisk å være en løgn, som er et utepunkt, en usannhet.)

Måten å analysere situasjonen på er å ta hvert av dataene som ble analysert som ovenfor og tildele hvert utepunkt til personen eller delen av området det tilhører. (For eksempel, hvis Kåre var personen som fortalte den ovenstående usannheten, blir det utepunktet plassert ved Kåres navn.) Når alle dataene er blitt analysert, tell opp utepunktene for å se hvor de fleste utepunktene er plassert.

Ved å gjøre dette ser du stedene hvor det er mest feil eller desorganisering. Det gir deg også områdene hvor effektiviteten er størst, som vil være områdene med minst antall utepunkter.

Eksempel: Det er problemer i Forfriskningsenheten. Det er tre mennesker i enheten. Ved å foreta en dataanalyse av hele området får vi et antall utepunkter. Så sorterer vi disse under A, B og C, som arbeider i enheten, og finner at B hadde de fleste utepunktene. La oss si at du når undersøkelsen er avsluttet, finner at B hadde de fleste utepunktene. Dette indikerer at problemene i Forfriskningsenheten ligger hos B. B kan så håndteres på forskjellige måter, slik som å trene ham på pliktene til jobben sin, få ham til å komme på arbeid i tide osv. Legg merke til at vi analyserte dataene i hovedområdet. Vi tildelte hver eneste bit av data til de mindre delene i området. Ved å se hvilken del som hadde de fleste utepunktene, hadde vi en analysert situasjon, og vi kunne utarbeide hva vi måtte gjøre for å håndtere denne delen.

Eksempel: Vi analyserer alle dataene vi har om Bingo Bilfabrikk. Dataene som ble analysert på denne måten og funnet å være ute (utepunkter), sorterer vi under hver funksjon i Bingo Bilfabrikk. Slik lokaliserer vi nøyaktig hvilken funksjon det står dårligst til med. Deretter håndterer vi denne funksjonen på forskjellige måter, hovedsakelig ved å organisere den og ved å utdanne dens ledere og personell.

Det finnes mange variasjoner.

VI SKAFFER OSS EN ANALYSE AV SITUASJONEN VED Å ANALYSERE ALLE DATA VI HAR, OG SORTERE UTEPUNKT-DATAENE UNDER DE RESPEKTIVE OMRÅDENE ELLER DELENE. OMRÅDET SOM HAR FLEST UTEPUNKTER, ER DET OMRÅDET SOM TRENGER Å BLI KORRIGERT.

Når vi konfronterer en generell situasjon som skal håndteres, har vi selvfølgelig problemet med å finne ut hva som er feil, før vi kan korrigere det. Trinnene i dataanalyse etterfulgt av situasjonsanalyse er trinnene som gjøres for å finne ut hva som er galt.

Vi gjør dette ved å sortere alle dataene etter utepunkter (ulogikker). Nå har vi en lang liste med utepunkter. Dette trinnet er dataanalyse.

De utepunktene vi nå har, sorterer vi under hovedområdene i scenen. Det vil vise seg at de fleste befinner seg i ett område. Dette trinnet er situasjonsanalyse.

Vi vet nå hvilket område vi skal håndtere.

Eksempel: Det finnes sytti data innenfor den generelle scenen. Vi finner at 21 av disse dataene er irrasjonelle (utepunkter). Disse er utepunktene. Vi plasserer de 21 utepunktene i området de kom fra eller er relevante for. Seksten kom fra område G. Vi håndterer område G.

Erfaring

Det bemerkelsesverdige ved en slik øvelse er at selv om det kan ta en dag å fullføre dataanalysen, kan dette sammenlignes med tre måneders erfaring. Slik gir data- og situasjonsanalyse et øyeblikkelig resultat, mens det tar lang tid å få erfaring.

Man oppnår en analyse av en situasjon ved å analysere alle dataene man har, og bestemme områdene eller personene for utepunkt-dataene. Området eller personen som har flest utepunkter viser hvor korreksjon er nødvendig.

Hvor godt dataanalysen gjøres avhenger av hvor godt personen som gjør undersøkelsen kjenner den ideelle organisasjonen og formålet aktiviteten er basert på. Dette betyr at man må vite hva det er meningen at dens aktiviteter skal være ut fra et rasjonelt (fornuftig) eller logisk synspunkt.

Det er meningen at en klokke skal fortsette å gå og vise tiden, samt ha praktisk og tiltalende design. Det er meningen at en klokkefabrikk skal lage klokker. Det er meningen at den skal produsere tilstrekkelig mange tilstrekkelig rimelige klokker som er bra nok til at kunder vil kjøpe dem. Og klokkene må selges for nok penger slik at klokkefabrikken kan fortsette å holde det gående.

Fabrikken kjøper materialene til å lage klokkene med. Den reparerer og erstatter sitt verktøy og utstyr. Den ansetter arbeidere til å lage klokker og ledere til å overvåke arbeidet gjort i fabrikken. Den har mindre bedrifter som håndterer reparasjoner av klokker. Disse er plassert i områder borte fra fabrikken. Og den har andre bedrifter som selger klokkene til større typer butikker hvor folk kan gå og kjøpe dem.

Alt det ovenstående viser hva som menes med «ideell» struktur for klokkefabrikken og dens organisasjon.

Disse punktene er rasjonelle og logiske. De er det som burde skje, og hvis de skjer, indikerer dette at klokkefabrikken gjør det bra og vil være i stand til å holde det gående.

Hvis vi tar en kikk på de faktiske dagsaktuelle dataene om klokkefabrikken, kan vi oppdage utepunkter og foreta en dataanalyse. For eksempel, hvis firmaet skulle ha mottatt materialer til å lage klokker med, men disse materialene ikke er kommet enda, ville dette være et utepunkt, motstridende fakta.

Man setter utepunktene i forhold til helheten som en situasjonsanalyse. I dette eksemplet ble materialene ikke levert fordi personen som er ansvarlig for fabrikkens penger glemte å betale leverandøren som sender materialene. Så dette utepunktet blir tildelt personen som er ansvarlig for pengene.

Hvis resten av dataanalysen og situasjonsanalysen viser ytterligere utepunkter om denne personen, viser det hvem som trenger å bli korrigert.

Man bruker sin knowhow og ferdighet i administrasjon (handlingene som er involvert i å lede eller organisere et kontor, en organisasjon eller spesifikk aktivitet) til å reparere den mindre delen som har flest utepunkter.

På denne måten får man en fungerende klokkefabrikk hvor driften ligger nærmere det ideelle.

Ethvert problem i organisasjoner av alle slag blir håndtert på samme måte.

Vi kaller disse to handlingene:

• DATAANALYSE
• SITUASJONSANALYSE