Se state cercando di portare a termine qualcosa, potete imbattervi in difficoltà se non sapete come organizzare l’attività, il progetto o l’azienda in cui lavorate o che dirigete.

La parola organizzare significa disporre le cose e le azioni per ottenere ciò che una persona o un gruppo vuole.

L’organizzazione è la suddivisione di varie azioni e compiti, in modo che siano specializzati. Specializzato significa che certi tipi specifici di azioni, compiti o attività vengono tutti messi in una categoria, mentre altri tipi di azioni, funzioni o compiti vengono messi in un’altra e così via.

Si possono organizzare molte azioni da intraprendere personalmente. Per farlo, si dovrebbe dapprima scoprire che cosa deve essere fatto. Come prima cosa si dovrebbe fare ciò che è possibile fare. Poi si continuano a fare le altre cose necessarie man mano che si è in grado di farle.

Facendo questi passi, si riesce a portare a termine quello che si inizia.

Un gruppo può essere organizzato in modo che ogni suo membro possa portare a termine le proprie azioni specializzate. Queste azioni più ridotte si combinano in un prodotto finale completo.

Un prodotto è qualcosa che è stato completato e può essere scambiato. Scambiare significa dare qualcosa di valore e ricevere in cambio qualcosa di valore. Si può trattare di un servizio o di un oggetto. Un prodotto diventa un prodotto quando è stato consegnato a qualcuno all’esterno dell’attività in questione. Oppure può essere consegnato a un altro membro all’interno dell’attività.

In tal modo, un gruppo può raggiungere il suo ampio scopo generale, ad esempio produrre o fabbricare qualcosa o fornire un servizio.

C’è differenza tra l’assicurarsi che le persone svolgano il proprio lavoro e fare il lavoro da sé. Alcuni hanno difficoltà con questo punto. Una persona incaricata di un’attività a volte non sa come organizzarla bene. Quindi cerca di fare tutto da sola. Se continua a cercare di fare tutto da sola, il suo gruppo andrà in pezzi e fallirà. Perché? Perché tutte le persone coinvolte nell’attività ora non avranno un vero lavoro o compiti da svolgere. I loro compiti sono stati assunti da un unico responsabile.

È vero che una persona molto abile in qualcosa può svolgerlo meglio. Ma in realtà non può mai fare più di quanto gli è possibile. Invece un gruppo ben organizzato può fare una quantità di lavoro ben superiore di quanto una persona sola possa fare.

Una persona molto abile nel fare qualcosa può restare delusa, perché la gente che lavora per lei non fa quello che lei si aspettava che facesse. Potrebbe, allora, cercare di fare tutto da sé, anziché organizzare il suo gruppo e assicurarsi che tutti i componenti lavorino insieme efficacemente.

Se il vostro gruppo non ha il successo che vi aspettate e le persone che ne fanno parte non fanno il loro lavoro con competenza, dovete intraprendere due passi:

1. Risolvere il problema immediato
2. Organizzare il vostro gruppo affinché risolva tali situazioni e faccia il proprio lavoro

Potreste restar bloccati sul numero 1 di cui sopra. Se vi bloccate nel cercare soltanto di risolvere il problema immediato, vi potete aspettare difficoltà e sentirvi oberato di lavoro. Questo avviene perché avete mancato di fare anche il numero 2: organizzare il vostro gruppo.

Così il principale fallimento per qualsiasi gruppo è la mancanza di organizzazione.

Il motivo principale per cui non si organizza un’attività, un’azienda, persino una famiglia, è la mancata comprensione del modo di organizzare.

Prendiamo ad esempio un dirigente a cui venga dato l’incarico di realizzare il progetto X. Lui non ne sa molto. Ha due uomini che lo conoscono bene. La cosa sbagliata è cercare di eseguire personalmente il progetto X. Oppure dare molti ordini del tutto privi di senso.

Per questo dirigente la cosa corretta è prendere il dipendente che sa meglio che cosa fare e dargli l’altra persona come assistente. Poi dire ad entrambi di mettersi al lavoro sul progetto. Poi il dirigente deve informarsi in modo più approfondito sul progetto X, ma senza interferire nelle azioni dei dipendenti che vi lavorano.

Una volta che il dirigente ha una miglior conoscenza del progetto, può assicurarsi che venga eseguito ed eseguito bene. Ma permette comunque sempre ai dipendenti a cui ha assegnato il progetto di eseguirlo.

Se volete eseguire un progetto, ecco che cosa dovete fare:

Qualsiasi tipo di lavoro, non importa quanto sia piccolo, dev’essere organizzato.

Chiunque sia responsabile di altre persone dev’essere in grado di organizzare le varie azioni o compiti da eseguire, oltre che essere personalmente in grado di lavorare e portare a termine un compito.

Se non lo fa, una persona in carica avrà pochissimi prodotti e sarà pesantemente oberata di lavoro. E il resto del gruppo sarà sprecato.

Esiste un soggetto chiamato organizzazione. Questo soggetto è ora stato esposto come sistema ordinato che si può imparare. Imparandolo, potete avere successo in ciò che volete conseguire.