Questa sezione vi mostra un Organigramma. Fu originariamente sviluppato perché fosse usato dalle organizzazioni di Scientology. È stato adattato in modo che si possa usare per qualsiasi attività, azienda o organizzazione. Questo tabellone può essere utilizzato senza cambiamenti da un’organizzazione molto piccola o da un’organizzazione composta da migliaia di persone. L’unica differenza è il numero di posizioni occupate. Questa è l’unica differenza. Inoltre, può essere usato persino da una singola persona per organizzare la propria vita e migliorarla.

Panoramica

L’Organigramma è suddiviso in sette zone distinte chiamate divisioni. Queste sono numerate da 1 a 7. Ognuna di esse svolge le funzioni necessarie ad ottenere il prodotto specifico di quella divisione.

Per avere successo, una qualsiasi organizzazione deve svolgere tutte le attività trattate in queste divisioni. Esse sono: Divisione Dirigenziale, Comunicazioni, Disseminazione (fa promozione e marketing dei servizi e prodotti dell’organizzazione), Tesoreria, Produzione, Qualificazioni (garantisce la qualità dei servizi o prodotti dell’organizzazione) e Pubblico (fa conoscere i servizi e i prodotti dell’organizzazione a nuovo pubblico).

In mancanza di una o più di queste divisioni, un’organizzazione finisce col fallire.

Anche se quest’Organigramma a sette divisioni può sembrare adatto solo a un gruppo di grandi dimensioni, come abbiamo detto è del tutto adatto a organizzazioni di qualunque dimensione.

In quest’Organigramma si va da sinistra verso destra, cominciando dalla Divisione 1 e attraversando tutte le divisioni fino alla 6, che è il punto di uscita. Una persona o una particella non fluisce attraverso la Divisione 7. Questa divisione coordina le attività del resto dell’organizzazione, il che significa che si assicura che le varie persone e divisioni lavorino insieme con efficienza.

Per esempio, prendiamo un grande salone di un parrucchiere:

Una donna entra nel salone e viene accolta dalla receptionist, che è nella Divisione delle Comunicazioni.

La cliente può avere domande sui servizi del salone ed è quindi indirizzata a una persona che le spiega i vari trattamenti offerti dal salone: colore, taglio, ecc. Tale persona sarebbe nella Divisione della Disseminazione.

Il pagamento viene fatto al cassiere, nella Divisione della Tesoreria.

La cliente poi vede il parrucchiere nella Divisione 4, la Divisione della Produzione, che le acconcia i capelli.

Prima che se ne vada, uno dei membri dello staff, che lavora nella Divisione del Pubblico del salone, le chiede di contattare le sue amiche per informarle del salone e le offre uno sconto al suo prossimo appuntamento se una di loro verrà a ricevere servizi nel salone.

Così questa cliente ha attraversato passo dopo passo l’Organigramma del salone. È facile capire l’uso diretto di quest’Organigramma in modo che si adatti a un’organizzazione di qualsiasi dimensione.

Le funzioni svolte da ogni divisione in un Organigramma sono a loro volta suddivise in dipartimenti, di solito tre per ogni divisione, per un totale di ventuno. Ogni dipartimento ha uno o più prodotti specifici che, uniti a quelli degli altri dipartimenti, danno il prodotto finale della divisione.

Nella Divisione delle Comunicazioni, ad esempio, il prodotto finale è “personale efficiente, produttivo ed etico”. Etico, in questo contesto, significa qualcuno che fa ciò che è giusto e più vantaggioso per il gruppo e tutti gli interessati.

Il primo dipartimento di questa divisione è il Dipartimento dell’Instradamento e del Personale. Instrada il nuovo personale al posto di lavoro che gli viene assegnato. Ha come prodotto: personale efficiente a cui sono assegnati posti di lavoro, posizioni o compiti, e che è addestrato a svolgere il proprio lavoro. Alcune delle funzioni di questo dipartimento sono le seguenti:

• assume personale;
• stabilisce come utilizzare al meglio il personale esistente e lo colloca correttamente nell’Organigramma per favorire l’espansione dell’organizzazione;
• si assicura che il personale nuovo ed esistente impari il proprio hat e faccia apprendistato (lavoro sotto la supervisione di una persona più esperta) per il proprio compito.

Il secondo dipartimento, il Dipartimento delle Comunicazioni, si occupa di tutte le comunicazioni in entrata e in uscita dell’organizzazione, oltre che di quelle interne tra il personale. Il suo prodotto è “comunicazioni accettate senza difficoltà e consegnate rapidamente”. Fa quanto segue:

• risponde al telefono e inoltra le chiamate alla persona giusta;
• riceve la posta in entrata e la distribuisce rapidamente ai membri dello staff in tutta l’organizzazione;
• si accerta che l’organizzazione mandi comunicazioni alle persone con cui tratta, o può trattare, affari;
• istituisce il sistema di comunicazioni dell’organizzazione così che il suo personale e i suoi dirigenti possano inviare e ricevere comunicazioni tra di loro.

Il Dipartimento delle Ispezioni e dei Rapporti, con il prodotto di “personale etico e produttivo”, è il terzo dipartimento. Fa quanto segue:

• ispeziona qualsiasi progetto dell’organizzazione e fa rapporto ai dirigenti sui progressi in modo che, se necessario, si possano intraprendere azioni per correggere eventuali problemi;
• raccoglie e tiene la documentazione delle statistiche dell’organizzazione. Una statistica è la misura della quantità dei vari prodotti ottenuti dall’organizzazione ogni settimana. I dirigenti le esaminano e intraprendono qualsiasi azione necessaria a migliorare la produzione e l’efficienza;
• si accerta che ci sia un comportamento etico di alto livello nell’organizzazione.

L’Organigramma della Divisione delle Comunicazioni si presenta in questo modo:

Ogni divisione segue questo stesso formato, con un capodivisione e tre dipartimenti, ognuno con un capodipartimento. Segue una versione semplificata dell’Organigramma a Sette Divisioni. Esso descrive le funzioni delle divisioni che possono essere messe in pratica da qualunque persona, organizzazione o gruppo.