Che cos’è l’organizzazione?

La maggior parte delle persone ha una tale quantità di idee riguardo alla parola “Organizzazione”, da non concepirla come un’attività che coinvolge persone che lavorano insieme per portare a termine qualcosa.

Vediamo che cos’è in realtà l’organizzazione.

Iniziamo prendendo una pila di perline rosse, bianche e blu che si usano per fabbricare qualcosa. Ora organizziamole.

Prima tracciamo l’Organigramma. “Organigramma” non vuol dire tabellone dell’organizzazione ma Tabellone Organizzativo. Un Organigramma è un tabellone che mostra la sistemazione ordinata delle azioni organizzative da eseguire per ottenere un prodotto. Di nuovo, un prodotto è qualcosa di completato – servizio o oggetto – che può essere scambiato.

Organizzazioni e aziende producono prodotti: auto, gioielli, vestiti, giocattoli, cibo, ecc. In qualsiasi organizzazione o azienda, ogni persona che vi lavora produce qualcosa.

Per esempio, un centralinista produce cortesi risposte alle chiamate con inoltro alla persona giusta.

Un operaio edile produce una qualche parte di un edificio, ad esempio erige muri o posa pavimenti.

Un imballatore mette ordinatamente la merce prodotta dalla ditta nell’imballaggio giusto.

Un organigramma viene usato da un’organizzazione per realizzare prodotti e quindi avere successo.

Vediamo come funziona.

Abbiamo un mucchio di perline. Lasciamo cadere tutte le perline, mischiate confusamente fra loro, sulla persona responsabile.

Ovviamente il responsabile deve fare qualcosa con tutte queste perline o si sentirà confuso e incapace di far fronte a questa confusione. Quindi deve instradare le perline, inoltrarle seguendo un percorso o canale particolare. Un modo in cui può farlo è prima separarle in base al tipo: perline rosse, perline bianche e perline blu.

Apparirà così:

Questo è ciò che il responsabile in qualsiasi organizzazione, azienda o attività deve fare. Instradare. Dividere le cose che gli arrivano in tipi o classi di cose o classi di azione.

Ma a questo punto le perline sono solo state divise in base al tipo: rosse, bianche e blu.

Non sono andate da nessuna parte.

Di nuovo, un’organizzazione deve produrre qualcosa. Supponiamo che i prodotti della nostra ditta siano perline forate, infilate e inscatolate. Avremmo questo:

Oppure avremmo:

Oppure avremmo:

Il tipo di Organigramma che utilizziamo non ha particolare importanza; l’importante è che riesca a gestire tutte le perline.

Se l’“organizzazione” è costituita da una sola persona, questa deve comunque avere una certa comprensione dell’organizzazione e un Organigramma di qualche tipo.

Ma se ci dobbiamo occupare di un gran numero di persone o cose, dobbiamo aggiungere persone perché il lavoro sia svolto. Se però lo facciamo senza un Organigramma, aggiungeremo anche una gran confusione.

Un’organizzazione senza un Organigramma si disintegrerà perché ha più lavoro di quanto ne possa svolgere con facilità. Il risultato sarà una confusione.

Che cos’è una confusione? Una confusione è un flusso di particelle (persone, comunicazioni o altri elementi) che non ha nessuna disposizione od ordine. Le particelle si scontrano, rimbalzano l’una contro l’altra e restano ALL’INTERNO dell’area. Non vanno da nessuna parte all’esterno.

Quindi non ci sono prodotti, dato che, per avere un prodotto, qualcosa deve fluire verso L’ESTERNO. Se un’azienda produce indumenti, gli indumenti prodotti dall’azienda devono essere inviati, verso L’ESTERNO, per esempio, a un’altra ditta che poi li venderà.

Ora possiamo notare due cose. Abbiamo alcuni elementi stabili. Si tratta di luoghi, lavori o posizioni in un gruppo o organizzazione. E abbiamo cose che fluiscono. Queste sono le cose che vengono cambiate dalle persone che hanno il lavoro o la posizione.

Usando l’esempio di una ditta che produce vestiario, potrebbe andare così:

I tessuti sono consegnati alla ditta. Qualcuno li deve tagliare. Quello è il suo lavoro: addetto al taglio. Ha prodotto un cambiamento nel materiale: lo ha tagliato.

Poi lo inoltra a qualcun altro e quella persona cuce il tessuto e fa una camicia: è il camiciaio. Quindi, questo dipendente ha fatto un altro cambiamento.

Poi lui manda la camicia a un altro dipendente che cuce i bottoni sulla camicia: il cucitore di bottoni. Un altro cambiamento.

La camicia completata ora passa all’imballatore, che la confeziona.

Ad ogni punto, le cose (il tessuto e poi le camicie) che attraversano l’azienda di abbigliamento sono state cambiate fino ad essere prodotti completati.

Il prodotto finale della ditta, camicie confezionate di alta qualità pronte per la vendita, può essere venduto a un’altra ditta, ad esempio a un centro commerciale, che poi venderà le camicie a persone che ne hanno bisogno o le desiderano.

Così i dipendenti di qualsiasi organizzazione o società modificano le particelle che fluiscono.

Le particelle fluiscono in sequenza.

Le cose entrano in un’organizzazione, vengono modificate e fluiscono all’esterno dell’organizzazione.

Un’organizzazione che tratta un unico tipo di prodotto, ad esempio perline rosse, è meno complessa di quella che ha prodotti di diverso tipo:

Qualsiasi attività è costituita da una sequenza di azioni. Deve avere punti stabili (le persone addette ai posti di lavoro) che non si muovano, ma si occupino delle cose che invece fluiscono.

Non è necessario che le persone ai punti stabili si occupino di un’unica cosa. Ma ci deve essere una sequenza di azioni precisa e corretta.

Questo vale per la sala macchine di una nave, per lo studio di un avvocato o per qualunque tipo di organizzazione.

In una sala macchine, il carburante entra e viene trasformato in moto (potenza) che fluisce verso l’esterno.

Qualcuno manovra le macchine. Qualcuno le ripara. Può darsi che un’unica persona faccia tutto, ma non appena la quantità di lavoro aumenta, qualcuno deve pianificare le azioni, categorizzarle in base ai diversi tipi e rappresentarle in un Organigramma.

La cosa da fare è classificare il funzionamento delle macchine e la loro riparazione come due azioni distinte, in modo che costituiscano due funzioni dello stesso Organigramma.

Il Capomacchinista si assicura che i flussi scorrano e che i macchinisti svolgano le proprie funzioni.

In uno studio legale, il flusso è costituito da azioni diverse.

Quanto sopra descrive uno schema di flussi, possibilmente con una persona diversa (con un’abilità diversa) ad ogni punto.

Oppure potremmo avere un Organigramma in cui le cose non vanno da nessuna parte.

Ma se lo facessimo, dovremmo mettere le cose sull’Organigramma partendo dalla cima di ogni sezione, mostrando le varie azioni da svolgere e da lì andare verso il basso, continuando ad elencare le azioni.

In tal modo si ha un flusso che scorre tra le varie persone sull’Organigramma. Apparirà così:

Gli Organigrammi che riportano soltanto i nomi di varie posizioni, di solito non scorrono e non funzionano bene.

Ecco il tipico Organigramma dell’esercito di un tempo:

Ma, man mano che gli eserciti crescevano, era necessario un Organigramma che mostrasse i flussi delle cose.

Quindi, si organizza facendo questi passi:

1. Esaminare attentamente i tipi di particelle, cioè le cose coinvolte nella produzione di un prodotto.

2. Determinare i cambiamenti che si devono fare per ogni tipo di particella per ottenere un prodotto.

3. Assumere e mettere sull’Organigramma le persone che effettueranno le modifiche in base alla sequenza dei cambiamenti delineata sul tabellone.

Il tabellone deve includere anche il fatto di riconoscere i tipi di particelle al numero 1 di cui sopra.

Deve anche includere l’instradamento dei diversi tipi di cose alle persone che le cambiano. E infine, c’è un ulteriore inoltro all’esterno in quanto prodotti.

Per esempio, la receptionist di un’azienda deve essere in grado di riconoscere i vari tipi di visitatori che le si presentano. Un fattorino dovrebbe venir instradato alla persona che riceve le consegne. Un potenziale cliente dovrebbe essere instradato ad un venditore. E così via.

Per essere funzionale e utilizzabile, un Organigramma deve anche includere il fatto di procurarsi i materiali e le forniture necessari per produrre. Deve includere dei canali per far arrivare il prodotto dell’organizzazione alle persone che potrebbero volerlo, ad esempio pubblicità e rappresentanti. Devono esserci pagamenti per i prodotti. Devono anche esserci persone che fanno la supervisione del lavoro.

Un’azienda è essenzialmente un complesso di piccoli Organigrammi combinati, che funzionano insieme come un grande Organigramma.

Per pianificare qualsiasi attività vogliate svolgere, dovete essere in grado di fare questi semplici passi:

1. Visualizzare (formarvene un’immagine nella mente) la sequenza dei flussi e i cambiamenti che devono accadere in ogni punto.

2. Saper vedere dove una particella (documento, persona, denaro, ecc.) entra e a che punto esce dall’attività, società, ecc.

3. Saper individuare qualsiasi punto in cui le cose si sono fermate e non funzionano, e fare qualcosa per sistemare quella parte del flusso.

In poche parole, un Organigramma corretto è una continua combinazione di flussi che, senza scontrarsi tra loro, entrano, sperimentano cambiamenti desiderati ed escono sotto forma di prodotti.