Un Organigramma è in realtà un quadro che mostra il flusso dei prodotti che vengono realizzati, uno dopo l’altro, dalle persone che lavorano in un’organizzazione o in un’azienda.

Ogni persona nell’organizzazione ha un compito o una posizione o un “posto”.

Un posto può anche essere chiamato “hat”.

Il termine hat, (dall’inglese “cappello”) è un’espressione gergale che indica il titolo e la funzione di uno specifico lavoro in un’organizzazione. Deriva dal fatto che in molte professioni, ad esempio nelle ferrovie, il tipo di cappello identifica la funzione della persona.

Per esempio, su un treno, il macchinista che guida il treno indossa un tipo di cappello.

Oppure un poliziotto porta un cappello da poliziotto.

Un operaio indossa un tipo di cappello, un elmetto, per protezione.

Qualsiasi organizzazione è composta di una certa quantità di persone, ognuna delle quali ha un “hat”, o compito, da svolgere.

In qualsiasi organizzazione c’è un flusso di cose da un hat all’altro, da una persona all’altra, da un dipendente all’altro. E ogni hat o lavoro in un’organizzazione produce un prodotto che contribuisce al prodotto finale dell’organizzazione.

Il risultato dell’Organigramma nel suo insieme è un prodotto.

Per esempio, un negozio vende computer. Alcuni hat per questo negozio sarebbero:

L’addetto agli acquisti che ordina i computer, alla società che li produce.

Il magazziniere che riceve i computer ordinati e li mette negli scaffali del magazzino.

L’addetto alle vendite che vende i computer ai clienti.

Il cassiere che prende i pagamenti dei clienti per gli acquisti.

Ognuno di questi è un hat che produce un prodotto e contribuisce al prodotto finale del negozio: computer di alta qualità venduti e consegnati ai clienti.

Elaborare un Organigramma

Lo spreco di persone che si verifica in assenza di un Organigramma e la perdita di prodotti dell’organizzazione sono buone ragioni per elaborare, rendere noto e usare un Organigramma corretto, per qualsiasi quantità di lavoro necessario.

La gente si aspetta di avere un Organigramma, ne vuole uno e protesta se non c’è. A bordo di una nave, anche il mozzo meno esperto dà per scontata l’esistenza di un Organigramma che, anche se non è affisso su un vero e proprio tabellone, sia almeno conosciuto. Presume che ci sia qualcuno responsabile della nave e che le varie attività siano assegnate a persone diverse.

Quando non esiste un Organigramma conosciuto, un impiegato o un membro di un’organizzazione protesterà e si sentirà insicuro perché non sa dove lui rientra nell’ambito dell’organizzazione.

Quindi, avere un Organigramma e avere un hat aiutano una persona ad avere la sensazione di farne parte.

Una persona che non ha un hat è molto infelice. Oppure, una persona può avere un hat che non sembra veramente necessario e, in questo caso, sentirà che il suo lavoro è semplicemente un “errore”.

Il morale, quindi, è anch’esso influenzato in modo considerevole dalla qualità di un Organigramma o dalla sua assenza. Il morale è l’atteggiamento mentale ed emotivo di un individuo o di un gruppo e la quantità di entusiasmo mostrato nei confronti di un’attività in cui sono coinvolti. Il banco di prova generale per il gruppo è, tuttavia, la sua capacità di autosostentamento. Autosostentamento indica la capacità di crescere, espandersi e avere successo, e dipende dal fatto che si abbia un prodotto accettabile che la gente vuole. I gruppi che non hanno un prodotto accettabile non hanno successo.

La quantità di prodotti realizzati e l’accettabilità dei prodotti forniti ad altri dipendono in larga misura dall’avere un Organigramma funzionale. I dipendenti o membri dell’organizzazione devono conoscere e usare l’Organigramma.

Persino il singolo individuo o un piccolo gruppo, per avere il minimo successo, hanno bisogno di un Organigramma ben preciso. In effetti, più il gruppo è piccolo, più l’Organigramma diventa importante. Ma spesso una singola persona o un piccolo gruppo non ce l’hanno. E grandi gruppi vanno a rotoli se non c’è un Organigramma o ce n’è uno scadente.

La qualità scadente del prodotto di un’azienda o di un’organizzazione viene di solito imputata unicamente alle abilità delle persone che vi lavorano. Ma in realtà, la qualità del prodotto di un’azienda o di un’organizzazione dipende in larga misura dal suo Organigramma.

Per esempio, in una ditta che cercava di realizzare un certo prodotto, i dipendenti avevano la sensazione che si stavano ammazzando di lavoro. Tutti erano turbati e in collera l’uno con l’altro. Il prodotto dell’azienda era scadente e il suo costo di produzione era circa il doppio del normale.

Quando la ditta aveva iniziato ad essere organizzata un po’ meglio – pur con un personale in gran parte non molto addestrato – la società aveva iniziato ad avere un prodotto accettabile, impiegando circa la metà del lavoro. Così, era bastata solo un po’ di organizzazione per farla funzionare.

La quantità e la qualità dei prodotti di qualsiasi azienda o gruppo dipendono interamente dall’Organigramma, dagli hat e dal loro uso.

Potete addestrare le persone all’infinito, ma, se non avete un Organigramma realistico e funzionale, il prodotto sarà sempre scadente. E inoltre produrrete di meno.

Quindi la mancanza di un Organigramma esistente e funzionale può portare al fallimento. La mancanza di conoscenza del soggetto dell’organizzazione sfocia nella necessità di avere dei “geni” tra il personale. Ciò non avrà successo a lungo.

Per fare qualcosa bisogna che ci sia un Organigramma realistico e conosciuto. Avete bisogno di un Organigramma per migliorare la qualità del prodotto. Ne avete bisogno per tenere alto il morale del gruppo. Ne avete bisogno per distribuire uniformemente il carico di lavoro, così che nessuno sia sovraccarico. Come si elabora un Organigramma?

Gli hat

Un Organigramma è composto da hat.

La definizione esatta di hat è “la beingness (ciò che si è) e la doingness (ciò che si fa) per ottenere un prodotto”.

Con beingness, si intende il tipo di identità che si è assunto o scelto. Per esempio, una receptionist è un’identità. Se andate in un ufficio, potete identificare la receptionist, la persona che accoglie la gente che arriva. Questa è la sua identità. Segretario è un altro esempio di identità. Autista di autobus sarebbe un’altra identità.

Con doingness, si indica il compimento di un’azione o attività.

Prendiamo ad esempio un treno:

Il macchinista che aziona la motrice (locomotiva) che rimorchia il treno, indossa il suo hat di macchinista e ha la posizione di macchinista. Questa è la sua beingness.

Riceve istruzioni sulle manovre, osserva i vari segnali e controlla il funzionamento del motore per avviarlo, cambiarlo e fermarlo. Questa è la sua doingness.

Conduce in modo sicuro il treno e trasporta i passeggeri o le merci da un luogo ad un altro con puntualità e senza incidenti. Il prodotto del macchinista è un treno e un carico trasportati.

Come nasce l’hat di macchinista?

Persone e merci devono essere trasportate sulla superficie terrestre, attraverso delle distanze. Oppure una nuova città o area di sviluppo richiede il trasporto, andata e ritorno, di passeggeri.

E i passeggeri sono disposti a pagare per il trasporto proprio e per quello dei propri beni.

Questa è la funzione dei treni.

Si deve organizzare il denaro necessario ad allestire e far funzionare i treni. Bisogna ottenere i diritti legali per posare i binari. Poi si devono posare i binari e costruire locomotive, carrozze, stazioni e cantieri per la manutenzione e la riparazione delle locomotive.

Qualcuno deve guidare il treno. Quindi si deve assumere qualcuno che lo faccia. E questa è la posizione o hat di macchinista.

Come facciamo a saperlo? Perché dobbiamo ottenere un prodotto di persone e merci trasportate. Questo era il nostro obiettivo iniziale.

Dunque, abbiamo l’hat di macchinista.

Ma che succederebbe se non avessimo un Organigramma?

L’hat di macchinista sarebbe l’unico hat esistente. Quindi il macchinista si occuperebbe del pagamento dei biglietti, dirigerebbe le stazioni ferroviarie, riparerebbe il motore, acquisterebbe il carburante per il treno, caricherebbe i vagoni e così via.

Beh, se il macchinista facesse tutto questo succederebbe quanto segue:

1. Sarebbe esausto.
2. Sarebbe di cattivo umore.
3. Avrebbe guasti alle macchine.
4. Potrebbe avere incidenti.
5. La proprietà su cui si trova la ferrovia verrebbe trascurata e finirebbe in cattive condizioni.
6. Non produrrebbe granché del suo prodotto: persone e merci trasportate.
7. Il suo prodotto sarebbe anche scadente, perché non riuscirebbe a rispettare gli orari. Ci sarebbero molte lamentele.
8. In breve tempo la ferrovia sparirebbe.

Forse questo vi risulta familiare!

In che modo questi problemi sono stati “risolti” in passato?

Magari è stato assunto personale che dirigesse ogni stazione ferroviaria e qualcuno avrebbe detto: “Ci siamo! Ora andrà tutto bene”.

Beh, la situazione continuerebbe ad essere caotica.

O forse qualcuno decide di assumere più macchinisti e più persone che dirigano le stazioni e poi altri macchinisti e ancora più persone per dirigere le stazioni… e si finisce in un guazzabuglio, con somme ingenti da pagare in stipendi e un risultato scadente.

Quindi questo problema dev’essere risolto in un altro modo.

Non approderemmo a niente, non avremmo un Organigramma funzionale e nulla funzionerebbe né ci sarebbe autosostentamento, a meno che non facessimo quanto segue:

Contiamo tutti i prodotti che l’attività deve produrre per ottenere correttamente il suo prodotto finale. Poi elaboriamo i vari hat necessari per produrre questi prodotti minori.

Dopo averlo fatto, possiamo poi disporre gli hat in un Organigramma in modo che ci sia un flusso. Possiamo elaborare chi dà e chi riceve gli ordini. Possiamo elaborare come i dipendenti saranno in grado di comunicare facilmente tra loro. Quindi abbiamo un Organigramma.

Non si può elaborare un Organigramma finché non si siano (a) contati tutti i prodotti minori necessari per ottenere il prodotto finale e poi non si sia (b) dato l’hat alle persone affinché producano ogni prodotto minore.

La qualità del prodotto finale dipende da un Organigramma funzionale. Dipende dal fatto che tutti gli hat siano espressi con chiarezza. Dipende dal fatto che tutti eseguano gli hat assegnati. E dipende dal fatto che tutti lavorino insieme perché il lavoro necessario sia ESEGUITO.

Procedere a ritroso dal prodotto finale

Ora vediamo come si prende il prodotto di qualsiasi organizzazione e si stabiliscono tutti i prodotti minori che, messi insieme, costituiscono il prodotto finale.

Possiamo iniziare con il prodotto finale di una ferrovia: persone e merci trasportate. Quanti prodotti minori o secondari compongono il prodotto finale globale?

Qui abbiamo dunque il prodotto finale principale suddiviso in tutti i prodotti minori che lo precedono nella sequenza.

C’è un altro prodotto che viene prima del trasporto del carico: locomotive acquistate. Prima che un motore possa essere usato o riparato, qualcuno lo deve comprare. E per comprarlo, c’è un prodotto precedente: denaro per i macchinari.

Se consideriamo il carico in sé, c’è il prodotto del carico consegnato, che viene accettato dal destinatario, che si tratti di una persona o di una ditta.

Risalendo a un punto precedente nella sequenza, troverete un altro prodotto precedente: merci (cose che vengono trasportate da un treno: legname, carbone, ecc.) immagazzinate. All’arrivo, le merci devono essere immagazzinate prima di essere consegnate.

E, prima ancora, troviamo un altro prodotto: merci scaricate. Di nuovo, qualcuno le deve scaricare.

E prima ancora abbiamo merci trasportate, ossia ciò che fa il treno.

Guardando ancora prima, vediamo merci caricate, prima che il treno le trasporti da qualche parte.

E prima di quello, merci preparate per la spedizione.

E, risalendo all’inizio, ci sono contratti firmati con i clienti per il trasporto dei loro beni.

E prima ancora, gli annunci pubblicitari vengono esposti in aree pubbliche.

E, prima di quello, sondaggi condotti tra il pubblico per scoprire di che cosa ha bisogno in termini di trasporto di merci.

E, proprio all’inizio, c’è un sondaggio delle attività che potrebbero aver bisogno di servizi di trasporto merci.

Ognuno di questi prodotti è un hat e ognuno deve essere eseguito per conseguire il prodotto finale.

Esaminando la cosa più da vicino, vediamo anche che non ci sono addebiti per servizi forniti e non ci sono entrate. Bisogna dunque aggiungere un altro prodotto: le entrate necessarie perché l’attività possa pagare le fatture, acquistare il necessario per la produzione futura, e così via. Naturalmente questo prodotto comporta l’esistenza di hat precedenti.

Alcune persone non hanno il punto di vista del prodotto, vale a dire pensano che i profitti appaiano senza bisogno di produrre niente. Molte persone non sono in grado di farsi un’idea della sequenza dei prodotti necessari per realizzare e fornire un prodotto o un servizio finale e poi riceverne il pagamento. Di conseguenza falliscono e muoiono di fame.

Il prodotto “entrate” è sempre preceduto da molti altri prodotti. La gente si può semplicemente bloccare sul denaro in sé. Non vede nessuna sequenza di prodotti e così fa bancarotta o finisce in miseria.

Se avete un’attività, un’azienda o un’organizzazione, dovete avere un prodotto desiderabile che sia venduto a un prezzo superiore al costo di produzione. Per avere entrate, dovete vendere il prodotto e fornirlo.

Organizzare

Per organizzare la vostra compagnia, gruppo, attività o nucleo familiare, dovete solo seguire esattamente i seguenti passi:

1. Per prima cosa, determinate qual è il vostro prodotto finale. Mettetelo per iscritto.

2. Ora elaborate a ritroso la sequenza. Designate i prodotti precedenti necessari ad avere ogni prodotto successivo e assicuratevi che tutti insieme vadano a formare il prodotto finale.

3. Poi assegnate persone a questi hat. Fatelo in termini di aumentare sempre di più la completezza del vostro prodotto. Da questo otterrete la catena di comando, dalla persona o persone al vertice, responsabili della supervisione dei dipendenti, per poi passare alle persone incaricate dei dipartimenti e a quelle responsabili di ognuno dei prodotti minori che formano l’ampio prodotto finale.

4. Impostate la vostra attività o organizzazione in base ai flussi: come i prodotti minori passano da una persona nell’organizzazione alla persona successiva.

5. Determinate e definite la sequenza della comunicazione: la sequenza di prodotti minori che vengono inviati, dopo il completamento, da una persona (hat) alla successiva.

6. Determinate le cose da fare (azioni o passi) che portano a ogni prodotto minore. Annotatele come funzioni e azioni, includendo tutte le abilità necessarie per produrre il prodotto finale dell’organizzazione.

7. Assegnate a ognuna il nome di un hat.

8. Assumete persone che “indossino” questi hat e svolgano il lavoro.

9. Fate esercitare i vostri dipendenti sulle azioni o passi da fare in modo che siano noti. Esercitarsi significa mettere in pratica una serie di procedure stabilite accuratamente, che siano sempre eseguite nello stesso modo e producano sempre il risultato desiderato.

10. Mettete assieme e distribuite ai vostri impiegati fascicoli contenenti la descrizione scritta di ogni hat, cioè funzioni e compiti precisi di ogni hat che avete assegnato. Queste compilazioni sono anche chiamate “hat” o l’“hat” di qualcuno (materiali scritti).

11. Distribuite questi hat scritti alle persone che avete assunto. Assicuratevi che ogni persona studi i materiali con cura, in modo che sappia che cosa ci si aspetta da lei, ciò che deve fare e come farlo.

12. Assicuratevi che le funzioni vengano svolte in modo da ottenere i prodotti.

Questo è ciò che chiamiamo “organizzare”.

Per ottenere un prodotto di qualità, organizzate!

Per innalzare il morale, organizzate!

Per sopravvivere e aver successo, organizzate!