Per fare accurate indagini, dovete avere un’ottima comprensione della logica e dei vari tipi di outpoint e pluspoint. Con queste fondamenta, poi, usate due passi generali per “scoprire quel che sta succedendo veramente”. Questi passi sono:

1. Analizzare i dati.
2. Usare i dati così analizzati per analizzare la situazione.

Con il termine dati ci si riferisce a fatti, grafici, affermazioni, decisioni, azioni, descrizioni, che sono presumibilmente veri.

La situazione è definita come la vasta scena generale a cui si riferisce un insieme di dati disponibili al momento.

Per esempio, il calo nelle statistiche del numero di nuovi computer in un negozio di computer sarebbe una situazione.

Analizzare significa esaminare o studiare qualcosa attentamente e in dettaglio in modo da capirlo meglio. Nel fare investigazioni, i dati e la situazione vengono entrambi analizzati ed ecco come lo si fa.

Per analizzare i dati, bisogna mettere a confronto ciascuno con gli outpoint e vedere se qualcuno di questi compare nei dati. (Per esempio, una dichiarazione che si presume vera, si rivela essere, in effetti, una bugia, cioè un outpoint: una falsità.)

Per analizzare la situazione, bisogna prendere ognuno dei dati analizzati nel modo sopra descritto e assegnare ogni outpoint alla persona o parte dell’area a cui appartiene. (Per esempio, se Gigi è la persona che ha detto la falsità di cui sopra, quell’outpoint viene assegnato a Gigi.) Quando tutti i dati sono stati analizzati, contate gli outpoint per vedere dove si colloca la maggior parte degli outpoint.

Farlo vi fornisce i luoghi o le persone con gli errori più grossi o la maggior disorganizzazione. Vi fornisce anche le aree di maggiore efficienza, che saranno quelle con il minor numero di outpoint.

Esempio: ci sono delle difficoltà nell’unità rinfreschi. Quest’unità è composta da tre persone. Con un’analisi dei dati nell’intera area, veniamo a conoscenza di alcuni outpoint. Li mettiamo in relazione agli impiegati A, B e C, che lavorano in quest’unità. Supponiamo che, quando l’investigazione è completa, si scopre che B è quello che ha la maggior quantità di outpoint. Questo indica che le difficoltà nell’unità rinfreschi riguardano B. Ci si può poi occupare di B in vari modi, ad esempio addestrandolo nelle funzioni del suo lavoro, facendolo venire a lavorare in orario, ecc. Notate che abbiamo analizzato i dati dell’area principale. Abbiamo assegnato ogni dato fino alle più piccole sezioni dell’area. Scoprendo quale sezione avesse la maggior quantità di outpoint, abbiamo poi analizzato la situazione e siamo riusciti a scoprire che cosa fare per occuparci di questa sezione.

Per esempio, analizziamo tutti i dati di cui disponiamo sulla Fabbrica Automobilistica Bingo. Attribuiamo i dati che dall’analisi sono risultati essere outpoint a ogni funzione della Fabbrica Automobilistica Bingo. Possiamo così individuare con esattezza quale, tra le funzioni della fabbrica, è in condizioni peggiori. Quindi ci occupiamo di quella funzione in vari modi, principalmente organizzandola e addestrando i suoi dirigenti e il suo personale.

Ci sono parecchie varianti.

L’ANALISI DELLA SITUAZIONE SI OTTIENE ANALIZZANDO TUTTI I DATI CHE SI HANNO E ASSEGNANDO GLI OUTPOINT ALLE AREE O PARTI. L’AREA CHE CONTIENE LA MAGGIOR QUANTITÀ DI OUTPOINT È QUELLA CHE DEVE ESSERE CORRETTA.

Quando dobbiamo affrontare una situazione di vaste proporzioni da risolvere, abbiamo naturalmente il problema di scoprire che cosa non va, prima di poterla correggere. I passi dell’analisi dei dati seguiti dall’analisi della situazione sono i passi da usare per scoprire che cosa non va.

Lo facciamo classificando tutti i dati in base agli outpoint (illogicità). A quel punto abbiamo una lunga lista di outpoint. Questo è il passo dell’analisi dei dati.

Raggruppiamo gli outpoint che abbiamo trovato in ognuno dei principali settori della scena. La maggior parte degli outpoint comparirà in un’unica area. Questo è il passo dell’analisi della situazione.

A quel punto sappiamo di quale area dobbiamo occuparci.

Per esempio, nella scena generale esistono settanta dati. Constatiamo che ventuno di questi dati sono irrazionali. Questi sono gli outpoint. Abbiniamo i ventun outpoint alle aree da cui provengono o con cui hanno a che fare. Sedici provengono dall’area G. Ci occupiamo dell’area G.

Esperienza

Il fatto sorprendente in una procedura di questo tipo è che, anche se magari ci volesse un giorno per completare l’analisi dei dati, quest’azione è paragonabile a tre mesi di esperienza pratica. Perciò, mentre l’esperienza richiede parecchio tempo, l’analisi dei dati e della situazione ha un risultato immediato.

L’analisi della situazione si ottiene analizzando tutti i dati che si hanno e assegnando gli outpoint alle varie aree o persone. L’area o la persona che ha la maggior quantità di outpoint rivela dove è necessaria una correzione.

La qualità con cui viene condotta un’analisi dei dati dipende dalla misura in cui la persona che sta facendo l’investigazione conosce lo stato ideale dell’organizzazione e lo scopo alla base dell’attività. Questo significa che bisogna sapere quali dovrebbero essere le sue attività da un punto di vista razionale o logico.

Ad esempio, un orologio dovrebbe continuare a funzionare e a indicare l’ora, e dovrebbe avere un design pratico e piacevole. Una fabbrica di orologi dovrebbe fabbricare orologi. Dovrebbe produrre abbastanza orologi a costo abbastanza basso e abbastanza buoni da essere richiesti dai clienti. E gli orologi devono rendere abbastanza da permettere alla fabbrica di orologi di continuare a funzionare.

La fabbrica acquista la materia prima per produrre gli orologi. Ripara e sostituisce i propri utensili e le proprie attrezzature. Assume operai per produrre gli orologi ed executive per la supervisione del lavoro svolto nella fabbrica. Dispone di imprese più piccole che si occupano della riparazione degli orologi. Queste sono situate in aree distaccate dalla fabbrica. E dispone di altre ditte che vendono gli orologi ai negozi più grandi, dove la gente li può andare a comprare.

Tutti i punti di cui sopra mostrano che cosa si intende per stato “ideale” della struttura della fabbrica di orologi e della sua organizzazione.

Questi punti sono razionali e logici. Sono ciò che dovrebbe verificarsi e, se lo fanno, questo indica che la fabbrica di orologi va bene e sarà in grado di continuare l’attività.

Se diamo un’occhiata ai dati correnti reali sulla fabbrica di orologi, possiamo individuare gli outpoint e fare un’analisi dei dati. Per esempio, se la società avesse dovuto ricevere la materia prima per produrre gli orologi, ma questa non fosse ancora arrivata, questo sarebbe un outpoint, fatti contrari.

Come analisi della situazione, si assegnano gli outpoint al tutto. In questo esempio, i materiali non sono stati consegnati perché la persona incaricata delle finanze della ditta ha dimenticato di pagare il fornitore. Così questo outpoint è assegnato alla persona incaricata delle finanze.

Se il resto dell’analisi dei dati e l’analisi della situazione rivela ulteriori outpoint riguardo a questa persona, si può poi vedere chi deve essere corretto.

Si usano il proprio know-how e abilità nell’amministrazione (azioni coinvolte nella gestione o l’organizzazione di un ufficio, un’organizzazione o un’attività specifica) per riparare la sezione più piccola che ha la maggior quantità di outpoint.

Si ottiene così una fabbrica di orologi funzionante e che opera in modo più vicino allo stato ideale.

Qualsiasi problema nelle organizzazioni di qualsiasi tipo è trattato allo stesso modo.

Queste due azioni le chiamiamo:

• ANALISI DEI DATI
• ANALISI DELLA SITUAZIONE